近年では、大人数で一つのプロジェクトに取り組むよりも、一人で複数のプロジェクトを任されたり他部署と連携して業務をこなしたりすることが一般的となっています。
そこでこの記事では、プロジェクト進行や管理において強い味方になる「プロジェクト管理ツール」について解説します。
【この記事で分かること】
- プロジェクト管理ツールでできること
- プロジェクト管理ツールの選び方のポイント
- おすすめのプロジェクト管理ツール10選
この記事を読んでいただくことで、自社ではどんなプロジェクト管理ツールを取り入れたら良いかお分かりいただけると思います。ぜひ、最後までご覧ください。
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プロジェクト管理ツールとはプロジェクト進行を効率化するツールのこと
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プロジェクト管理ツールとは、スケジュール管理や目標管理、進捗管理、タスク管理といった、プロジェクト進行において欠かせない管理業務を効率的に行えるツールを指します。
プロジェクト管理ツールを導入することでメンバー同士がプロジェクトに関するあらゆる情報をリアルタイムで共有することができるため、万が一プロジェクトに遅延や停滞があった場合、その問題箇所を即座に発見できるでしょう。
近年では、テレワークの普及に伴いプロジェクト管理ツールの重要性が認知され、社内間での進捗状況など情報共有や管理の促進に活用されています。
プロジェクト管理ツールでできること
この章では、プロジェクト管理ツールでできる事を3つに分けて詳しく解説します。
プロジェクト進捗などの管理を効率的に行える
プロジェクト管理ツールを使えば進捗状況や工数を可視化することができます。
そのため、口頭で情報共有したり進捗状況を把握したりするより、可視化された情報を元にプロジェクトメンバーの進捗状況をリアルタイムで管理することができます。
また、可視化されたタスクにより、各メンバーにかかる作業負担も把握することができます。そのため、業務過多になっている社員や、不必要な業務を認識することができるので、飛躍的に作業効率がアップするでしょう。
チーム内での情報共有ができる
プロジェクト管理ツールを活用するとチーム内で情報共有ができます。
メールや社内SNSなどでも情報共有はできますが、どうしてもチェック漏れが発生するリスクがあります。
一方、プロジェクト管理ツールを使えば、メンバー同士がプロジェクトに関するあらゆる情報をリアルタイムで共有でき、現状を把握することが可能です。プロジェクトを同時進行している場合であっても、横断的に状況把握することができるため、問題が発生してもすぐに対処しやすいでしょう。
予算管理ができる
予算管理に特化したプロジェクト管理ツールを使用することで、売上や費用の予算の管理や工数管理に伴う様々な手間を削減することができます。
例えば以下のようなことで困っている企業におすすめです。
- 属人的な予実管理やエクセルの運用に限界を感じている
- 他部署を巻き込んだ予実管理ができていない
- 予算乖離の原因特定と分析に工数がかかっている
プロジェクトの予算管理を適切にできないと、支出と収入を正確に把握できず損益を確定するのが難しくなります。プロジェクト管理ツールを活用し、誰が何にいくら使ったのかを明文化し、業務負荷を減らしていきましょう。
プロジェクト管理ツールの選び方のポイントは4つ
以下では、プロジェクト管理ツールの選び方やポイントを4つご紹介します。
適切なツールを導入してプロジェクト管理における課題解決に役立ててみてください。
自社に必要な機能がそろっているか
プロジェクト管理ツールを選ぶ際には、自社に必要な機能がそろっているか確認しましょう。
主にプロジェクト管理ツールには以下のような特徴をもったものがあります。
- タスク管理やスケジュール管理ができるツール
- 大規模なプロジェクトの管理ができるツール
- 情報共有に優れているツール
プロジェクト管理ツールには、ガントチャートやWBSなど、多くの機能が備わっているなど様々な種類があります。しかし、多機能すぎるとチーム全員で使いこなせず、なかなかチームに定着しないという状況に陥ることもあります。自社に必要な機能を事前に決めたうえで、ツールを導入しましょう。
インターフェースが使いやすいか
プロジェクト管理ツールを検討する際は、インターフェースが使いやすいかも把握しておくことが重要です。
実際にプロジェクト管理ツールを導入したものの、社員のなかでITリテラシーがあまり高くないメンバーがいたり、感覚的に使うことができないデザインである場合、便利な機能があっても使いこなせず、結果としてツールの導入に失敗する恐れがあります。
「ツールを使うのに労力がかかる」と社員に思われてしまってはツールを全社に浸透させることは難しいでしょう。
そのため、シンプルな設計になっているか、理解しやすいデザインになっているかなどに注意して、利用するメンバーの特徴に合わせた分かりやすいツール選定をすると良いでしょう。
ツールの形式が自社に合っているか
最近のプロジェクト管理ツールの形式は「インストール型」と「クラウド型」に分けることができます。ここでは２つの違いについて解説します。自社でプロジェクト管理をする際はどちらの形式を取るのが良いか、検討しましょう。
インストール型
インストール型は自分のパソコンにソフトをインストールして活用するタイプです。
インストール型のメリットは、アプリケーションに必要な要素を全て自分で管理できるため、セキュリティ面やインターネットの有無といった外的な要因の影響を受けにくいという点です。ただし、他人との情報連携が難しくなります。そのため、自社のみのプロジェクトではさほど問題にはならないでしょうが、他社やフリーランスなどが協働する際には弊害となりえる場合もあるので注意しましょう。
クラウド型
クラウド型はデータをクラウドで保存する方法です。
クラウド型のメリットは、インターネット環境があれば利用できるため、使用するデバイスに制限がない点が挙げられます。社外の人にも確認してもらえるようにしたい場合にも便利です。
しかし、インターネットにつなげる環境がない状況だと、全く利用できない可能性があるため注意が必要です。また、セキュリティ管理はベンダーに任せることになるため、不正アクセスが起こらない仕様になっているか事前に確認をしましょう。
予算に合っているか
プロジェクト管理ツールには、人数や機能を限定して無料で利用できるものもあります。まずはツールの導入前に無料トライアルが用意されているサービスから実施して自社の予算に合っているか検討してみると良いでしょう。
おすすめのプロジェクト管理ツール10選
ここでは、プロジェクト管理ができるツールとその特徴を紹介します。上記のポイントを留意しながら、どのツールが自社に合っているかチェックしてみてください。
Qiita Team
| ツール名 | Qiita Team（キータチーム） |
| 料金（月額） | ・Personal:500円/1名 ・Micro:1,520円/3名まで ・Small:4,900円/7名まで ・Medium:7,050円/10名まで ・Extra:15,300円/17名まで ※18人目以降はプラス月額 720円/1人あたり |
| 無料トライアル | 30日間 |
【特徴】
最大の特徴は、「簡単にかけて、簡単に共有できる」にこだわって開発された社内向けの情報共有サービスです。
日報からマニュアル、目標管理まで社内におけるあらゆるドキュメントの共有を促進し、組織の見える化と属人化の排除を実現できます。グッドデザイン賞やASPIC会長賞の受賞実績もある信頼できる製品です。
Trello
| ツール名 | Trello（トレロ） |
| 料金（月額） | ・FREE:0ドル/ユーザー ・STANDARD:6ドル/ユーザー ・PREMIUM:12.50ドル/ユーザー ・ENTERPRISE:210.00ドル/ユーザー ※すべて年 1 回支払いの場合 |
| 無料トライアル | 14 日間 |
【特徴】
Trelloは、ダッシュボードにタスクリストを自由自在にドラッグしながらカードに見立てたタスクを貼り付けていくカンバン方式を採用しています。ほぼ全ての機能を無料で使用可能です。ボードの背景をお気に入りの画像に差し替えればタスク管理が楽しくなります。
Redmine
| ツール名 | Redmine（レッドマイン） |
| 料金（月額） | スタンダード(S):8,800円/1000 ユーザーまでミディアム(M):15,400円/1000ユーザーまでラージ(L):30,800円/2000ユーザーまで |
| 無料トライアル | 30日間 |
【特徴】
ソースコードが無料で提供される、オープンソースのプロジェクト管理ツールです。ガントチャートやチケット機能など、プロジェクト管理に必要な機能を網羅的に搭載しています。
Backlog
| ツール名 | Backlog（バックログ） |
| 料金（月額） | ・スタータープラン:2,640円/30ユーザーまで ・スタンダードプラン:12,980円/プロジェクト100、ユーザー数無制限 ・プレミアムプラン:21,780円/プロジェクト/ユーザー数無制限 ・プラチナプラン:55,000円～ |
| 無料トライアル | 30日間 |
【特徴】
タスク・プロジェクト管理に必要な機能がオールインワンに備わっています。例えば、添付ファイルの容量には制限が設けられていますが、バーンダウンチャート（理想の進捗と計画した進捗状況を折れ線グラフで確認できる機能）やカンバンボード（どんな作業が残っているか把握する機能）が搭載されており直感的にタスク管理を行えます。
Notion
| ツール名 | Notion（ノーション） |
| 料金（月額） | ・パーソナル:無料 ・チーム:$10~/無制限 |
| 無料トライアル | 30日間 |
【特徴】
Slack、Google Calendarとの連携拡充には乏しいですが、情報をストックするツールとして秀逸なUIUXです。Notion（ノーション） を使うと、ワークスペースをサービス内で完結させることが出来ます。ドキュメント共有機能だけでなく、メモ機能タスク管理機能、プロジェクト管理機能、スプレッドシート機能がついています。
Wrike
| ツール名 | Wrike（ライク） |
| 料金（月額） | ・FREE:0ドル/ユーザー ・Team:9.80ドル/ユーザー ・Business：24.80ドル~/ユーザー |
| 無料トライアル | 14日間 |
【特徴】
Wrikeは、画像や動画データをタグ付けしてコメントができるため「育成」に力を入れている企業におすすめです。また、世界中で2万社以上で導入されており、その知名度は随一です。
Jooto
| ツール名 | Jooto（ジョートー） |
| 料金（月額） | 無料プラン/4名までスタンダードプラン:500円/5名までエンタープライズプラン:1,300円~/5名 |
| 無料トライアル | 14日間 |
【特徴】
Jootoは、ふせんを貼ったりはがしたりするような感覚で使えるカンバン方式のタスク・プロジェクト管理ツールです。直感的に使えるレイアウト、親しみやすいシンプルなデザインが特徴です。
Asana
| ツール名 | Asana（アサナ） |
| 料金（月額） | Basic:無料Premium:1,475円/ユーザーBusiness: 3,300円/ユーザー |
| 無料トライアル | 30日間 |
【特徴】
「Asana」の無料である「Basicプラン」では、最大15人までタスク・プロジェクト・メッセージ・アクティビティログを無制限で利用できます。ファイルストレージには制限がありますが、チームの進捗状況を細部まで可視化できるため、ゴールまでのボトルネックをすぐに解消できます。
Time Krei
| ツール名 | Time Krei（タイムクレイ） |
| 料金（月額） | クラウド:2,980円~/ユーザー |
| 無料トライアル | 30日間 |
【特徴】
Time Kreiは、タスクに紐づけた実績管理によってプロジェクトの状況を透明化することが可能です。マネジメント層や経営者が自社のプロジェクトを俯瞰的に把握し、ビジネス上の課題を解決する支援をします。
Brabio!
| ツール名 | Brabio!（ブラビオ） |
| 料金（月額） | 無料プラン/最大5名までエントリープラン:3,300円～/10ユーザーまでミッドレッジプラン:33,000円～/100ユーザーまで |
| 無料トライアル | 14日間 |
【特徴】
Brabio!は、Web上でガントチャートの作成を効率よく行えるクラウドツールです。操作性の良さや手軽さから初心者でも簡単に運用開始でき、ガントチャートなどの作成が簡単なステップで完成されます。
まとめ
今回ご紹介したプロジェクト管理ツールを利用すると、プロジェクトの進行を効率的に行うことができるでしょう。
この記事では
- プロジェクト管理ツールでできること
- プロジェクト管理ツールの選び方のポイント
- おすすめのプロジェクト管理ツールについて解説しました。
この記事を参考にして、一歩先の未来を見据えたツールの導入をぜひ検討してみてください。
