プロジェクトを成功させるためには、メンバーのタスクや進捗を管理するだけでなく、予実や品質にも気を配らなければなりません。また成果を最大化させるには、適切な人員配置やチーム内のコミュニケーション強化、コスト削減も実現させる必要があります。
では具体的に、どのような手法によってプロジェクト管理を実行すれば良いのでしょうか。本記事では、プロジェクト管理を行う目的や代表的な手法、さらには具体的な5つの作業フローなどを解説します。また、プロジェクト管理を実施する際に注意すべき点や、効率的な方法なども紹介するのでぜひ参考にしてみてください。
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プロジェクト管理はプロジェクトの遂行のためヒト・モノ・カネの管理をすること
プロジェクト管理とは、プロジェクトを成功に導くために、「ヒト」「モノ」「カネ」を適切に管理することです。
組織やチームがプロジェクトを実行する時に使える経営資源は有限です。限られたリソースの中で、プロジェクトマネージャーは「ヒト（人材）」「モノ（設備や機械）」「カネ（予算）」を管理して、品質を最大限に高め、予算をコントロールしながら、期限までに成果物を納品するなど計画を完了する必要があるのです。
プロジェクトを管理する際に、予定の遅れや予実のズレが発生した場合には、適宜プロジェクトマネージャーが修正を加えて、全体の舵取りを行うことが重要です。
この記事をお読みいただくことで、プロジェクト管理の目的や具体的な手法など、基本的な内容を網羅できます。プロジェクト管理の効率化について理解できる内容となっているので、ぜひ参考にしていただければ幸いです。
プロジェクト管理の3つの目的
プロジェクト管理を行う主な目的は次の3つです。
- プロジェクトの目的を明確化するため
- プロジェクトの進捗を管理するため
- 目的達成による利益の最大化を図るため
プロジェクトの目的を明確化するため
プロジェクト管理は、プロジェクトの目的を明確化するという効果を発揮します。
チームのパフォーマンスを最大化させるためには、メンバーの意識を統一することが重要です。そのためにはプロジェクト管理によって、目的を明確に定める必要があります。
プロジェクトは通常、多数のメンバーが集まって連携しながら取り組みます。それぞれの役割を持った人材が、各自のタスクを期限内に処理することで、プロジェクトの達成を目指します。
このときに、各自がスタンドプレーで仕事を進めたり、コミュニケーション不足のまま業務を進めるとミスの発生原因ともなり得ます。さらに、メンバー間のつながりが希薄になると各人のモチベーションが下がり、その結果、チーム力の低下を引き起こす可能性もあります。
プロジェクト管理によって目的や戦略を明確し、それをチーム内で共有することでプロジェクトをスムーズに進めることができます。方向性が定まっていれば次にとるべきアクションも明確になり、効率的に業務を進めることもできるでしょう。
プロジェクトの進捗を管理するため
プロジェクト管理は、各メンバーのタスクやプロジェクト全体の進捗を管理するためにも有効です。
プロジェクト管理者（プロジェクトマネジャー）は適材適所の人材活用を行い、適切なコスト管理の下でプロジェクトを実行し、最終的にクライアントなどに高品質な製品・サービスを納品することが求められています。
また当然ながら、納期を守るということも重要です。納期を守るためには、各フェーズでの適切なタスク管理・進捗管理が大切になります。進捗が遅れている場合には、タスクの振り分けを見直したり、新たに人員を投入することも必要になるかもしれません。
適切なプロジェクト管理が行えれば、人材リソースの有効活用などによって、スケジュールのコントロールも可能になるのです。
目的達成による利益の最大化を図るため
プロジェクト管理の大きな目的の一つに、利益の最大化が挙げられます。
プロジェクト管理によって、予実を管理できるようになります。予実にズレが生じた時にはリアルタイムで改善施策を打てるようになるでしょう。また、各プロセスにおける、人員や作業のムダを見極め、修正を加えることでコストカットにつなげることも可能です。
適切なプロジェクト管理を行うことで、人員、経費、業務フローのムダを見える化できるようになり、改善を進めることで最終的な利益の拡大に寄与するのです。
プロジェクト管理の基礎的な手法
プロジェクト管理を行う際には、知っておきたい基礎的な手法があります。ここでは代表的なものを5つ解説していきます。
ガントチャート
ガントチャートは、スケジュールの進捗管理をグラフで一覧表示する手法です。タスクの内容や担当者、進行状況、期日が視覚的に把握できる点に特徴があります。通常、縦軸にタスク内容、横軸に日付（作業開始日と作業完了日）を入れます。
WBS（Work Breakdown Structure）
WBSは「作業分解構造」と呼ばれるもので、必要なタスクを洗い出し、そのタスクをさらに細分化することで構造化する手法です。
通常、ツリー構造で表現され、タスクの抜け・漏れを防止するためにも有効とされています。書き出したタスクに対して、担当者を振り分けることで、全体像を作っていきます。
アジャイル
アジャイルとは主にソフトウェア開発で使われる手法で、プロセスを小さな単位で区切り、実装とテストをスピーディに実行するやり方です。
近年は、組織戦略やIT以外のプロジェクト管理にも活用されています。プロセスごとに検証や改善を加えながら進めていくため、顧客の要望や市場ニーズの変化に柔軟に対応できる点がメリットです。
PMBOK（Project Management Body of Knowledge）
PMBOKとは、アメリカの非営利団体であるPMIがプロジェクトマネジメントの手法について体系的にまとめたものです。
数年ごとに内容が改定されており、プロジェクト管理の世界標準ともいえる知識・手法が体系的に記載されています。PMBOKによって、プロジェクト管理の基礎知識や実務に関わる手法などを網羅的に習得できます。
ウォーターフォール
ウォーターフォールは、上流工程から順番にプロセスを進めていく手法です。
プロセスを一つずつ進め、基本的に前の工程に戻ることはありません。進捗管理が行いやすいメリットがある一方で、要件定義が甘い場合には最初の工程に戻ってやり直す必要があるため、スケジュールの大きな遅れが発生するリスクもあります。
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プロジェクト管理を行う5つのステップ
実際にプロジェクト管理を行う時には、次の5つのステップで進めていきます。
- ステップ1：目的・ゴールを設定する
- ステップ2：タスクを洗い出す
- ステップ3：タスクをリスト化する
- ステップ4：進捗管理を行う
- ステップ5：タスクの修正と実行を繰り返す
各工程について、一つずつ解説していきます。
ステップ1：目的・ゴールを設定する
複数のメンバーで進めるプロジェクトを成功させるために、まずは指針となる目的やゴールを定め、チーム内で共有します。
目的やゴールが不明確な場合には、不必要なタスクが発生しても、誰も修正せずそのまま進めてしまうおそれもあります。目的やゴールに直結するタスクなのか、次のアクションの方向性は正しいのか、など行動指針にもなります。
最終的な目的・ゴールや各工程で達成すべきKPI（重要業績評価指標）などは、数字を使ってできる限り定量的に定めることが重要です。
ステップ2：タスクを洗い出す
次に、プロジェクトを完遂するために必要なタスクを洗い出します。タスクは粒度の大きいものから、小さいものまで抜け漏れがないようにすべて抽出しましょう。
タスクを洗い出す際には、先述したガントチャートやWBSなどの手法を活用するのも効果的です。他にも、マインドマップツールで項目を書き出し、ツリー構造で見える化する方法などもあります。
ステップ3：タスクをリスト化する
すべてのタスクをリスト化し、着手する順番、担当者、開始日・終了日、重要度などを加味しつつ整理します。
担当者を決める際には、各メンバーのスキルや経験などを踏まえて適切な振り分けを行います。能力が高い人材に多くの業務を割り当てると、作業の遅れが発生したり、過重労働によるモチベーション低下などを引き起こすおそれもあります。そのため業務量の偏りには注意しましょう。
ステップ4：進捗管理を行う
プロジェクトが開始したら、タスクの進捗管理を適切に行いましょう。タスク処理の遅れが生じている場合には、担当者を変更したり、担当者を追加したりして対応します。
進捗管理を行う時には、スケジュール管理ツールやタスク管理ツールを導入すると、効率的に進められます。また、チーム全体で協力しながらプロジェクトを行えるように、チャットツールなどのコミュニケーションツールを活用するのも良いでしょう。
マネージャーによる部下の管理だけでなく、メンバー同士が連携して助け合えるような環境づくりにも注力することが重要です。
ステップ5：タスクの修正と実行を繰り返す
プロジェクトが進む中で、新しいタスクが発生したり、不要なタスクが見つかった場合には、その都度修正していきます。また先述のとおり、進捗次第では担当者の変更なども柔軟に実施しながら納期厳守を徹底し、同時に品質も維持していきましょう。
修正内容によっては、プロジェクト全体のスケジュールや予算にも影響が出る場合もあります。納品間際に納期に間に合わない、品質に大きな問題が出た、ということにならないように、プロジェクトの途中で微修正を行うことが大切です。
プロジェクト管理の注意点
プロジェクト管理における注意点を4つ解説します。主に注意すべき点は、次のとおりです。
- プロジェクトの目的を明確化しチームで共有する
- タスクをチーム内で可視化する
- コミュニケーションをこまめに取る
- コスト管理も徹底する
プロジェクトの目的を明確化しチームで共有する
プロジェクト管理の進め方でも解説したとおり、設定した目的やゴールを見失わないようにしましょう。プロジェクト実行後に達成すべき数値目標をチームで共有し、タスク処理自体が目的化しないように注意しなければなりません。
プロジェクト進行中も、メンバー間で意識のすり合わせを行うためのミーティングを開いたり、中間目標を立てたりなど、方向性のズレを是正する機会や仕組みを構築することも大切です。
タスクをチーム内で可視化する
複数のメンバーで作業を進める場合には、チーム内でタスクを可視化し、進捗状況も共有しておきましょう。
チーム内でお互いに作業を手伝ったり、作業の抜け漏れが発生している時に、素早く指摘することで大きなミスを回避できる場合もあります。
コミュニケーションをこまめに取る
プロジェクトの全体を管理するのはプロジェクトマネージャーなので、マネージャーとメンバーの密な連携は必要不可欠です。
コミュニケーションの促進には、ツールを使う方法や1on1ミーティングの実施などがあります。またメンバー同士の連携を強化するためにナレッジ共有ツールやチャットツールを導入するのも良いでしょう。
コミュニケーションをこまめにとることは、進捗管理に効果的であるだけでなく、不明点の改善や、方向性の修正などにも役立ちます。さらに、モチベーションが下がっているメンバーを早期に特定し、改善策を打つことでプロジェクトからの離脱や生産性低下を事前に防ぐこともできるでしょう。
コスト管理も徹底する
プロジェクト管理を行う際には、コスト管理にも注力する必要があります。
期日通りにプロジェクトを完了させることは重要です。ただし、事前に立てた予算計画を遵守することも、忘れてはいけません。
プロジェクト管理では、ヒト・モノ・カネの三要素をコントロールすることが求められています。この中で、人件費などの経費を予算内に収めることも、プロジェクトマネージャーの重要な業務の一つになります。
期日内に納品するために人件費や外注費をかけすぎて予算をオーバーした、ということにならないようにコスト管理も徹底しましょう。
効率的にプロジェクト管理を行う2つの方法
プロジェクト管理の手法を大別すると、「Excelでの管理」と「専用ツールを活用した管理」の2つがあります。それぞれの手法について、みていきましょう。
Excelを活用する
Excelは、多くの企業でデフォルトでインストールされているソフトウェアです。そのため導入に際して、追加的な費用がかからないという利点があります。また、ほとんどのビジネスパーソンは、ExcelをはじめとするOfficeソフトになれているため、導入のハードルが低いというメリットがあります。
テンプレートを使えば、ガントチャートも簡単に作れ、プロジェクト内容に応じたファイルを簡単に入手できます。
ただし、Excelでの管理には以下のようなデメリットもあるため注意が必要です。
- Excelでは途中で計画に大きな変更が生じた場合に修正しづらい
- プロジェクトの全体を把握しづらい
- データが重くなる
- チーム内でのタイムリーな情報共有が難しい など
また各メンバーの作業工数が把握しづらいため、予実管理が複雑になるおそれがあります。
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プロジェクト管理ツールを活用する
一方、専用のプロジェクト管理ツールは、スケジュール管理やタスク管理だけでなく、チャットやデータ共有などのコミュニケーション機能、予算管理機能など多くの機能が搭載されているため、プロジェクトの規模によらず、効率的な管理が可能になるのです。
多忙なマネージャーがプロジェクトの進捗やメンバーのタスクを効率的に管理できれば、成果物の品質向上やコスト削減効果も期待できるでしょう。結果的に、プロジェクト全体の利益の最大化につながります。
また各メンバーにとっても、スケジュールやタスクが可視化されることで効率性の向上が期待できるでしょう。さらに、他のメンバーの作業状況を確認したり、業務の方向性を意識しながら仕事を進められるなど、多くのメリットを享受できるでしょう。
ただし、導入費用やランニングコストがかかる点には注意が必要です。サービスによって月額または年額の費用は異なり、機能やユーザー数によってもコストが変わってきます。
また、ITツールの活用に際して、導入するだけでなく定着させることが重要です。そのためツールによっては、別途操作方法をレクチャーするための機会を設ける必要もあるでしょう。ツールの選定時には、導入支援などサポート体制が充実しているサービスを選ぶことも重要です。
プロジェクト管理ツールについては、下記記事で詳しく解説しています。興味がある方はご確認ください。
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まとめ
本記事では、プロジェクト管理の目的や基礎的な手法、実際に行うための作業フローなどについて紹介してきました。あわせて、プロジェクト管理における注意点や具体的な方法も解説しました。
プロジェクトを成功させるためには、ヒト・モノ・カネを適切に管理することが重要です。そのためにはタスク・コスト・スケジュールの管理はもちろん、チーム内で目的やゴールを共有することも大切になります。
プロジェクトの規模が大きくなったり関係者が増えるほど、人材やタスク、予算の管理が難しくなっていきます。効率的に管理するためにも、ITツールの導入を検討してみてはいかがでしょうか。
