「プロジェクトのスケジュール例を知りたい」「プロジェクトのスケジュールを効果的に作成したい」初めてプロジェクトのスケジュールを作成する場合、どのように進めていけばよいのか、多くの人が疑問に思うことでしょう。
プロジェクトを円滑に進め、期待される成果を達成するためには、適切なスケジュールの策定が不可欠です。またプロジェクトの計画を立てる過程で、混乱や手戻りを最小限に抑え、効果的なスケジュールを作成する方法を学ぶことは、プロジェクトを円滑に進めるための鍵となります。
この記事では、プロジェクトのスケジュール例として実例を交えながら、スケジュールを効果的に作成するための4つの基本ステップと注意点を解説します。ぜひ、ご覧ください。
プロジェクトのスケジュールを作成する4つのステップ
はじめに、プロジェクトのスケジュールを作成する方法を４つのステップに分けて解説します。
- ゴールを設定する
- タスクとメンバーを洗い出す
- マイルストーンを設定する
- スケジュールをより細かく詰めていく
プロジェクトスケジュールを作成することは、業務の期限や目標を可視化するために重要です。具体的なタスクや作業をスケジュールに落とし込むことで、各段階で何をすべきか、誰が担当するのかを把握でき、プロジェクトの方向性を見失わずに進めることができます。
プロジェクトスケジュールは、メンバーが一体となって目標に向かって進むための道しるべにもなるため、ここでその手順を覚えていきましょう。
ゴールを設定する
プロジェクトスケジュールを立てる最初のステップは、プロジェクトのゴール設定をすることです。ゴールがはっきりしていないと、「思っていた通りにならなかった」と目標が未達になる可能性があります。
プロジェクトのゴールを設定すれば、逆算してゴールにたどり着くまでにかかる時間を予測でき、プロジェクトの全体像を把握しやすくなります。例えば「いつまでに・何が・どのようになればゴールなのか」という、プロジェクトのゴールを明確に定めましょう。
タスクとメンバーを洗い出す
ゴールが設定できたら、次にタスクとメンバーを洗い出しましょう。ゴールを達成するためには、作業を適切な単位まで細分化することが重要です。
タスクが不明確のまま業務を行ってしまうと、タスクの抜け漏れや重複が起こる可能性があります。しかし、何のタスクを誰が行うのかを洗い出すことで、業務内容を見える化できます。万が一、タスク遅延を起こしていても、そのメンバーをサポートすることも可能です。
マイルストーンを設定する
プロジェクトのスケジュールを作成する際は、マイルストーンも設定しましょう。マイルストーンとは、プロジェクトの進捗を示す節目や区切りのポイントを指します。会議の日程や遅延の許されない工程、そして中間目標を含むプロジェクトの主要なステップです。
マイルストーンの設定によって、プロジェクトの進行状況を視覚的に把握できます。プロジェクト全体の進捗状況を一目で確認でき、計画通りに進行しているかどうかが明確になるのです。プロジェクトスケジュールを作成するときは、マイルストーンの設定を忘れないようにしましょう。
スケジュールをより細かく詰めていく
最後に、先述した内容を元に、スケジュールをより細かく詰めていきましょう。スケジュールを詳細に詰めないと、次第にプロジェクト全体がスケジュール通りに進まなくなる可能性があります。
業務の依存関係や優先順位なども考慮して詳細にスケジュールを詰め込むことで、計画通りの成果を得ることにつながります。スケジュールを細かく詰めていくことは、プロジェクトの成功に向けて不可欠なステップです。
プロジェクトのスケジュールを作成する2つの注意点
プロジェクトのスケジュールを作成する際は、以下2つのポイントに注意しましょう。
- 日程に余裕をもってスケジュールを組む
- 最終的なスケジュール設定は担当者と話し合って決める
日程に余裕をもってスケジュールを組む
プロジェクトのスケジュールを作成する際は、スケジュールに余裕を持たせるように注意しましょう。業務中は、予期せぬ問題や遅延が発生するものです。
各タスクやマイルストーンの完了までに必要な時間に余裕を持ちましょう。余裕を持つことで、計画通りに進まない場合でも柔軟に対応でき、プロジェクト全体の進行に安定感を持たせます。
最終的なスケジュール設定は担当者と話し合って決める
プロジェクトスケジュールの最終的な調整は、担当者との話し合いが不可欠です。各担当者の意見や制約事項を考慮せず、自分よがりにスケジュールを組んでしまうと、無駄な工数がかかってしまったり、せっかく立てたスケジュールが機能しない恐れがあります。
プロジェクトのスケジュール設定において、全体の枠組みはリーダーで決定されるべきです。しかし、タスクの細分化においては、関係者、特に担当者との綿密な協議が欠かせません。
担当者はそれぞれの業務に対する専門知識と実務経験を持っており、その視点からより良いスケジュールを組める場合があります。スケジュールの精度や信頼性を高めるためにも、最終的なスケジュール設定は担当者と話し合って決めましょう。
プロジェクトスケジュールの例3選
ここでは、すぐに使えるプロジェクトスケジュールの例を３つ紹介します。
- 商品リリースプロジェクトのスケジュール例
- Webサイト作成プロジェクトのスケジュール例
- 四半期スケジュールの例
とくに初めてプロジェクトのスケジュールを立てることになった人は、ぜひこの例を参考にして効果的で無理のないスケジュールを立ててみてください。
商品リリースプロジェクトのスケジュール例
以下は、商品リリースプロジェクトのスケジュールの例です。
（出典：プロジェクト管理に最適なガントチャート共有クラウドサービス公式サイト｜sumtecサービス株式会社）
【特徴】
このプロジェクトのスケジュール例では、親タスクとしてデザイン、設計、試作、検討・決定、製造、販促・販売の主要なフェーズが挙げられています。各フェーズ内の具体的な作業は子タスクとして示され、先行作業と後続作業の関係は連結線で示されています。
このスケジュールは、計画変更が頻繁に発生する場合や、多人数での公開や情報共有、さらには工程管理が必要な場合に役立ちます。一般的な表計画ツール（Excel）だけではなく、プロジェクトの動向や進捗をリアルタイムで把握し、迅速な調整や意思決定を行うのにも適しています。
Webサイト作成プロジェクトのスケジュール例
下記は、Webサイト作成プロジェクトのスケジュールの例です。
（出典：公開直前に火を付けないプロジェクトの進め方 （序盤編）｜株式会社モノサス）
【特徴】
このスケジュールは、各課題毎に前後の工程を考えながら時系列に沿って対応予定を決めていくことが可能です。Webサイト作成時にやるべき項目は、サイトの公開に間に合うようにスケジューリングしていきます。1項目ずつ、担当者に対応期間などを相談しながら、余裕をもたせた期間を意識してスケジュール作成しましょう。
四半期スケジュールの例
下記は、四半期スケジュールのスケジュールの例です。
【特徴】
このスケジュールは、四半期ごとに予定される主要なイベントや決算期などを示しており、株主や投資家への情報提供のスケジュールとして活用されています。四半期スケジュールは、企業の経営戦略や財務状況を透明化し、株主との信頼関係を構築するための重要なツールの一つです。
まとめ
この記事では、はじめてプロジェクトのスケジュールを立てる人に向けて、プロジェクトのスケジュール例や作成する4つのステップと注意点を網羅的に解説しました。
正しくスケジュールを組むことができれば、効率よく仕事を進めることができ、時間に余裕が生まれていくのでしょう。精度の高いスケジュールが作成できると、比較的プロジェクトも容易に進めることができるため、ぜひこの記事を活用してください。
