「仕事で使えるToDoリストのテンプレートが欲しい」「Todoリストを作るコツを知りたい」このような悩みを抱える人は多いのではないでしょうか？
何をすれば良いのか可視化できる「Todoリスト」の作成は、仕事を行う上で効果的です。しかし、正しい方法でTodoリストを作成しなければ、その効果は半減してしまいます。
そこでこの記事では、仕事用Todoリストを作る基本ステップやポイントを中心に解説します。また、実際の業務で利用できるテンプレートも併せて紹介します。
仕事で使えるTodoリストを作ろうと思っている方は、この記事を参考にすると、Todoリストのテンプレートが手に入ると同時に、作るコツや方法も網羅的に理解できるようになります。ぜひ最後までご覧ください。
仕事用Todoリストの作り方4つのステップ
仕事の効率を向上させ、タスク管理をスムーズに行うためには「Todoリスト」を作成することが重要です。しかし、単純にやるべきことのみを箇条書きで並べるだけでは、その効果を最大限に引き出すことは難しいです。そこで、以下４つのステップを実践し、仕事用Todoリストの書き方をマスターしましょう。
- タスクの洗い出しを行う
- タスクをジャンルごとに細分化する
- タスクに優先順位を作る
- タスクをスケジューリングする
タスクの洗い出しを行う
最初のステップとして、仕事用Todoリストに含めるべきタスクを洗い出すことから始めましょう。これは、頭の中にある仕事のアイデアや要件を一覧にするプロセスです。
この段階では、思いつく限りのタスクをリストアップしましょう。全てのタスクを書き出すことで、自分が本当に取り組むべき仕事と、後回しにできることが明確になり、重要な業務に集中できるようになります。限られた時間やエネルギーを最大限に活かすためにもタスクの洗い出しを行いましょう。
タスクをジャンルごとに細分化する
次に、洗い出したタスクを関連性のあるジャンルごとに細分化しましょう。似たようなタスクがあっても、そのタスクがバラバラになってしまうと優先順位をつけたり、計画的に取り組むことが難しくなります。
ジャンルごとにタスクを分類することで、関連するタスクを一度に処理することができ、業務効率がアップします。例えば「メール対応」「会議の準備」「プロジェクトの構成案作成」「見直しをするもの」など、同じジャンルに属するタスクを細分化すると良いでしょう。
タスクに優先順位を作る
タスクを分類したら、次に優先順位を作りましょう。タスクを進める際には、全てのタスクを同時に処理することは不可能です。そのため、優先順位を設定し、優先度の高いタスクから着手することが求められます。
タスクの優先度を決める方法として、「緊急度」と「重要度」を考慮する方法があります。緊急度は、プロジェクトのタスクの締め切りがいかに迫っているかで判断し、早急に対応すべきタスクほど緊急性が高いタスクです。一方、重要度はいかに必要なタスクであるかを示します。 重要度の高いタスクを欠いてしまうと、プロジェクトは先に進むことができません。
業務を行う上で重要なことは、仕事を効率的に進めることです。 仕事用Todoリストを作成する際は、タスクの優先順位を決めましょう。
タスクをスケジューリングする
先述したステップを全てまとめたら、最後に実際のスケジュールに組み込みます。タスクをスケジューリングすることで、何をいつまでに完了させるのかを明確にし、仕事の計画的な進行ができます。
スケジュールを組む際は、予期せぬ状況やタスクの遅延を考慮して余裕を持たせましょう。そうすることで、なにか問題が発生した場合や、予期せぬトラブルが起きても臨機応変にタスクに取り組むことが可能です。
仕事用Todoリストのテンプレート5選
仕事用Todoリストを作成できるテンプレートには様々な種類があり、それぞれに特徴があります。ここでは、代表的な仕事用ToDoリストを効率化するテンプレートを5つ紹介します。
bizroute
【特徴】
bizrouteは、シンプルなデザインからおしゃれな仕事用のToDoリストのテンプレートが事前登録なしですぐに取得可能です。プロジェクトの期間ごとに用意されており、業界業種問わず利用できる特徴があります。
テンプレートNAVI
【特徴】
テンプレートNAVIは、ビジネス向けのTodoリストテンプレートです。登録不要で全てWord・Excel対応されており、無料ダウンロードが可能です。またフォーマット・サンプル・ひな形として、簡単に内容を変更することもできます。
Plus PM
【特徴】
Plus PMは無料版から始めることができるプロジェクト運営に特化したTodoリストを提供しています。特徴としては、ToDoを日ごとにプロジェクトに関連付けることができたり、Todoの実施率が自動集計できます。
ビズ研
【特徴】
ビズ研は、日常や仕事で役立つ多様なTodoリストのテンプレートを提供するサイトです。機能性を重視したシンプルなものから目的別のテンプレートまで幅広く用意されています。またシンプルなTodoリストをベースに、フォントやセルの背景色、行や列のサイズをカスタマイズして作成することも可能です。
経費削減実行委員会
【特徴】
経費削減実行委員会は、経費削減のサービス検索やビジネス書式テンプレートを提供しています。無料で使えるTodoリストの中には、部署別で管理できるものや月間・年間総括できるものなどを取り揃えており、全て無料でダウンロードすることが可能です。
仕事用Todoリストを作成する際の4つのポイント
最後に、仕事用のTodoリストを作成する際に押さえておきたいポイントを４つ解説します。
- フォーマットを決めて作成する
- 優先順位を楽なタスクから設定しない
- Todoリストの内容を定期的にチェックする
- 自分の管理しやすいフォーマットを選ぶ
フォーマットを決めて作成する
Todoリストを効果的に活用するためには、フォーマットを決めて作成することがポイントです。各タスクやプロジェクトごとに異なるフォーマットを使用すると、抜け落ちたり見逃したりするリスクが高まります。
一貫性のあるフォーマットを設定し、全てのタスクに適用することで、漏れなく仕事を管理できます。期限、緊急度、重要度などに分けてフォーマットを決めて、タスクを作成しましょう。
優先順位を楽なタスクから設定しない
仕事用Todoリストに優先順位をつける際に、楽なタスクから優先的に取り組むことは避けましょう。簡単で手軽なタスクから手をつけてしまうと、本来重要な仕事がおろそかになり、成果に大きな影響を及ぼします。
業務の優先順位は、タスクの重要性や緊急性に基づいて設定します。Todoリストを作成する際は、重要で緊急なタスクから順に取り組むよう心がけましょう。
Todoリストの内容を定期的にチェックする
仕事用Todoリストを有効に活用するためには、定期的にリストの内容をチェックする習慣を持つこともポイントです。定期的な確認を怠らないことで、未完了のタスクを見落としてしまう危険性を回避できます。
例えば業務開始、お昼休憩前、就業前、週の終わりにチェックするなど一定の期間にチェックポイントを設け、リストの見直しを行いましょう。これによって、タスクの漏れや締め切りの遅れを防ぎ、仕事の計画的な進行をサポートします。
自分の管理しやすいフォーマットを選ぶ
Todoリストの管理方法は人それぞれ異なります。Excel、専用の管理ツール、または手書きでリストを作成するなど、自分が管理しやすいフォーマットを選ぶことが大切です。
使い慣れたツールや形式を選ぶことで、タスクの整理や優先順位の設定がスムーズに行えます。自分の業務スタイルやニーズに最適な方法を見つけ、効果的な仕事用Todoリストの作成を心がけましょう。
※関連記事
「ToDoリストの作り方4つのステップ！管理する方法についても解説」
まとめ
この記事では、仕事用Todoリストの作成方法やポイント、また実際に使えるテンプレートを紹介しました。正しい方法でTodoリストを作成することは、仕事の計画性や効率性を向上させ、プロジェクトの進捗管理を容易にします。また、適切なテンプレートを選ぶことで、仕事の管理を効果的に行うことも可能です。
Todoリストの作成に際しては、タスクの洗い出し、優先順位の設定、定期的なチェック、そして使いやすいフォーマットの選択が重要です。これらのステップを踏みながら、自分に最適なTodoリストを作成しましょう。
仕事のスケジュール管理や目標達成において、Todoリストは強力な味方となります。ぜひこの記事を参考にして、効果的なTodoリストの活用方法を身につけ、仕事の生産性を向上させてください。
