日報でチームの連携を強化！リモートワークにおける日報のコツとフォーマット

など、リモートワークでの日報作成に課題を持つビジネスパーソンは多いのではないでしょうか？

日報を書かないとチーム内での進捗確認ができないばかりか、コミュニケーション不足によって業務効率が下がる危険性もあります。

そこで今回は、日報の必要性、記載項目、作成のコツなどを解説し、業務ですぐに活用できるフォーマットも紹介します。

リモートワーク（テレワーク）や在宅勤務での日報の必要性とは

リモートワーク（テレワーク）や在宅勤務が日常となりつつある現代、日報の重要性はますます高まっています。遠隔地での業務では、上司が部下の働きぶりを直接観察することが難しく、業務の進行状況を正確に把握するのが困難です。

これにより、部下の成果だけに焦点が当たり、日々の業務態度やプロセスが軽視されるリスクがあります。こうした状況を打開するために、日報は非常に有効なツールとなります。

以下に、日報の必要性について3つの視点から詳しく解説していきましょう。

• 進捗の共有が可能になる
• 日報がコミュニケーションのツールになる
• 成果を共有できる

進捗の共有が可能になる

日報を作成することで、リモートワーク（テレワーク）や在宅勤務においても、チーム内や上司と部下の間で進捗をしっかりと共有することができます。オフィスでの勤務であれば、顔を合わせてすぐに進捗状況をシェアできますが、リモートワークや在宅勤務ではそれが難しくなりがちです。

進捗が適切に共有されないと、ミスが発生するリスクが増加します。たとえば、プロジェクトが予定より遅れることや、作業の漏れが生じることがあります。しかし、日報を通じて進捗や作業内容をしっかりと共有することで、こうした問題を未然に防ぐことができるのです。

マネジメント側にとっては、日報があることでプロジェクトの進行をスムーズに管理することができ、在宅勤務をしている部下にとっては、スケジュールの遅れやミスが起こりそうな場合でも、早い段階で指摘を受けることが可能になります。その結果、業務の効率が向上し、個々のパフォーマンスや評価も高まるでしょう。

私が所属している生産性革新室のメンバーは、毎日必ず日報を書くようにしています。それに対して室長である神谷やそのメンバーの上司が気になることがあればコメントするという感じです。私がコメントすることもあります。

弊社は結構リモートワークや在宅勤務もできるようになっているのですが、Qiita Teamで日報を書いておけば情報共有もスムーズです。何やっているのか気になったり、つまずいたりしているところはないか、などの些細なコミュニケーション問題も必ずしもオフィスにいなくても、そういったコミュニケーションがとれていますね。

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日報がコミュニケーションのツールになる

日報は、コミュニケーションツールとしても非常に役立ちます。日報を通じて、社員が抱えている課題や悩みを把握することができます。これにより、上司だけでなくチームメンバーも解決策を提案したり、相談に乗ることができるのです。

リモートワークでは、孤立感からモチベーションが下がったり、ミスが増えることがあります。しかし、日報を通じて周りからサポートを受けられると、孤立感が薄れ、チームへの帰属意識も強まるでしょう。

さらに、日報はアイデアや企画を考える際にも役立ちます。日報で行き詰まっていることを共有することで、メンバーがブレーンストーミングに協力してくれるかもしれません。また、参考になる資料や過去のアイデアを共有してくれる社員もいるでしょう。

このように、日報をコミュニケーションツールとして活用することは、孤立を防ぐだけでなく、チーム内のコラボレーションを促進する効果もあります。

自分の書いた日報に上司や先輩がレスポンスすることで「ちゃんと上の人が見てくれている」「放置されているわけではなく、ちゃんと教育に力を入れてサポートしてくれている」と理解できます。新入社員は何かと不安を抱きがちなので、そういった安心感を持ってもらうのは大事だと思うんです。

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成果を共有できる

日報を活用することで、成果を簡単に共有することができます。成果を共有することで、モチベーションも高まりやすくなります。上司から褒められたり、同僚から祝福されたりする機会が生まれるからです。また、成果を共有することで、メンバー同士の理解が深まり、感謝し合う文化が育まれます。

さらに、他のメンバーの日報を読むことで、ビジネス課題の解決に役立つ可能性もあります。例えば、商談の進め方で行き詰まっているメンバーが、他のメンバーの成功事例を参考にできるケースも考えられます。

また、日報を通じて業務効率化のアイデアを共有するメンバーがいれば、それを参考にすることでチーム全体の生産性が向上することもあります。情報や成果を共有することは、個々に蓄積した知見やノウハウをチーム全体で活用する良い機会となるのです。

リモートワーク（テレワーク）や在宅勤務の日報に入れる項目5選

効果的な日報を作成するためには、次の5項目を記載するのが一般的です。

• 今日の目標
• 今日の業務内容（予定）
• 今日行ったこと・成果
• 改善すべきこと・課題
• 明日の予定

項目が多すぎると継続が難しくなるので、必要最小限にとどめましょう。日報を書くことにストレスを感じたり、作成のために残業していては本末転倒です。

今日の目標

この項目には、1日の達成目標を記入します。具体的な作業内容ではなく、達成したい個人的な目標を記載しましょう。例としては以下のような目標が考えられます。

・プロジェクトXの進捗を確認し、チーム全員に最新情報を共有する。
・クライアントYからのフィードバックをまとめて、上司と改善案を検討する。

今日の業務内容（予定）

この項目では、前日に記載した「明日の予定」をもとに、今日の業務内容を記入します。時系列や箇条書きを用いると、簡潔にまとめられ、読みやすくなります。急な業務が発生した場合は、そちらを優先して記載します。

・09:00 – 10:30: プロジェクトXの進捗確認ミーティング
・11:00 – 12:00: クライアントYとのオンラインミーティング
・13:00 – 15:00: 新しいツールのトレーニング
・15:30 – 17:00: 翌日のプレゼン準備

今日行ったこと・成果

ここでは、実際に行った作業内容やその成果を書きます。また、進捗状況や所感も合わせて記載することで、上司が進捗を確認しやすくなります。上司はこの項目を通じて、部下の業務と成果を確認し、適切な評価を行うことができます。

・プロジェクトXの進捗確認ミーティングを実施し、全員に最新のタスク状況を共有しました。その結果、遅延していたタスクの原因が明確になり、対策を立てることができました。
・クライアントYからのフィードバックをもとに、デザイン案の修正を行い、上司に承認を得ました。

改善すべきこと・課題

仕事を進めていくうちに直面した問題や改善点を詳細に記載しましょう。そうすることでチームで解決策を検討できます。自分で解決策を考えた場合にも記載します。上司やメンバーはそれをもとにフィードバックやサポートをしてくれるでしょう。

改善すべきこと・課題が思いつかない場合には、業務効率化や生産性向上につながるようなアイデアを書き出してみると良いでしょう。無駄な作業が可視化されたり、新しい方法を検討する際のヒントになります。

・プロジェクトXでのコミュニケーションが不足していると感じました。定例ミーティングの頻度を増やすことを提案したいです。
・新しいツールの使い方に慣れていないため、マニュアルやトレーニングセッションの充実が必要だと感じました。

明日の予定

明日の予定を日報にまとめることで、翌日の業務がスムーズに行えるようになります。ここに記載した内容は次の日の日報の「今日の業務内容（予定）」に該当します。

予定には実施する業務内容だけでなく、工数（作業時間）・タイムスケジュールなどもできる限り書いておきましょう。翌日のボリューム感を可視化することで、上司にリソースの空き状況を共有できます。

上司は明日の予定を確認し、余裕があると判断すれば別のタスクを振ることができます。逆にタスク量が偏っている場合には別のメンバーに振り分けることもできるのです。結果的に、チーム内での業務の「ムラ」解消につなげられます。

・09:00 – 10:00: チームミーティングで進捗報告
・10:30 – 12:00: クライアントZへのプレゼン準備
・13:00 – 14:00: 社内トレーニングセッション参加
・14:30 – 16:00: プロジェクトYのタスク整理

Word形式でフォーマット

リモートワーク（テレワーク）や在宅勤務の日報を定着させる3つのコツ

リモートワーク（テレワーク）や在宅勤務が普及する中、日報を書くことはチームのコミュニケーションを強化し、業務の透明性を向上させるために不可欠です。しかし、日報をしっかりと定着させるのは簡単ではありません。ここでは、日報を効果的に定着させるための3つのコツをご紹介します。

都度書く習慣をつける

日報を1日の終わりにまとめて書くのではなく、業務が終わるごとに都度書く習慣をつけると、忘れずに詳細を記録できます。この方法により、タスク完了直後の新鮮な状態で情報を記録でき、日報の内容がより具体的かつ正確になります。業務が終わるたびに少しずつ記録していくことで、1日の最後に負担が集中することを避けることができ、日報作成が楽になります。

箇条書きでシンプルに書いてもらう

日報の負担を減らすためには、内容を箇条書きでシンプルに書くことをお勧めします。複雑な文章よりも、簡潔に要点をまとめることで、書く側の負担が軽減され、読む側も内容を把握しやすくなります。これにより、日報作成のハードルが下がり、継続的に書くことが可能になります。

クラウドツールを活用する

日報の管理にはクラウドツールを活用するのが効果的です。NotionやQiita Teamなどのクラウドツールを使うことで、日報を一元管理でき、チーム全体で情報をリアルタイムに共有することができます。クラウドツールを利用することで、どこからでも日報を作成・確認できるため、リモート環境でも効率的に運用できます。

また、ツールのコメント機能を活用することで、フィードバックを迅速に行うことができ、チーム内でのコミュニケーションがさらに活発になります。

これらのコツを実践することで、リモートワーク（テレワーク）や在宅勤務における日報の定着を促進し、より効率的な業務運営が可能となります。日報を通じて、チームの連携を深め、業務の透明性を高めることができるでしょう。

以下に代表的なツールを紹介します。

【Qiita Team】誰でも簡単に日報が書けて共有できるツール

【特徴】
Qiita Teamは、社内の情報共有に特化したシンプルで使いやすい日報アプリです。日報作成に限らず、ナレッジの蓄積や共有にも役立つため、チーム全体での情報発信やコミュニケーションを促進します。シンプルなエディタで直感的に操作できるので、ITリテラシーに関係なく誰でも簡単に使いこなせます。さらに、無料トライアル期間があるため、気軽に試せるのもポイントです​。

【日報くん】マルチデバイスで使えるクラウド型日報提出・稼働集計システム

【特徴】
日報くんは、スマートフォンやタブレットからもアクセスできるマルチデバイス対応の日報アプリです。リアルタイムで日報を提出・共有できるため、外出先からの報告もスムーズです。また、データを自動集計・分析する機能が備わっており、業務の効率化やパフォーマンスの可視化に役立ちます。15日間の無料トライアルも利用できるので、導入を検討する際に実際の使用感を確かめられます​。

日報くん公式サイトへ

【Backlog】プロジェクト管理と日報の共有が簡単にできるツール

【特徴】
Backlogは、プロジェクト管理と日報作成が一体化したクラウドツールです。プロジェクトのタスク管理と連携しながら日報を記録できるため、チーム全体の進捗状況を把握しやすくなります。コメント機能や通知機能により、コミュニケーションの促進にも役立ちます。また、視覚的にタスクの進捗を確認できるガントチャート機能もあり、プロジェクトの全体像をつかみやすいのが特長です。

Backlog公式サイトへ

【Notion】柔軟にカスタマイズ可能なオールインワンツール

【特徴】
Notionは、日報作成からプロジェクト管理まで一つのプラットフォームで行えるオールインワンツールです。さまざまなテンプレートが用意されており、自由にカスタマイズが可能。日報だけでなく、データベースやドキュメントの作成、タスク管理などもできるため、多用途での利用が期待できます。無料プランでも多くの機能を使えるのが魅力です。

まとめ

本記事では、リモートワーク（テレワーク）や在宅勤務での日報作成の必要性、記載する5つの項目、作成のコツを紹介しました。

リモートワーク（テレワーク）や在宅勤務では上司と部下、チーム間でのコミュニケーションが希薄化するおそれがあります。それを埋めるためには日報の活用が効果的です。適切な日報を作成することで、業務の進捗共有が可能になり、コミュニケーションツールとしても有用です。また、成果や成功事例を共有することで、モチベーションアップや適切な評価につなげることもできるのです。

日報を作成するときには効率化を考えてフォーマットやクラウドツールを活用するのがおすすめです。ここで紹介したものを利用しながら、日報活用の定着化を進めていきましょう。

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