日報の5つの目的とは？書く際のポイントも把握して業務成果につなげよう

「日報を書く目的を知りたい」
「日報の目的を明確にして、いい日報を書きたい」
みなさんも日報を作成するにあたり、このような悩みを抱えているのではないでしょうか？

日報を書いて得られる効果(目的)には、主に以下５つがあります。

その日の業務の振り返りができる
タスクの進行確認ができる
業務の中で得たノウハウのメモがとれるこれまで
の自分との比較ができる
コミュニケーションのフックにできる

しかし、ただ日報を書くだけではこうした効果は得られません。
そこで本記事では、日報の目的がイマイチよく分かっていない社員に向けて、日報を書く目的や具体的に日報に書くべき項目をご紹介します。また、その際のポイントも併せて解説します。

本記事を読めば、日報の目的を明確にでき、積極的に日報作成ができるようになるので、ぜひ最後までご覧ください。

日報を書く5つの目的

ビジネスマンが日報を書く目的は、自分自身の業務内容や進捗状況を記録することなど、様々な理由があります。この章では、その中でも代表的な５つを解説します。

その日の業務の振り返り
タスクの進行確認業務
の中で得たノウハウのメモ
これまでの自分との比較
コミュニケーションのフックにする

その日の業務の振り返り

日報を書く目的の一つは、その日の業務を振り返ることです。
業務を振り返ることで、何がうまくいったのか、何がうまくいかなかったのかを備忘録として残しておくことができます。また、振り返りを通じて自己評価を行い、業務の課題や改善点を見つけることができます。これにより、次の日に同じ業務を行う際には、前日の反省点を踏まえた改善を行うことができ、自己成長や業務効率化につながります。

タスクの進行確認

日報には、過去に書いた日報を見返すことができるという利点があります。過去を振り返ることで、既に終わった業務、未着手の業務、優先してやるべき業務が整理されるため、タスク管理のツールとしても利用できます。
タスク管理で業務が整理されれば、進捗状況が遅れている場合には、早急に対処することができます。逆に、進捗状況が順調であれば、その日の成果を確認することも可能になるため、効率的に仕事に取り組めるようになります。

たとえば株式会社SheepDogが運営しているSTRATE（ストラテ）の調査によると、「日常的にはタスク管理をしていない」と回答した人が最も多く、全体の約35%を占めています。次いで、PCやスマホのメモ帳で行っている人が26%、タスク管理ツールで行っている人が22%、紙で行っている人が17%でした。

（出典：20代~50代正社員で日常的にタスク管理をしていないと回答した割合は全体の35%【タスク管理に関するアンケート】｜STRATE【ストラテ】）

これらの結果から、タスク管理を日常的に行っている人は少なく、改善の余地があることが分かります。また、調査に参加していない人も含めると、実際にはもっと多くの人がタスク管理をしていない可能性があることにも注意が必要です。日報はタスクの進行確認をすることができ、効率良く業務に取り組めるようになるため、多くの人が取り組むことが望まれます。

業務の中で得たノウハウのメモ

日報は、その日の業務で発見したノウハウや気付きをメモするという点でも大きな役割を果たします。
業務中には多くの情報が入り交じり、忘れてしまうことが多々あります。しかし日報に書き留めることで、自分の成長につながる知見を失うことなく、自己成長のために役立てることができます。

例えば、その日の業務でつまずいた場面と、その状況に対してどのように対処したかを日報にメモすることで、翌日以降に同じ場面に遭遇した際は素早く対処でき、作業効率が向上します。

これまでの自分との比較

日報は記録として残るため、過去の自分と比較することができます。
過去の日報と現在の日報を比べてみることで、「自分が達成したこと」、「改善したことや苦手だったこと」を確認できるだけでなく、少しずつ克服できていれば、それが記録として確認できるため、自分自身の成長を実感することにもつながります。

たとえば、効率が上がっていれば日報の効果が表れていることになり、逆に効率が下がっているならば、その原因を過去の日報から洗い出すことができるでしょう。過去の日報と比較することで、自分自身の業務に対する認識を深めることができるのです。

コミュニケーションのフックにする

日報はコミュニケーションのフックにもなります。
日報を共有することで、同僚や上司とのコミュニケーションのきっかけを作ることができます。また、自分が達成した成果や解決した課題を客観的に共有することで、周囲の人々に自分の存在感をアピールでき、仕事の効率化や信頼関係を築くことができます。これにより、自分自身の評価や信頼度も高めることが可能になります。

日報に書くべき3つの項目

この章では、日報に書くべき項目を３つに分けて詳しく解説します。

基本内容
業務内容や結果
所感

日報には、その日の業務内容や進捗状況、問題点や改善案などを記載することが求められます。しかし、日報を書く際には何を書けばよいのか迷ってしまうことがあるかもしれません。ここで、それぞれの内容について詳しく確認しましょう。

基本内容

日報には必ず書くべき基本内容があります。
具体的には、日報作成日、報告者名、部署名、プロジェクト名、作業内容などです。これらの項目は、管理者が業務状況を正確に把握し、適切な指示を出すために必要になります。また、報告の形式や送信先、添付ファイルの有無なども明記することで、誰が報告したのか、どのような業務内容なのかがすぐに分かり、上司や同僚がその基本的な内容を把握しやすくなります。

業務内容や結果

業務内容や結果として、日報の中心的な項目であり日々の業務やプロジェクトの進捗状況、成果、課題などについて報告することが求められます。

具体的にはどのような業務を行い、どのような結果を出したかを記述します。
たとえば、新規のクライアント獲得やプロジェクトの進捗状況などを報告します。このような情報は、上司やチームメンバーと共有することで、チーム全体の進捗状況を把握しやすくなり、結果的に業務の改善や問題解決につながります。

所感

所感は、自分自身がその日に感じたことや学んだことに、さらに自分の意見を記述して書く項目です。

たとえば、何か新しい知識やスキルを身につけた場合や、業務の中で感じた課題や改善点などを挙げることができます。また、達成感や課題を克服したときの自身の考えなども具体的に書くことができます。所感を書くことで、自己成長や業務改善のためのアイデアを得ることにつながるでしょう。

日報を書く際の5つのポイント

日報を書くためには、いくつかのポイントがあります。
この章では、そのポイントを4つに絞って解説します。

5W1Hを意識する
具体的な数値を記入する
なるべくシンプルに書く
感想で終わらせず所感を書く
チーム内で共有する

5W1Hを意識する

日報で業務内容を報告する際は、5W1Hを意識して書きましょう。
5W1Hとは、いつ(when)、どこで(where)、誰が(who)、何のために(why)、どのように(how)です。これらを意識することで読みやすい文章になり、自身の置かれている状況を的確に報告できます。とくに「何のために」を意識することはとても重要です。その日の業務がどのような目的で実行されたかチェックすることで、業務の方向性を見失わないですみます。

具体的な数値を記入する

日報には具体的な数値を記入するようにしましょう。
プロジェクトの進捗状況や売上高など、数字で表せる成果や実績を記載することで、報告内容が客観的になります。また、数値という事実を記入することで、日報に具体性が加わり、その日の進捗を振り返る際に読み手も書き手も把握しやすくなります。
これによって、自身の目標や業務内容を数値を通して認識でき、仕事への評価や改善点を見つけやすくなります。

また、具体的な日報の書き方のテンプレートについて詳しく書かれた記事を紹介します。ぜひ参考にしてみてください。

※関連記事

「【仕事で差がつく】状況に応じた日報の書き方と活用方法」

なるべくシンプルに書く

日報は、なるべくシンプルな文体で書くことが大切です。
一般的に日報は報告書ではなく、日々の業務を上司やチームメンバーに共有するためのものとなります。そのため、書き手以外の人が読みやすく理解しやすい文体にすることが望ましいです。
具体的には、冗長な文章や説明が必要ない情報は省略し、要点を端的にまとめると良いでしょう。

感想で終わらせず所感を書く

感想で終わらせず、所感を書くことも日報を書く際のポイントになります。
所感とは、その日の業務を通じて得た気づきや、今後の課題について自身の考えを加えて記載することを指します。ビジネスシーンなどで、日報に所感ではなく、ただ感じたことや気づいたことのみ記載してしまうと、単なる感想文のように見えてしまいます。日報は、客観的な事実と照らし合わせることで、適切な評価が得られるようになるのです。

チーム内で共有する

日報はただ書くだけでなく、チーム内で共有することがポイントとなります。
日報を共有することで、チームメンバーは互いの進捗状況や問題点を知ることができ、助け合いやサポートの機会が生まれます。また、プロジェクトの進捗状況や課題点が共有されることで、全体的な状況把握ができ、計画の見直しや改善点の発見につながります。
日報はチーム内で共有されることで、プロジェクトの成功に大きく貢献する重要なツールです。適切な書き方と共有の仕方を心がけ、チーム内で有効に活用するようにしましょう。

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