毎日書くものだからこそ、「日報は手間をかけずに短時間で書きたい！」と、思う方は多いでしょう。時間がかかり過ぎて、日報を書くことになかなかモチベーションが上がらない方もいますよね。
とはいえ、内容がおざなりでは日報の意味が無く、社内でのあなたの評価を下げてしまうことになるかもしれません。
そこで、このコラムでは「日報を短時間で書く」、「評価される日報を書く」、「モチベーションを維持する」ために必要なコツについてご紹介します。
日報を短時間で書くコツ
ここからは、日報を短時間で書くための4つのコツをご紹介します。
テンプレートを利用する
テンプレートを利用すれば、「何を書いていいか分からない」と悩む必要がなくなり、短時間で日報を書くことができます。
会社指定のテンプレートがない場合は、自分が書きやすそうだと思うテンプレートを利用しましょう。
以下の記事では無料でダウンロードできるテンプレートを紹介しています。ぜひご利用ください。
https://teams.qiita.com/boost-productivity/daily-report/qiita-team-template-nippo/
https://teams.qiita.com/boost-productivity/daily-report/excel-daily-report/
テンプレートを利用し続けていくと、自分にとって必要な項目が足りないと感じることがあるかもしれません。そんな、ときはテンプレートにこだわらず自分の使いやすいようにカスタマイズしていきましょう。
スキマ時間にネタを書き留めておく
業務中に手が空いた数分のスキマ時間に日報用のネタを書き留めておけば、短時間で日報が作成できます。
テンプレートを利用すれば、すでに書く項目は決まっているはずなので、「今日やったことはこれとこれとこれ」「今日の日報の‟所感“はこの事を書こう」など、項目別にメモに書き留めておきましょう。
箇条書きで書く
日報を箇条書きで書くのも、日報を効率的に書くための素晴らしいアイデアです。
文章表現や言い回しに悩むことがなく、時間が節約できます。箇条書きは、文章が簡潔になり、読み手にとって何が書いてあるかが一目で理解できる点でも優れています。
ただし、全てを箇条書きで書いてしまうと味気なくなってしまう恐れもあります。所感や悩んでいる事などはきちんと文章にするのがいいかも知れません。
見出しを書く
日報に見出しが必要な場合は、日報を書き始める前に見出しを書いて、日報の『大枠』を作ることも時間を節約するコツです。
新聞の大見出し・小見出し・本文のイメージで書いてみましょう。
例えば、大見出しで「今日の成果」小見出しで「3件新規契約が取れた」と
また、見出しを書く→本文を書くという順で行うことで、内容も重複せず、整理されたまとまりのある文章になります。
「評価される日報」を書くコツ
「上司や先輩が読む」ことを念頭に置いて書く
日報は『読み手に分かりやすく、正確に報告すること』が大切な＜ビジネス文書＞です。そのため、「自分が上司や先輩の立場だったら、この日報を読んで内容が理解できるだろうか？」と意識しながら日報を書くと良いでしょう。分かりやすく、正確に報告するために、「5W3H」に沿って日報を書くのをお勧めします。
※5W3H：When（いつ）・Where（どこで）・Who（誰が）・What（何を）・Why（なぜ）・How（どのように）・How many（どのくらい）・How much（いくら）
＜例＞
When（いつ）・・・本日11月25日（木）10時
Where（どこで）・・・取引先のA株式会社の
Who（誰が）・・・商品企画部内で
What（何を）・・・新商品Bの試食会を行った
Why（なぜ）・・・実際に食べていただき、率直な感想・意見を聞くため
How（どのように）・・・商品の1/4を提供
How many（どのくらい）・・・20食
How much（いくら）・・・無料
他人の日報と比較してみる
可能であれば、他人の日報を読んで参考にしてみるのも良いでしょう。他人の日報なら、客観的な視点で見ることができ、「こんな風に書くと伝わりやすいな」など、自分の日報に活かせることができるはずです。
モチベーションを維持するコツ
日報は「PDCAツール」だと意識する
日報は毎日書くものであり、かつ社内の文書なので、忙しい時は優先順位が下がってしまうことがあるかもしれません。「書かされている」「無駄」「面倒」など、ネガティブな感情を日報に持つようになってきたら、「日報は項目に沿って書くだけで、PDCAサイクルを回せる便利なツールである」ことを意識しましょう。
以下のような項目を設定すれば、自ずと日報を実践するだけでPDCAが回せるようになります。
・今日の目標・・・Plan（計画）
・業務内容・・・Do（実行）
・成果と反省点・・・Check（評価）
・改善点・・・Action（改善）
・明日の目標・・・Plan（計画）
日報を通して自分の業務への振り返りを行い、明日の業務に活かすことが成長への近道です。「PDCAを回すために日報を書いている」という気持ちで取り組めば、日報に対するモチベーションも維持できるでしょう。
日報は「フィードバックがもらえるコミュニケーションツール」だと意識する
日報に困りごとや学んだこと、気づきなどを記入すると、周りの人から適切なフィードバックがもらえるケースもあるはずです。自身のノウハウが深まるだけでなく、フィードバックのやり取りをきっかけに上司や先輩との関係もより良いものとなるでしょう。日報は「コミュニケーションツールである」ことを意識するのもモチベーション維持に役立ちます。
コミュニケーションを深めるためにも自分一人では解決できないことや、困ったことがあれば、日報上で相談してみましょう。自分には思いつかない考え方・アイデアが出てくるかもしれません。
まとめ
短時間で評価される日報を書くコツをご紹介しました。漠然と日報を書いているだけでは、なかなか効率化できず、業務に活かすことができません。テンプレートや書き方について、自分なりに工夫しながら日報を実践していきましょう。
日報作成に対するモチベーションが下がっているようなら、日報を「PDCAツール」「コミュニケーションツール」と捉えて、自身の業務に役立てていく意識を持ちましょう。このコラムでよいよい日報を書く手助けになれば嬉しく思います。