業務効率化を推進する日報のフォーマットとは

「日報を取り入れているけれども、あまり活用できていない」とお考えの方もいらっしゃると思います。日報を有効活用することは、業務を効率化するだけではなく、多彩な効果が期待できます。

そこで今回は、日報を定着させるために欠かせない、日報のフォーマットや活用方法をご紹介します。効果的な日報を制作するために、是非ご活用ください。

まずは「日報の意義」を共有しよう

日報を定着させるためには、フォーマットにすることに加えて、「日報の意義」をメンバーが理解している必要があります。日報は単にその日あったことを書く日記ではありません。業務内容を可視化し、業務効率化に使用することができます。

また、業績を評価するためにも使用することができる大切なツールです。日報を活用し、一日の振り返りを行うとともに、反省点や失敗に対する施策を記録し、次の活動に利用しましょう。以下に主な日報の意義をご紹介します。

▼業務内容の可視化

日報に時系列で業務を記入することで、どんな業務にどのくらい時間がかかっているのか、マネジメント層やチームメンバーが知ることができます。日報を書くことで、メンバーに対して業務を適正に割り振るだけではなく、得意・不得意を見極める時間や、業務にかかる時間の正確な見積もりが可能になります。

▼業務効率化

業務を可視化することで、無駄な作業を洗い出し、業務量によって計画の変更をすることや、過去の仕事の振り返りを行って次の仕事に活かすことが可能です。業務効率化を図る上でも、日報の活用は必要不可欠といえます。

▼評価

チームメンバーの評価を正確にするためには、業績だけではなくメンバーの業務内容を把握する必要があります。例えばチームで営業を行っている場合、バックオフィス業務は業績につながりませんが、重要な仕事といえますよね。日報をつけることで、それらの業務に対しても正確に評価をすることができるようになります。

日報をフォーマットにしながら育てていこう

フォーマットを活用することで、日報を書く時間を短縮することができます。日報を書くのに時間がかかってしまうと、日報の目的や意義を理解していても後回しにしてしまいがちです。

スキマ時間を使って日報を書けるように、必要な情報をフォーマットでまとめておきましょう。フォーマットを活用することで、記載する情報の抜け漏れを防ぐこともできます。

日報を効率的に記入するために項目をきちんと決めることが大切です。以下のような項目を盛り込んで、必要であれば別の項目を加えていくなど、日報のフォーマットを「育てていく」意識で活用していきましょう。

▼日時／記入者名

日時と記入者を記載します。

▼目標

今日の目標を記入します。

▼時系列で業務内容を書く

時系列で業務内容を書くことで、どんな業務にどのくらいの時間が掛かっているのか知ることができます。

9:00　アポイント取得3件
10:00　△△社山田様新規コンテンツ制作に関する打ち合わせ
→社内稟議のためにお見積書を提出（1/20必着）

▼所感

所感は事実を簡潔に記載するように心がけます。

課題
失敗をした時には、どんな改善策を行うかも控えておきましょう。
良かった点／悪かった点
1日の振り返りを行い、良かった点と悪かった点を記入します。

▼明日の予定や次にやること

明日の予定や次にやることを記入しておくことで、翌日出社した際にタスクの洗い出しをする必要がなくなります。

▼コメント欄

上司や先輩などのフィードバックを書く欄です。
日報をコミュニケーションツールとして活用できるよう、単にチェックの有無やサインを記すだけではなく、コメントを必ずつけるようにしましょう。

定着化につなげるための施策

意義の共有やフォーマット化に加えて、定着化を図るための施策も必要でしょう。参考までに施策の例をご紹介します。できるものから取り組んでみてください。

▼数値などを使って具体的に記載する

どんな変化があるのか、数値などを使って具体的に記載することで、分かりやすい日報を書くことができます。
「〇〇社××様　営業資料送付1/15対応予定」
など、具体的に記載しましょう。

▼上司や先輩が目を通してフィードバックをする

共感、ポジティブなフィードバックを行うことで、部下が自分のことをリーダーが評価してくれているという信頼感を持ち、モチベーションをあげることができます。また、質問を行い部下の気づきを促すことも大切なポイントです。やり方を教えるのではなく、「なぜ？」という問いを通して気づきを与えましょう。