毎日、当たり前のように作成する日報ですが、皆さんは日報の必要性を感じていますか？必要性を感じていなかったら、それは日報を効果的に使えていない証拠です。
この記事では、日報の必要性がいまひとつ理解できていない方に向けて、日報の必要性を理解してもらうと同時に、効果的に書くことで得られるメリットを紹介します。
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１．日報の必要性
日報を書くことに必要性を感じていないながらも、いやいや規則に従って日報を書いている人も少なくはないでしょう。そのような方々のために、まずは日報の必要性を確認してみましょう。
日報がないと困る場面
日報がないと困る場面として大きく2つ考えられます。
①過去の作業内容を確認したい時
仕事をしていて、ふと「あの作業いつやったっけ？」と感じた瞬間は、誰にでもあると思います。漠然と過去の作業内容は覚えているものですが、具体的な内容や日付などの詳細はすぐに忘れてしまうものです。タスクを自己管理する中でこのような場面に遭遇した時、日報のような記録がなければ作業内容を確認できなくなってしまいます。その結果、過去の作業内容について調べる時間が生じるため生産性が低下します。
②各メンバーのナレッジを共有したい時
日報がないと困る場面としてナレッジを共有したい時が考えられます。例えばメンバーAさんが普段Bさんがやっている業務をやらなければならない時、Bさんからノウハウを学びたいと思っているとしましょう。このような時にいちいちBさんに質問していては、AさんBさんともに作業効率が悪くなってしまいます。そこでこの問題を解決してくれるのが日報です。日報はメンバーが日々業務をこなす中で獲得してきたアイデアの宝庫なのです。日報にはその日の業務で得た「気づき」や「提案」がたくさん存在します。それらの情報を参照することでノウハウが学べます。
以上のような場面に遭遇した時に、日報の必要性を確認できるでしょう。日報が存在することは、チームの生産性向上に大きく貢献しているといえます。
2.日報のメリット
日報の必要性が確認できたところで、日報のメリットを簡単に以下まとめました。
〇作業管理がしやすくなる
過去の作業を参照することができるためタスク管理が容易になります。
〇ナレッジの共有
ナレッジを共有することができるので業務の継承がしやすくなります。
〇その日の作業内容を振り返るきっかけができる
日報を書くという行為は一日の終わりに行うため、書き起こすことでその日の業務内容が整理されます。
日報には大きなメリットのあることが分かっていただけたでしょうか。この大きなメリットを生み出すには、誰が読んでも読みやすい日報を書く必要があります。そこで、読みやすく手間のかからない日報の書き方についてご紹介します。
3．短時間でできる日報作成のコツ
日報を書く時に問題となることは、日報を作成するのに時間がかかりすぎてしまう点です。そこで短時間で内容のある日報が作成できるポイントを紹介します。
①テンプレートを使って様式を統一する
各メンバーが日報を独自のスタイルで書くと読み手が読むのに苦労してしまいます。テンプレートなどを用意し日報の様式を統一すれば読みやすくなり、書き手も手軽に書くことができます。
②サブタイトルを書く
サブタイトルを簡潔に書きましょう。分かりやすいサブタイトルをつけることで読み手はサブタイトルからある程度内容が把握できます。
③業務内容の記述（箇条書き）
業務内容を日報に書く時に、長い文章をだらだらと書いてしまうと読みづらく、重要なポイントを見逃してしまいます。そこで、業務内容を記述する時はまず箇条書きにしましょう。業務内容を箇条書きで簡潔に書いた後で、詳しい説明を書くのをお勧めします良。
④リンクを張る
引用元などは必ずリンクを張りましょう。情報源がどこから来ているかたどることができないと情報の信憑性が怪しまれます。
⑤チームで共有すべき事の記述欄を設ける
いくら読みやすい日報を書いても、メンバーが全員の日報を全て読む時間がないことは往々にしてあります。そこで、メンバーに特に共有したい内容を記述する欄を設けましょう。例えば業務の中で新たに発見した課題解決法やノウハウがあります。読み手のメンバーは最低限この「共有欄」には目を通すようにしましょう。
以上の書き方のポイントを押さえて日報を作成することができれば、書きやすく、読みやすい日報が完成します。この書きやすく、読みやすい日報は共有することを目的にしたものです。次に日報を共有することで得られる効果を簡潔にまとめました。
4．日報を共有することで得られる効果
①メンバーのタスク管理が容易になる
メンバーがその日、何をやったかいつでも確認することができるため、タスク管理が容易になりチーム全体の進ちょくも把握しやすくなります。
②ノウハウの伝達、共有
ノウハウをいちいち直接本人に聞きにいかなくても、日報からノウハウを習得することができ、生産性向上につながります。また、日報にノウハウが記述されていれば、ノウハウを教える側も新人が増えるたびに一から教える必要がなくなり、手間が省けます。
まとめ
日々の業務の中で何気なく書いている日報は、実は大きな必要性を持つものです。日報が威力を発揮するためには日報を共有することが大切であり、共有しやすくするためには読みやすい日報を書くように心がけましょう。チームの生産性向上に日報を活用できるチームをつくりましょう！
