日報は仕事を客観的に振り返り、課題発見や業務改善につなげる重要なツールです。しかしながら作成するのに時間がかかってしまい、毎回悩む新入社員の方も多いのではないでしょうか。
実は日報はポイントを抑えれば書く時間を短くできます。そこで今回は日報作成における重要な3つのポイントを紹介します。日報にかける時間を効率化して、仕事の生産性を向上させましょう。
日報の作成に時間がかかるのはなぜ？
そもそもなぜ日報の作成に時間がかかってしまうのでしょうか。例えば以下のような要因は考えられませんか？これらを参考にまずは原因を突き止めましょう。
要因①1日の終わりに一気に書くため
日報を終業時間ギリギリに書いていませんか。朝から仕事を開始し、課せられたタスクもようやく終え、その日の疲れがピークに達している終業間際。そのタイミングで1日の業務を振り返りながら書くのは、体力的にも精神的にもツライでしょう。
終業間際に一気に書き上げるやり方は、効率的に思えますが、意外にも時間がかかってしまうのです。また終業間際というタイミングは気持ちが早まってしまい、内容が雑になって書き漏らしが多くなることもあります。
要因②事細かに長文で書くため
出勤から退勤までを振り返りながら、事細かに長文で書くことも時間がかかる一因です。
「午前10時はクライアントと打ち合わせをして、その後はメール対応をして…」と、時系列でそのまま日報に書いていくと、時間がかかるだけでなく、要点がなくて読みづらい日報になってしまいます。
要因③何をどう書けばいいのか分からないため
そもそも日報を書くにあたり、何をどう書けば良いのかわからない方もいらっしゃるかもしれません。
「毎日同じような作業で特筆すべきことがない」、「先輩に書き方を教わったことがない」といった状況では、書く必要があること・不必要なことの判断がつかず、必要以上に時間がかかってしまうこともあるでしょう。
「時間をかけずに日報を書く」3つのポイント
ポイント1：テンプレートを利用する
まず、日報のテンプレートを用意しましょう。記入項目が決まっていれば、毎日、何を書くか悩む必要はなくなりますし、見る側も評価しやすくなります。
記入項目には、作業内容だけでなく、所感（気づき）の項目も設けましょう。業務にあたり気づいたノウハウ、作業で感じた疑問、上司への提案など、気づきを意識することで、業務への能動性が高まり、自身のスキルアップにも役立ちます。
職場によって日報で必要となる項目はさまざまですが、以下のような項目を参考にテンプレートを用意してみてください。
テンプレート
【本日取り組んだ内容】
【連絡事項】
【所感】
【明日の予定】
また以下の記事でいくつかテンプレートをご紹介していますので、ご一読ください。
ポイント2：箇条書きでまとめる
また日報を書く際は、基本的に箇条書きでまとめましょう。ポイントを抑えて書けば、それだけで時間が短縮できますし、前述のテンプレートと同様、見る側が評価しやすくなります。
箇条書きのポイントは「どんな内容を」、「どのくらいの時間で」、「どのくらいの進ちょくがあったか」という3つを記述することです。
「どのくらいの時間で」、「どのくらいの進ちょくがあったか」については、数字を用いて客観的に取り組みが評価されるように意識しましょう。
例）
【本日取り組んだ内容】
●10:00~12:00 〇〇様と打ち合わせ@株式会社〇〇
●13:00~14:00 ディレクターミーティング
●15:00~17:00 システム開発「進ちょく率30%」
ポイント3：1日の業務の中に日報作成を取り込む
日報を業務終了前に一気に書く人は多いかもしれません。しかし、それでは効率が上がらないことを認識して、日報作成に取り組む行動を変えましょう。お勧めは１日の業務の中に日報を書く作業を取り入れてしまうことです。例えば朝、突発的な業務ごとがあったとき、業務終了前などです。
日報を書くタイミング①：朝
まずは始業直後に日報を書きましょう。メールチェックをする前に、昨日の日報の「明日の予定」に書いたタスクのリストを「本日取り組んだ内容」に貼り付けるのです。 これで本日分のタスクのリストが完成します。
日報を書くタイミング②：突発的な業務ごとがあったとき
朝に書いたタスクのリストだけでなく、突発的な業務が発生することもあるでしょう。その際は対応が終わるごとに、「本日取り組んだ内容」に業務を追加しましょう。その都度、書き足していくことで、業務終了前に「本日取り組んだ内容」はできあがっています。
日報を書くタイミング③：業務終了前
一番書く量が多い作業内容の項目は書き終えました。あとは業務終了前に「連絡事項」「所感」「明日の予定」を書くのみです。最後に誤字脱字がないかチェックして、日報を提出しましょう。
なお「所感」については、気づきや疑問、提案などが業務ごとに事細かにあるようであれば、業務が終わるごとに都度書き足していく方法もあります。
まとめ
日報を短時間で書くポイントを3つ紹介しました。面倒に感じる日報かもしれませんが、自分の仕事を客観的に可視化できる有益なツールです。うまく利用すれば業務の効率化、成績アップにつなげられます。
また上司にとっては、部下の管理・育成にも重要なツール。テンプレートを用いて分かりやすく書くことで、的確なフィードバックがもらいやすくなります。
日報にかける時間を短くして、上司とのコミュニケーションを円滑にし、生産性を向上させましょう。
