業務日報を【会社のお宝】に。職種別の日報テンプレート4選

働き方改革が進む今、仕事の生産性を上げるには「情報共有の活性化」が非常に重要です。社員一人ひとりが現場で得た知識やノウハウは、まさに「会社の宝」。これを正しく共有することで、知識の属人化を防ぎ、会社全体の財産となります。

つまり、日々の気づきが詰まった「業務日報」は、まさにお宝の山と言えるでしょう。しかし、日報を単なる記録ではなく、このお宝の山にするには、書き方に工夫が必要です。

まず大切なのは、「テンプレート（ひな形）」を使うこと。自由な形式で書くと内容にばらつきが出て、必要な情報が漏れてしまう可能性があるからです。

さらに、情報共有ツールを使って日報を共有すると、「会社の宝」の質は飛躍的に向上します。なぜなら、コメント機能などを活用することで、メールのやり取りを減らし、チーム内、部門内、さらには部門間のコミュニケーションが活性化するからです。

業務日報を「会社の宝」に変え、生産性向上につなげるために、職種別のテンプレートをご用意しました。ぜひ一度使ってみてください。

開発担当用テンプレート

企画されたものを、実際の形にしていく開発担当。
開発担当は単独作業が多く、知識のレベルも人によって異なるため、情報が共有されにくい場合があります。しかし、同じ開発環境で作業を行っていると、開発における悩みが似通ってくるのも事実。

そのため「このような事象が起こった時、●●というコマンドを使えば実行できる」、「知っておくと便利なコマンドラインオプション」のような専門性の高い情報を共有することが、開発部全体の底上げにつながります。

なお、日報に【困っていること】の欄を追加することで、場合によっては有識者が解決策を教えてくれる可能性もあります。自分の悩みを公開したくない人は記入しなくても問題ありませんが、仕事の生産性に関わってくるので、記入をおすすめします。

基本フォーマット

【本日の目標】
本日の目標は、特定のタスクやプロジェクトにおいて達成したい具体的な成果を明確にするための項目です。これにより、日々の作業に対する集中力が高まり、効率的に進めることができます。目標は具体的かつ測定可能なものであることが理想です。

【取り組んだ内容】
この項目では、今日取り組んだ作業内容、進捗状況を記録します。これにより、どの程度作業が進んだか、何が順調にいったか、何に時間がかかったかを把握することができます。

【振り返り】
この項目では、今日の開発作業を通じて得た気づきや新たな知識、また行き詰まったことや抱えている悩みを振り返ります。これにより、今後の改善点を見つけたり、次回の作業に活かすことができます。

【明日の予定】
明日の予定は、次の日に取り組むタスクや目標を事前に計画するための項目です。これにより、翌日の作業をスムーズに開始でき、効率的に時間を使うことができます。また、事前に計画を立てることで、優先順位を明確にし、重要なタスクを見逃すことなく進めることができます。

例文

エクセル用フォーマット

プロジェクトの進捗状況や課題を一目で把握できる開発職向けの日報テンプレートです。日々の作業内容を詳細に記録し、チームのコミュニケーションを円滑にします。

営業担当用テンプレート

会社とクライアントをつなぐ営業担当。もし情報が共有されず、クライアントの声が営業で止まっていたとしたら、それは企業としてはビジネスチャンスの損失です。

そのため、営業担当用の日報では、「こういう部分を変えて欲しい」、「こういう商品を作って欲しい」などといったクライアントの『生の声』を共有することが大切です。それがどんなに些細なことだとしても、クライアントの声を届けることで、部門を超えた全社的改善が可能になるからです。

また、部内に向けて「このようなアプローチをすることで契約が取れた」、「こういう書類を作っていったらお客様が喜んでくれた」といった営業事例を共有することで、営業部全体の底上げを図ることも大切です。

基本フォーマット

【営業目標】
特定の期間内（例えば月間または週間）に達成すべき具体的な成果や数値を指します。具体的には、売上目標や新規顧客の獲得数、契約更新の数などが含まれます。

【活動内容】
活動内容は、実際に行う作業やその進捗を詳細に記録する部分です。具体的には、一日の中でどのような作業を行ったか、どのくらいの時間をそれぞれの作業に費やしたか、そして作業がどの程度進んでいるか（進捗率）を記載します。クライアントの『生の声』があれば備考などで共有するのもお勧めします。

【明日の予定】
明日の予定は、今日の進捗状況を基にして、次の日に取るべき行動を事前に計画することを指します。今日の作業結果を振り返り、まだ完了していないタスクや必要な追加作業を洗い出します。

【明日の目標】
今日の進捗と現在の状況を基にして、翌日に達成すべき具体的な目標を設定することです。これには、特定のタスクの完了や、目標に向けた重要なステップの達成などが含まれます。

例文

エクセル用フォーマット

営業活動の進捗管理や顧客情報の整理に最適な日報テンプレートです。効率的に業務を進めるためのツールとしてお役立てください。

総務担当用テンプレート

会社全体に関する事務作業や福利厚生などを担う総務担当。業務内容が多岐にわたることから、業務の効率化が求められる部門です。

そのため、「このような方法で事務作業がスピードアップした」といった知識・ノウハウは、生産性という観点から重要な役割を果たします。また、生産性を大きく上げたいのであれば、他部門にも業務日報を公開してみましょう。そうすれば「こういう事務作業は、マクロの組み方次第で自動化できるのでは？」のようなアドバイスをもらえるかもしれません。

基本フォーマット

【本日の目標】
本日の目標は、特定のタスクやプロジェクトにおいて達成したい具体的な成果を明確にするための項目です。これにより、日々の作業に対する集中力が高まり、効率的に進めることができます。目標は具体的かつ測定可能なものであることが理想です。

【取り組んだ内容】
この項目では、今日取り組んだ作業内容、作業時間を記録します。これにより、どの程度作業が進んだか、何が順調にいったか、何に時間がかかったかを把握することができます。

【振り返り】
この項目では、今日の開発作業を通じて得た気づきや新たな知識、また行き詰まったことや抱えている悩みを振り返ります。これにより、今後の改善点を見つけたり、次回の作業に活かすことができます。

【明日の予定】
明日の予定は、次の日に取り組むタスクや目標を事前に計画するための項目です。これにより、翌日の作業をスムーズに開始でき、効率的に時間を使うことができます。また、事前に計画を立てることで、優先順位を明確にし、重要なタスクを見逃すことなく進めることができます。

基本的には開発用のテンプレートと大きく変更点はありません。主な差分に関しましては、進捗が作業時間へと変更されています。

例文

エクセル用フォーマット

社内業務の管理に便利な総務職向けの日報テンプレートです。効率的な業務運営をサポートします。

新入社員用テンプレート

入社したばかりの新入社員。新入社員にとって、業務日報は『上司や先輩とのコミュニケーションの場』であり、部門を超えて自分を覚えてもらえるチャンスの場でもあります。

また、学習した内容を振り返ることで知識の定着化が図られ、かつ、ビジネスマナーが身につけられる点からも、新入社員にとって業務日報は欠かせません。

なお、新入社員用テンプレートでは【上司コメント】などのFB欄を必ず設け、適切なフィードバックを行うことで、少しでも早く即戦力となってもらいましょう。

基本フォーマット

【業務内容】
本日担当した具体的な業務やタスクを詳細に記録していただきます。どのような作業を行ったのか、どのプロジェクトに関わったのかを明確にすることで、日々の業務の流れを理解しやすくなります。

【成果】
本日の業務を通じて得られた具体的な結果や成功した点を記入していただきます。この項目に記録することで、自分がどのように組織に貢献できたのかを把握し、自己評価を行う手助けとなります。

【反省点・課題】
業務を通じて気づいた改善が必要な点や、今後の課題となることを記録していただきます。この項目を通じて、業務の中で直面した困難や課題を振り返り、次回以降の業務でどのように改善できるかを考える機会としましょう。

【明日の予定】
翌日に取り組むべきタスクや目標を事前に計画していただきます。この項目を活用することで、翌日の業務をスムーズに開始し、効率的に進めるための準備が整います。

【上司コメント】
上司が日報に対してコメントを記入する欄です。この項目には、新入社員に対するフィードバックやアドバイス、指導内容が記載されます。上司からの期待や改善点を理解することで、今後の業務に反映させ、自己改善の機会としてください。

例文

エクセル用フォーマット

新しい環境に早く慣れるためのサポートツールとして、新入社員向けの日報テンプレートをご用意しました。学んだことや気づきをしっかり記録し、成長を実感しましょう。

おすすめ日報ツール

新入社員向けの日報フォーマットにおいて、上司との双方向のコミュニケーションが求められる場合、紙やエクセルを用いた方法では確認作業に多大な時間と手間がかかることがあります。

このプロセスの効率性を向上させるために、Web上で簡単にアクセスできる日報ツールの導入を検討することをお勧めします。
このようなツールを利用することで、リアルタイムでの確認やフィードバックが可能になり、コミュニケーションの迅速化が図れます。さらに、デジタル化された記録により、情報の整理や検索が容易になり、長期的な業務改善にも寄与する可能性があります。したがって、Webベースの日報ツールを活用することは、業務効率化の有効な手段となり得るでしょう。

おわりに

いかがでしたか？ 業務日報を会社のお宝とするべく、社内コミュニケーションの課題としてよく挙げられる『部門間コミュニケーションの難しさ』を少しでも解決することを意識したテンプレートをご紹介しました。

業種が異なるからこそ、思っても見なかった貴重な意見がもらえることもあります。身近な社員の知恵だけでなく、会社全体の知恵を活用するためにも、ぜひ、今日から「価値ある日報作り」を実践してみましょう。

下記フォームにご記入ください。（約30秒）

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