日報は無駄だと言われる3つの理由！無駄にしないポイントも解説

「日報を書く意味を理解して、業務に活かしたい」
「無駄にならない日報を書いて上司にアピールしたい」
しかし、その日報を毎日書くことは手間もかかり、業務の成果に直接、結びつくこともないため、「日報は無駄な作業」と感じている方もいるのではないでしょうか？

日報を書く際には、目的を意識して取り組むか、それともやる気がなくて書きたくないと感じながら書くかによって、効果に大きな違いが生じます。
一般的に日報は自分の行動と成果を記録することで、普段どのような業務をやっているのか振り返ることに使われます。また、上司や同僚とのコミュニケーションの機会を創出することもでき、業務の進捗状況や問題点、改善案を共有するために有効とされています。

本記事では、日報は無駄なのではないか？と思っている新入社員に向けて、日報が無駄だと思われる理由や、そうではないという理由について解説します。また、日報を無駄にしないためのポイントも併せてご紹介します。

本記事を読めば、「日報は無駄ではない」ということを理解して有効な日報を制作できるようになるため、ぜひ最後までご覧ください。

日報が無駄だと言われる3つの理由

日報には無駄な要素だと思われる面がいくつか挙げられます。
この章では、日報が無駄だとされる理由を３つご紹介します。

毎日目的が分からない
情報として活用するという意識がない
情報として活用できる環境が整っていない

これから日報を導入しようと考えている場合には、これらの点も詳しく理解しておきましょう。

毎日日報を書く目的が分からない

日報が無駄だと思われる理由の一つに、毎日日報を書く目的がわからない点があげられます。
日報を書く目的が明確でない場合、日々の報告書を作成することが単なるルーティンワークになってしまいます。

例えば株式会社チームスピリットの調査によると、「普段の仕事で無駄だと感じる作業は何か」（図2）という問に対し、日報を含む労務管理の作業を「無駄だと思う」66％と発表しています。

（出典：日報を含む労務管理の作業、「無駄だと思う」が66％に［チームスピリット調査］｜SalesZine ニュース）

このデータから分かる通り、とくに業務報告書/日報週報作成が従業員のなかで無駄だと思われやすい業務であるといえます。

しかし日報は、記入欄を埋めることを目的とするのでなく、何のために日報を書くのか、その目的を明確にすることで業務の生産性の向上、残業削減につながります。
とくに日報の目的は大きくわけて下記３つの点があることを念頭におきましょう。

①上司や先輩への業務報告
②自身の業務の振り返り
③自身の業務の社内共有

①は義務、②は自身の成長、③はメンバーとのスムーズな協業に貢献します。
これらの目的を理解し、無駄な作業にならないよう注意しましょう。

情報として活用するという意識がない

日報が提出された後に情報として活用するという意識がない場合、せっかく作成した日報が無駄になってしまう可能性があります。
日報は、プロジェクトや業務の進捗状況、課題や改善点を把握し、次のステップに活かすために活用されるべきものです。
上司や関係者に共有されなかったり、ただ書類として保管されてしまっては情報を活かすことができなくなります。

また、【日報＝個人の記録】というイメージが強いかもしれませんが、日報は個人の経験やノウハウが詰まった「会社の宝」になり得ます。
日報を情報として適切に活用できれば、自分だけでなく他の人にも役立つ情報の提供が可能になります。
たとえば、通常なにかトラブルが起こると、原因究明など解決に時間を要してしまいます。
しかし、過去の日報に似たトラブルの対応事例が報告されていれば、その事例を参考に、スムーズに解決できるでしょう。

情報として活用できる環境が整っていない

日報が無駄だと言われる理由には、情報として活用できる環境が整っていないことも挙げられます。

たとえば、日報を書いてもそれを読んでいる人がいなければ、その情報は意味をもちません。また、日報を集計・分析する体制が整っていない場合にも、後で参照することができず、無駄となってしまいます。
さらに、日報を書くことだけにこだわり、記録する内容が表面的なルーティンワークになっている際も本来の目的を果たせなくなってしまうことがあります。
日報を有効に活用するためには、情報を共有する文化が浸透し、日報を書くことが有益であるという認識が徹底される必要があります。

日報は無駄な作業ではない！4つのメリット

日報はビジネスマンにとって無駄な作業ではありません。むしろ、日報には多くのメリットがあります。
この章では日報を書くメリットを以下４つに絞って解説します。

メンバー内の進捗確認ができる
コミュニケーションが促進できる
毎日の振り返りのために重要
ナレッジの蓄積になる

メンバー内の進捗確認ができる

日報を書くことで、メンバーの進捗状況を把握することができます。
とくに、複数人でプロジェクトを進めている場合には、お互いの進捗状況を共有することが重要になります。日報を書くことで、各メンバーがどのような作業に取り組み、どの程度進んでいるか進捗状況を把握できます。また、チーム全体の進捗状況が分かることで、必要に応じてタスクの再分配やスケジュールの調整を行うことも可能となります。
メンバー内の進捗確認ができるという点から、日報を書くことは重要といえるのです。

コミュニケーションが促進できる

日報は、メンバー同士のコミュニケーションを促進することができます。
日報には、その日の作業内容や課題、気づいたことなどを書き込むため、普段関わりの薄い他のメンバーとも日報を通じて情報共有が可能となります。また、問題が発生したり、困っていることを日報に書き出せば、日報を読んでいる他のメンバーからのフィードバックやアドバイスをもらうこともできます。

毎日の振り返りのために重要

日報を書くことは、自己評価や反省のためにも非常に重要な役割を果たします。
毎日書くことで、自分が一日に何を達成したか、どのような課題に直面したか、どのような解決策を見つけたかを振り返ることができます。
これにより、自身の反省すべき点や今後の改善点を把握することができます。

例えば、株式会社オージャストの調査によると、目標達成社員の82.1%が「入社から現在までに初心を振り返るきっかけがあった」と回答しており、未達成社員より19.6ポイント高い結果と発表しています。

（出典：【行き詰まった時こそ、初心を振り返る！】事業部の目標を達成した社員の82.1%が「初心の振り返り」を実施：PR TIMES）

日報を書くことは目標達成・未達成、また目標がわからなくなったときやモチベーションが維持できなくなった際にも初心を思い出しやすくなります。

ナレッジの蓄積になる

日報は、ナレッジの蓄積になるメリットがあります。
日報に自分が行った業務や、課題に直面した場合の解決策を書き込めば、自分自身が得た知識や経験を別のプロジェクトや業務に活かすことができます。
さらに、日報をアーカイブ化することで、企業内での知識の共有や新しいメンバーの教育に役立ちます。
過去に解決した問題や、得た知識を参照することで、今後の業務において同じ課題に直面した際にもスムーズに対処することができます。

日報を無駄にしないための3つのポイント

ここからは、日報を無駄にしないための3つのポイントを詳しく説明します。
自分の成長や評価のためにも、以下のポイントを押さえて意味のある日報を作成しましょう。

日報の目的を明確にする

日報を書く前に、まず目的を明確にすることがポイントです。
どのような業務でもそうですが、「目的」を意識して取り組むかどうかで、結果は大きく変わってきます。まずは、自分がどのような目的で日報を書いているのかを明確にしましょう。

例えば、日報を書く目的は、次のようなものが考えられます。

業務の進捗状況を上司やチームメンバーに報告すること
業務で発生した問題・課題を整理し、解決策を提案すること
自分自身の業務の振り返りを行い、改善点を把握すること

などです。

日報を書く際は、自分が何を伝えたいのか、どのような目的を持っているのかを理解して書き始めるためにも、日報の目的を明確にすることから始めましょう。

日報の形式に縛られすぎない

日報は、形式に縛られる必要はありません。
あまりにも形式に縛られすぎると、空白を埋めることが目的になってしまってしまい、自分の意見や思考を書き込む余地がなくなる可能性があります。
日報を書く際には、ある程度決められたフォーマットやテンプレートを用いることで、書きやすくなることがあります。
テンプレートを利用すれば、情報の統一化・日報作成時間の短縮などができます。必要な情報をしっかりと書き出すことを優先し、形式に縛られない端的に理解できる日報を作成することがポイントです。

日報の情報を活用する環境を作る

日報を無駄にしないためにも、日報の情報を活用する環境を作りを整備しましょう。とくに日報を有効活用するには、Qiita Team のようなクラウド型の情報共有サービスが便利です。
クラウド型の情報共有サービスを使えば、社員一人一人の知見が詰まった「情報のデータベース」として日報を活用できます。また、キーワード検索やタグ検索ができるため、いつでもどこでも求めている情報にアクセスできるのもメリットです。
クラウド型の情報共有サービスによってオープンな環境が構築できれば、閲覧者が増え、日報を起点とした情報のやり取りが活発になり、日報を書くモチベーションアップにもつながるでしょう。