日報を管理するのは意外と手間がかかりますよね。例えばメールやWord、Excelでは、日報を管理する際、複数のファイルをフォルダに分けて管理する必要があります。さらに複数人で日報を共有するためには、新しくファイルを共有するためにOneDriveのようなクラウド上に保存スペースを用意する場合もあります。
つまりメールやWord、Excelを日報として利用・管理するためにはさまざまなツールを駆使しなければならないため、手間がかかるのです。また手書き日報では、非常に多くの紙をまとめて管理しなければならならず、置き場所となるスペースの問題や紛失・破損のデメリットがあります。
このような悩みを解決する方法の一つとして日報管理システムの導入があります。 この記事では日報をうまく活用できていない方々に向けて、日報管理システムの特長とそのメリットを解説していきます。
おすすめの情報共有ツール「Qiita Team」
Qiita Team（キータチーム） は、誰でも「かんたん」に読みやすい記事が書ける、社内向け情報共有サービス。チームのコミュニケーションを活性化し、ともに成長し合える場をご提供します。登録実績6,278社！！
日報管理システムのメリット
日報管理システムとは日報管理のツールをインストールし、紙を使うことなく日報を管理する方法です。このデジタルな日報管理システムのメリットは「日報の管理が楽になる」という点につきます。具体的には1.検索がしやすい、2.共有がしやすい、3.いつでもどこでも作成できる、という点が挙げられます。
①検索がしやすい
日報管理システムで楽にできることのひとつに、内容の検索が素早くできるメリットが存在します。例えば、新しい業務内容に取り組む際、過去に誰がどう対処したか参考にしたい場合にキーワードで過去の日報を検索することが可能です。
②共有がしやすい
日報管理システムで日報を一元的に管理することで、他メンバーの日報が見たいときに、いつでもどこでも誰でも閲覧ができます。また誰に見せて、誰に見せないかといった閲覧権限の設定も可能です。メールやWord、Excelでは、閲覧権限の設定が難しく、日報の保存場所に保存を忘れてしまうと、閲覧することができません。
③いつでもどこでも作成できる
インターネット環境につながったパソコンやスマートフォンがあればいつでもどこでも日報を作成したり、読んだりするのも日報管理システムのメリットです。手書きの日報では作成できる場所や時間が限定的になるため、自分が書きたい時に書くことができませんが、日報管理システムを使えばこのデメリットを解消することができます。
日報管理システムとはどんなもの？
①クラウド上で管理するもの
日報管理システムはクラウド上で管理するため、インターネットさえつながっていればメンバー誰でもアクセスすることができます。パソコンだけでなくスマートフォンからでも操作できるシステムもあります。
②無料タイプと有料タイプが存在する
日報管理システムにはさまざまなタイプが存在します。無料タイプと有料タイプには、それぞれ以下のようなメリットとデメリットがあります。
無料タイプのメリット&デメリット
無料タイプの日報管理システムのメリットは、コストがかからず気軽に試せるので、長期間に渡ってじっくり自社に合うツールを見つけることができる点です。デメリットとしては、人数制限や欲しい機能が十分に用意されていない、保守・運用を自社で行う必要があるなど、企業の規模やニーズによっては利用にあたり自社のリソースを割く必要があります。
有料タイプのメリット&デメリット
有料タイプのメリットは、無料タイプに比べてスタートアップからエンタープライズまで規模の大小にかかわらず使用することができる点、専用に開発された豊富な機能を思う存分使うことができる点、保守・運用に自社でリソースを割く必要がない点にあります。 最大のデメリットはコストでしょう。費用対効果を考えて本当に自社に必要か考える必要があります。ただし多くの有料タイプの日報管理システムは、無料トライアルが設定されていますので、気軽に使ってみるといいでしょう。
③コミュニケーッションを促す「コメント」や「いいね」機能がある
日報管理システムには、書いた日報にフィードバックをする「コメント」や「いいね」などの機能が設けてあるものもあります。これらの機能によって、共有した日報の内容をきっかけにチームのコミュニケーションを高めることができます。
日報管理システムを活用する上でのポイント
日報管理システムのメリットを確認したところで、日報管理システムに焦点を当ててどのように日報を作成すべきか検討してみましょう。
読みやすさを意識した構成で書く
読みやすさを追求するために、日報の構成を意識し、統一するとより効率的に日報が共有できるでしょう。日報の構成を意識し、全体で統一するために日報の記入項目についてテンプレートの活用を意識することを提案します。
テンプレートの有効利用
テンプレートを活用することで日報の記入項目が統一的になります。その結果、読み手が読みやすくなると同時に、書き手もあらかじめ書くべき項目が決まっているため素早く日報を作成することができます。読み手、書き手ともにメリットが存在するので業務の生産性が向上します。 以下の記事でいくつかテンプレートをご紹介していますので、ご一読ください。
無料で簡単。おすすめのエクセル日報テンプレート5選
業務日報を“会社のお宝”に。職種別の日報テンプレート4選
導入するだけでなく、浸透させていくことが大切
日報管理システムはチームに導入した後、チーム内で浸透させていくことが重要です。メンバーが日報管理システムの機能、使い方を十分に理解し、活用しなければ大きな効果は生まれません。
チームに日報管理システムを浸透させるためには、各人が積極的に投稿するよう声掛けなどを実践していきましょう。積極的に投稿する文化ができれば、日報管理システムは、チームになくてはならないツールとなることでしょう。
まとめ
メールやWord、Excelあるいは手書きではない、日報管理システムを利用することで、さまざまなメリットが得られます。日報管理システムには有料タイプと無料タイプが存在するため、用途に合ったものを選択することをお勧めします。
また、日報を作成する上では、テンプレートを活用することで日報の読みやすさ、質を上げることができます。気軽に投稿できる社内文化を浸透させていくことで日報管理システムの効果が最大限に発揮できるでしょう。 ぜひ皆さんもデジタルな日報管理システムを導入してチームの生産性向上を目指してみてはいかがでしょうか。