作成も運用も楽になる！クラウド日報のメリットを理解しよう

新人育成やメンバーの業務進捗管理に不可欠な日報。最近では、クラウド日報を導入する企業が増えています。この記事をお読みの方の中にも、クラウド日報の導入を検討している方がいらっしゃるかもしれません。

そこで、本記事では、クラウド日報の導入を検討されている方に向けて、以下の内容をご紹介します。

日報をクラウド化するメリット

みなさまの会社では、どんなアプリを使って日報を作成されていますか？「Word」「Excel」「メール」といった日常業務で使い慣れているアプリを利用されている会社が多いのではないでしょうか。そこでそういったアプリと比べて、クラウド日報が優れている点についてご紹介します。

クラウド日報の便利な機能

クラウド日報は、単なる業務報告の場を超え、日々の業務効率化やチームコミュニケーションの活性化に貢献する様々な便利機能を搭載しています。ここでは、特に導入メリットの大きい機能をご紹介します。

他サービスとの連携機能

クラウド日報の「他サービスとの連携機能」を活用すれば、業務の効率化が実現できます。

連携できるサービスはクラウド日報それぞれで異なりますが、一例を挙げるなら、iPhoneの標準カレンダーやGoogleカレンダー、コミュニケーションツール「Slack」や「ChatWork」などとの連携があります。こういった他サービスとの連携によって、日報作成にとどまらない業務効率化にも繋がることでしょう。

リアクション機能

クラウド日報には、「いいね」「スタンプ」「コメント」のようなリアクション機能がついています。これらの機能を使えば、ワンクリックで「日報を見た」ことや「日報の評価」が表明できたり、SNS感覚でコメントを残せます。

ファイル添付機能

クラウド日報は、日報・コメント内にファイルを添付できるので、「情報共有」の場としても活用することができます。これまでは、新人に共有したい書類・情報をメールで送っていた方が多いかもしれません。ですが、クラウド日報のファイル添付機能を使えば、その手間が省け、かつ、社内全体に情報展開ができるようになります。

アプリ機能

サービスによっては、アプリを提供しているものもあります。スマートフォンやタッブレットの利用機会が多ければ、アプリによる日報作成で時間短縮につながります。またアプリのバッジ機能を利用すれば、リアルタイムで日報の更新情報が分かるため、作成された日報に対して迅速に対応ができます。

日報をクラウド化するための3ステップ

クラウド日報導入を成功させる！3つのステップ

クラウド日報の導入は、業務効率化と情報共有の促進に繋がる重要なステップです。しかし、数多くのサービスが存在する中で、自社に最適なものを選ぶには慎重な検討が必要です。ここでは、クラウド日報の導入をスムーズに進めるための3つのステップをご紹介します。

必要な機能を洗い出す

各社から様々なクラウド日報サービスが提供されており、日報に特化したものから、日報に加えて他の機能を持つものまであります。自社に最適なサービスを選ぶためには、まず自社に必要な機能を明確にすることが重要です。

例えば、「ITに不慣れな社員も使いやすい操作画面が良いか」「スマートフォンでの利用が必須か」「議事録などの文書作成機能も欲しいか」「チャットやコメントで日報にフィードバックしたいか」など、会社によって求める要件は様々です。

自社の利用シーンを具体的に想定し、どこまでの機能が必須なのか、不要な機能はないかなどを洗い出し、優先順位を明確にした上で検討を進めましょう。

サービスを比較する

必要な機能をリストアップしたら、次は各サービスを比較検討しましょう。一般的に、機能が豊富であったり、サポート体制が充実しているサービスほど費用は高くなる傾向があります。そのため、機能と費用のバランスが取れたサービスを選ぶことが重要です。

また、サービスによっては、最低利用期間や最低利用人数などの条件が設定されている場合があるので、契約前に必ず確認するようにしましょう。

無料体験に申し込み、使ってみる

サービスをいくつか候補として絞り込んだら、積極的に無料トライアルを試してみましょう。

多くのサービスが、1週間から1ヶ月程度の無料期間を提供しています。検討している複数のサービスを同時に試用することで、操作性や使いやすさの違いが明確になるはずです。その際には、実際に日報を利用する現場の社員にも試してもらい、意見を聞くことをお勧めします。

▼Qiita Team（Qiita株式会社）

Qiita Teamは、チーム内での情報共有やナレッジ管理を支援するクラウド型ツールです。Markdown記法に対応しており、簡単に見やすい記事を作成できるため、日報や議事録、手順書の共有に役立ちます。作成した記事はフィード形式で整理され、過去の記録も検索機能を使ってすぐに見つけられるのが特徴です。

また、コメント機能やメンション機能を通じて、フィードバックや情報交換がスムーズに行えます。さらに、テンプレート機能を活用することで、記事の作成時間を短縮しつつ、内容の統一性を保てます。セキュリティ面も充実しており、企業内で安心して使用できる環境が整っています。

▼日報くん（BPS株式会社）

日報くんは、個人やチームの成果を詳細に記録・分析できるクラウド型の日報提出・稼働集計ツールです。日次・週次・月次単位での業務状況を把握でき、テレワーク導入前後の業務効率の比較や改善点の発見に役立ちます。顧客単位やプロジェクト単位、人ごとに稼働量を集計できるため、業務の成果が売上に直結する職場で特に有効です。

また、期間や顧客、案件などの条件を設定するだけで、自動的に報告書を作成する機能を備え、Excel形式でのデータダウンロードにも対応しています。さらに、同社が提供する「入退くん」と連携することで勤怠データを自動生成でき、ルーティン業務を効率化します。

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▼gamba!（株式会社gamba）

gamba!（株式会社gamba）は、日報管理を通じて業務を効率化できるクラウド型ツールです。自由にテンプレートを作成できるため、各チームやプロジェクトに応じた必要な情報を正確に記録・共有することが可能です。テンプレートを活用することで、記入ミスや情報の漏れを防ぐ仕組みが整っています。

さらに、目標設定が可能なKPI（重要業績評価指標）管理機能を備えており、日報と目標を一体化して運用できます。これにより、日々の進捗確認だけでなく、目標達成に向けた行動管理も行える点が特徴です。

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まとめ

本記事では、日報のクラウド化を検討中の皆様に向けて、そのメリット、便利な機能、導入ステップを解説しました。

クラウド日報は、場所を選ばない作成、容易な情報共有、蓄積されたデータの活用といった点で、Word、Excel、メールといった従来の方法を大きく凌駕します。特に、他サービスとの連携、リアクション機能、ファイル添付機能、アプリ対応などは、業務効率化とコミュニケーション活性化に貢献します。

導入の際は、まず必要な機能を洗い出し、費用対効果を考慮しながら複数のサービスを比較検討し、必ず無料トライアルで現場の意見を取り入れることが重要です。

クラウド日報を導入し、「書く手間」を減らし、「共有」をスムーズにし、蓄積された情報を「会社の財産」として活用することで、チーム全体の生産性向上と成長を加速させましょう。

下記フォームにご記入ください。（約30秒）

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