作成も運用も楽になる！クラウド日報のメリットを理解しよう

新人育成、メンバーの業務進捗管理に欠かせない日報ですが、近頃ではクラウド日報を導入する会社が増えてきています。この記事を読んでいる方の中にも、クラウド日報を検討している方がいらっしゃるかもしれません。

そこで、今回の記事では、クラウド日報の導入を検討されている方に向けて

・日報をクラウド化するメリット
・クラウド日報の便利な機能
・日報をクラウド化するための3ステップ

を紹介します。

日報をクラウド化するメリット

みなさまの会社では、どんなアプリを使って日報を作成されていますか？「Word」「Excel」「メール」といった日常業務で使い慣れているアプリを利用されている会社が多いのではないでしょうか。そこでそういったアプリと比べて、クラウド日報が優れている点についてご紹介します。

・「好きな時に・好きな場所で」日報を作成できる
日報でWordやExcelといったアプリを利用する場合、業務後にPCで書くのが一般的ではないでしょうか。日報作成のためには会社に置いてあるPCとアプリを起動しなくてはならず、わざわざ出先から会社に戻ることに手間を感じている方もいるはずです。

しかしクラウド日報の場合は、スマートフォンやタブレットを使ってブラウザや専用アプリから日報の作成が可能です。いつでもどこでも、自分の都合の良いタイミングで日報を作成できるようになります。いちいちPCやアプリを立ち上げる必要がないので、日報作成の面倒さ、億劫さを軽減してくれることでしょう。

・データを最大限に社内活用できる
日報のデータベース化という観点でも、クラウド日報は優れています。

メール日報は、宛先に入れたメンバーしか内容を見れず、ごく一部の社員にしか情報共有ができません。Word・Excel日報は、キーワードで見つけにくく、検索性が低いというデメリットがあります。

しかし、クラウド日報であれば、日報がデータとして蓄積され、キーワード検索が可能になります。さらに、日報に書かれた内容をノウハウとして活用することもできます。例えば新入社員から日報でよく質問される項目をひとまとめにしてマニュアル化する、といった活用が挙げられます。

・運用・管理が安心かつ楽になる
クラウド日報ならば、サーバー上で日報を一元管理できるため、日報が点在するのを防ぐことができます。

メール日報にありがちですが、誤ってメールを削除してしまったり、上書きしてしまう恐れもありません。業務メールに埋もれることもないので、読み忘れもなく、欲しい情報に瞬時にアクセスできます。また、Word・Excel日報のように、運用ルール（データの保管場所の統一、ファイル名の統一など）を定める手間がかからないため、管理が楽になるはずです。

クラウド日報の便利な機能

・他サービスとの連携機能
クラウド日報の「他サービスとの連携機能」を活用すれば、業務の効率化が実現できます。

連携できるサービスはクラウド日報それぞれで異なりますが、一例を挙げるなら、iPhoneの標準カレンダーやGoogleカレンダー、コミュニケーションツール「Slack」や「ChatWork」、タスク管理ツール「Trello」などとの連携があります。

こういった他サービスとの連携によって、日報作成にとどまらない業務効率化にも繋がることでしょう。

・リアクション機能
クラウド日報には、「いいね」「スタンプ」「コメント」のようなリアクション機能がついています。これらの機能を使えば、ワンクリックで「日報を見た」ことや「日報の評価」が表明できたり、SNS感覚でコメントを残せます。

・ファイル添付機能
クラウド日報は、日報・コメント内にファイルを添付できるので、「情報共有」の場としても活用することができます。これまでは、新人に共有したい書類・情報をメールで送っていた方が多いかもしれません。ですが、クラウド日報のファイル添付機能を使えば、その手間が省け、かつ、社内全体に情報展開ができるようになります。

・アプリ機能
サービスによっては、アプリを提供しているものもあります。スマートフォンやタッブレットの利用機会が多ければ、アプリによる日報作成で時間短縮につながります。またアプリのバッジ機能を利用すれば、リアルタイムで日報の更新情報が分かるため、作成された日報に対して迅速に対応ができます。

日報をクラウド化するための3ステップ

・必要な機能を洗い出す
日報に特化したサービスだけでなく、日報プラスαを提供するサービスも含めて、各社からクラウド日報が提供されています。自社に合ったサービスを契約するためにも、まずは、自分たちにはどのような機能が必要か洗い出してみましょう。

「ITを使い慣れていない社員でも使いやすそうなインターフェース」「モバイルで利用しやすい」「議事録などのドキュメントも作成可能」「タスク管理も兼ねたい」「チャットやコメントで日報にフィードバックしたい」「既読・未読が知りたい」など、会社によって求める要件は異なるはずです。

どこまでの機能がマストなのか、必要のない機能は何か、利用シーンを想定して要件を洗い出し、優先順位を明確にして検討しましょう。

・サービスを比較する
必要な機能を洗い出した後は、サービスを比較しましょう。当然ながら、機能が多かったり、カスタマーサポートが手厚いサービスは費用が高くなります。そのため機能面と費用面でバランスの取れたサービスを選ぶ必要があります。

なお、最低何カ月利用しなくてはならない、最低何人利用しなければならないなど、利用条件が定められている場合もあるので注意が必要です。

・無料体験に申し込み、使ってみる
サービスをいくつかに絞った後は、無料トライアルに申し込み、使ってみましょう。多くのサービスが無料トライアルを提供しており、短いものは1週間、長いものは1カ月ほど利用できます。検討している複数のサービスを同時に使ってみることで、使い勝手の良さが見えてくるはずです。その際は、現場の社員に実際に使ってもらいましょう。