日報を毎日書いていると、「今日は特にこれといって成果を上げたわけじゃないから、書くことがないな」という時や、「長く時間をかけて書いたわりには、内容のない日報になってしまった」ということはありませんか。 この記事では役立つ日報を手早く書くために必要な方法と、その例文を紹介しています。
- 役立つ日報を仕上げるコツ
- 時短で日報を作成するコツ
の2つに分けてご紹介していますので、日報を書く際にぜひ参考にしてください。
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「役立つ日報」を仕上げるコツ
日報作成の目的は
- 業務の振り返り
- 報告、引き継ぎ
- 反省を生かすため
- 課題発見のためetc.
などさまざまですが、あなたの日報を読んだ人が状況を全く想像・把握できないようないい加減な日報を作成していては、目的を全く果たせません。 ですから、まず始めに、しっかり内容のある「役立つ日報」を作成するコツについてご説明します。
項目ごとの分かりやすい小見出しをつけよう
日報がダラダラとした長文になっていては、いくら内容が濃くても、読む気が失せてしまい、有用性が高いとは言えません。日報は「今日やったこと」「進ちょく状況」「所感」など、各項目に分けて、それぞれに小見出しをつけて書くことをお勧めします。分かりやすい小見出しを付けることで、日報の見た目が整然として、見返した際、必要な情報をすぐに見つけられるようになります。 ＜＜各項目の例文＞＞
[今日やったこと]- チーム全体ミーティング
- 来月企画会議のための資料作成
- 資料の更新
- 計画立案
- 資料作成において、情報を補填する際に 顧客対象となる人々の生の声を反映した方向性になっていることを裏付けるために アンケートの結果などを載せられるといいと思った。
- 企画会議は来月で、時間的に猶予があるのでweb上でアンケートを実施したい。
それに関しては、2日後のチーム全体ミーティングで提案・相談したい。
他にも「明日やること」「今週やること」「改善したいこと」「課題」などの項目を付け加えると、より日報の内容が濃くなります。
分解しよう
仕事（プロジェクト）を最小単位（タスク）に分けて、作業内容を分かりやすく区別しましょう。進行状況（ステータス）が明らかになります。第三者が見やすいだけでなく、自分で見返したときに、今やるべきことがすぐに分かります。 ＜＜タスクの例文＞＞
[今日やったこと]- プロジェクト>来月企画会議
- タスク>
- 資料作成
- 計画立案
- タスク>
誰が見ても状況が判然となる内容にしよう
日報は、業務に携わっていなかった人にも、その状況が理解できる内容を意識して書きましょう。 上記「分かりやすい小見出し」「作業の分解」「判然となる内容」の3つのコツを反映して作成すると、以下のような体裁の整った日報のひな形ができあがります。 日報を作成した人が携わった業務が明確ですし、日報を読むメンバーに対しての助言もあるのが理解いただけるかと思います。後は必要に応じて要素を追加するなどして、自分流の日報を作り上げていきましょう。
時短で日報を作成するコツ
日報作成について頭に入れておきたいのは、日報作成は直接的に収益につながらないという点です。日報作成に長い時間をかけていては、いくら素晴らしい日報が完成したとしても評価されません。今からご紹介するコツを実践して、10分を目安として日報を素早く仕上げられるようになりましょう。
こまめに書き込む
1つのタスクが終了するごとに、作業内容を詳細にメモしておきましょう。 タスク終了ごとにやったことをメモすると、終業時に1日の作業を振り返って書くより時間がかからず、まとめるだけなのでストレスなく日報を作成できます。
クラウド型の日報を用いる
日報を紙媒体ではなくクラウド型にすることでたくさんのメリットがあります。
- 一度テンプレートを作成してしまえば、誰もが見やすく書き込みやすい日報を共有することができます。 (※日報のテンプレートについての記事はこちら！)
- メモして日報にするのが容易でコピペもできます。
- 一日の最後にそれらを編集すれば、日報作成に取られる時間も最小限に抑えることができます。
- 紹介した例文を参考にして、自分なりの日報にカスタマイズすることができます。
- 情報共有が紙より簡単で、日報の内容をもとにマニュアルや営業資料を作成するなど、データとして即利用することができます。
- オンラインで場所を選ばず日報を作成できますし、書いたものを参照する際もスマートフォンやPCを開くだけです。
まとめ
日報を書くためのコツと例文をご紹介いたしました。これらを反映した日報を残せば作業効率がアップします。日報にかける時間を短時間にするには、逐一メモを残し、それらを終業時に編集することをお勧めします。職場や自分に合った日報の書き方を試してください。
