無料で簡単。おすすめのエクセル日報テンプレート5選

毎日書く業務日報。「どのように・何を書けば良いか分からない」と困った時は、無料で使えるテンプレート(雛形となるデータ)を使用すれば、効率的に業務日報を作成することができます。
今回は、エクセル日報のテンプレートを、エクセル日報のメリット・デメリットと合わせて、ご紹介したいと思います。

業務日報テンプレート1

『今週の主な活動』『本日の活動』『明日の予定』『特記事項』が一枚にまとめられたテンプレート。
目標を達成するために、どのような活動をしたのか、途中経過はどうか、次回どのような活動をするのかが一目で分かるようになっています。

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業務日報テンプレート2

業務内容に加えて『今日の目標』『今日の反省』の欄が設けられたテンプレート。
反省欄が付いているので、1日の自分の行動を振り返ることができる書式となっています。

 

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業務日報テンプレート3

経過報告・緊急報告・提案・一般情報など、目的別に書けるテンプレート。
報告区分ごとに分けてファイリングすると、情報の一括管理が可能になるので、後から情報を探しやすいですよ。

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業務日報テンプレート4

掲げた活動目標に基づき、活動内容に対して、結果がどうだったか書けるテンプレート。
上司への報告欄・上司からの指示欄のスペースも大きく、上司・部下間のコミュニケーションを図りやすい書式となっています。

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Officeテンプレート 業務日報

業務日報・週報・年報がセットになったテンプレート。
日報はタイムスケジュールがベースとなっており、どの作業にどれだけの時間を要したのかがひとめで分かるようになっています。

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業務日報をエクセルで書くメリット

・無料で使える
エクセル日報のテンプレートを無料で提供しているWebサイトは多く、Microsoft Officeが導入されているパソコンであれば、無料で使うことができます。
ちなみに、今回ご紹介したエクセル日報のテンプレートはすべて無料です。

・簡単&すぐに始めることができる
エクセル日報のテンプレートを使えば、一から業務日報を作成する手間が省け、簡単かつスピーディーに業務日報を始めることができます。
業務日報をこれから取り入れる会社にとっては、エクセル日報はありがたい存在です。

・好きなようにカスタマイズできる
エクセルのテンプレートなので、文字のフォントや大きさ、項目の内容を自由に変更することができます。難しい技術を使わなくても、好きなように自社仕様の業務日報を作ることができるのです。

業務日報をエクセルで書くデメリット

・『部下による報告』で終わってしまう可能性がある
社員一人一人が現場で培った知識やノウハウは、いわゆる”お宝”です。知見の属人化を防ぐために情報を共有することは、会社の生産性向上にもつながります。
ですが、エクセル日報の場合、その”お宝”は真価を発揮せず、”単なる記録”となりがちです。
なぜなら、エクセル日報の場合、内容を確認するにはファイルを一つ一つ開いて確認する必要があるからです。手間がかかるので、チームメンバーの業務日報しか読まない人もいるでしょう。
そのようなクローズドな環境では、せっかくの”お宝”も、”単なる『部下による報告』で終わってしまい、他チームや他部門とのコミュニケーション、ひいては会社の生産性を向上させることは難しくなります。
エクセル日報を”単なる記録”で終わらせないためにも、社員一人一人が自身の経験を“お宝”と認識し、業務で起こった事柄を共有していきましょう。

・業務日報の質が低下する可能性がある

エクセル日報の場合、ファイルを開く手間から、業務日報を読む人=上司のみというケースも多いです。
書き手としても、業務日報を読む相手が上司のみ、という状況だと、モチベーションを継続するのが難しいでしょう。それでは、日報に書くことがなくてコピペで済ますということになりかねません。逆もまた然り。多くの人の目に触れないため、コメントを書くのが疎かになるという可能性があります。
エクセル日報を利用している場合には、日報の内容をまとめてフィードバックする会を定期的にもつなど、日報を有効活用する機会を設けるようにしてください。

・一括検索ができない

エクセル日報の場合、内容を確認するには、エクセルのファイルを一つ一つ開いて確認する必要があります。
つまり、一括検索ができません。社員全員の業務日報を一つのエクセルにまとめて、ブック検索をするという方法もありますが、運用面からも現実的ではありません。
営業担当の業務日報には、クライアントへどのようなアプローチを行い、どのような結果になったかという事例が記されているでしょうし、開発担当の業務日報であれば、開発時のトライアンドエラーが記されているはずです。
そのような”お宝”があったとしても、検索する環境がないので、しらみつぶしにファイルを開いていかなければなりません。
知りたい情報を即時に知ることができない環境は、生産性の低下につながるといっても過言ではないのです。
もし、一括検索ができないことに不便を感じる場合は、情報共有ツールの導入を検討しても良いかもしれません。

・スマートフォンでは使いにくい

可能ではありますが、スマートフォンの小さい画面では、エクセルの編集がしにくいです。
移動時間やスキマ時間に業務日報を更新することは、業務の短縮化にもつながることでしょう。
外出先でエクセル日報を更新したい場合は、パソコン・タブレットの環境を用意する必要があります。

おわりに

デメリットもいくつか紹介しましたが、エクセル日報は無料かつ簡単に導入できるのが一番の魅力です。
何を書けば良いか困った時は、ぜひテンプレートを使ってみてくださいね。