毎日の業務終わりに提出する日報。日報作成を面倒に感じている人、意味を感じながらも必要以上に時間がかかってる人もいるのではないでしょうか。 日報作成はポイントを押さえることで簡単に効率化できます。また、効率化によって業務の生産性は大きく向上するのです。本記事では日報作成を効率化する2つの方法、そしてそれらによってもたらされるメリットを3つご紹介します。
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効率化により生産性が向上する3つの理由
どのビジネスにも共通している点として、生産性の向上を図る方法は下記の2点に集約されます。
- これまでのやり方でうまくできていない箇所をより良くしていく『改善』
- これまでのやり方すべてを刷新してまったく新しい取り組みを実践する『革新』
日報作成の効率化においては、『改善』のアプローチを実践して生産性向上に努めていきましょう。人によっては、日報作成の効率化と言っても、些細なことと感じてしまい真剣に取り組まないかもしれません。ですから「生産性を上げるための重要な施策である」という認識を持って、日報作成の効率化に取り組むことがポイントとなります。 日報作成を効率化することにより、日報を提出する部下、日報を管理する上司の生産性が向上します。具体的に3つのメリットをご紹介します。
1.部下のメリットー本来自分がしなければならない仕事に集中できる。
日報作成を効率化することにより、日報以外の仕事にも良い影響がもたらされます。 日報作成に時間がかかることで、本業の時間を圧迫して残業が発生してしまうケースも少なくありません。日報作成の時間を効率化すれば、業務時間を本来自分がしなければならない仕事に費やせます。 営業であれば、クライアントへの訪問数を増やせるでしょう。エンジニアであれば開発やコードの見直しにより時間をかけてサービスのクオリティに磨きをかけられます。 本来自分がすべきことに時間を集中することで、個々人の成績アップやスキルアップに加え、組織やチームの生産性も向上するでしょう。
2.上司のメリットー日報を管理する手間が減る。
上司の視点から見ると、日報を管理する手間が減ります。 日報作成に時間がかかると、部下の提出が遅くなり、上司が必要以上に管理する手間が生じてしまいます。「何時までに提出してください」という提出期限の管理は、部下にとっても上司にとっても不必要なストレスでしょう。 そこで日報作成を効率化することにより、部下からの日報提出の早期化が期待できます。 上司は部下に安心して日報提出を一任でき、管理業務の負荷が軽減されます。
3.部下＆上司のメリットー余裕を持ったフィードバックのやり取りが可能になる。
日報作業が効率化することで、余裕を持ったフィードバックのやり取りが可能になります。 これは部下と上司の双方に良い影響をもたらします。 日報作成に時間がかかると、期限ギリギリの提出だけでなく、遅延するケースもあるでしょう。そうなると上司は確認に時間が割けず、しっかりとしたフィードバックを行えません。そこで日報作成を効率化することで、期日どおりの提出が当たり前となり、上司は余裕をもって日報を確認できます。 日報を細かく見る時間が取れれば、部下の業務改善のポイントがより見つけやすくなり、部下の成績向上や人材育成にもつながります。部下それぞれの成績向上が図られれば、部署全体の成績向上につながり、上司にとっても望ましい結果をもたらします。
日報作成を効率化する2つの方法
日報作成の効率化により、業務の生産性は大きく向上することが分かりました。そこで、日報作成を効率化させる具体的な方法を2つご紹介します。
1.テンプレートを使う
日報のテンプレートを作り、それに沿って作成しましょう。 毎回、日報に書く項目を新たに考えていると、その都度、どんな項目にするのか悩むため時間がかかります。また、日報としては無意味な項目を設けている可能性もあり、効率化を妨げる要因になります。 そこでテンプレートを用意して記入項目を定めましょう。時間の削減につながるだけでなく、上司から価値のあるフィードバックをもらいやすくなります。
たとえば、下記の項目を用意しておくといいでしょう。
- 本日取り組んだ内容
- 連絡事項
- 所感
- 明日の予定
また、以下の記事でテンプレートをいくつかご紹介していますので、ご参考にしてください。
「日報に時間がかかって面倒…」短い時間で書く3つのポイント！
2.クラウドサービスを使う
クラウドサービスを使うことで、日報作成をより効率化できます。 紙で日報提出を義務付けると、日報作成がオフィスでしかできません。訪問先への移動中や外勤でのちょっとした待ち時間で日報の下書きをしようにも、紙では難しいでしょう。また、提出がオフィスでしか行えないため、業務時間を超えて外にいても、一旦オフィスに帰らなければなりません。 こうした不便を解消して効率化を図れるのが、クラウドサービスです。電車の移動中でも日報が作成でき、自宅に直帰する場合でも日報の提出が可能になるので、不要な残業を減らせます。またクラウド上に日報がアップロードされるので、上司が管理しやすくなるでしょう。 クラウドサービスを取り入れることで、時間が削減できるだけでなく、日報の管理がより容易になるはずです。
まとめ
毎日の業務終わりに提出が義務付けられている日報。少し面倒に感じるかもしれませんが、日報作成を効率化することにより、生産性の向上が期待できます。それも日報を提出する部下だけでなく、上司や部署全体の成績向上も期待できるのです。 今回ご紹介したテンプレートの用意、クラウドサービスの利用を通し、日報作成の効率化に取り組んでみてください。