日報を書くと成果が上がる？目的やメリット、書き方を理解しよう

ビジネスパーソンにとって、大切な業務の一つに日報を書くことが挙げられます。
しかし「そもそも日報が何の役に立っているのか分からない」「本当に日報を書いて成果は上げられるのか」という方もいるのではないでしょうか。
この記事では、日報を書く意味について取り上げ、日報を書く目的やメリット、さらに日報を書く際のポイントなどについて解説します。

この記事を読むと、改めて日報の価値や目的を理解することができ、意味のある日報の書き方を見出すことができます。

この記事を参考にして、組織だけでなく個人としても成長のきかっけになるような日報の理解を深め、自身の生産性向上の参考になれば幸いです。

日報とは1日の業務内容・状況を報告するもの

日報とは、1日の業務内容や状況を記録して報告するものです。
読み手としては、上司や他のメンバーが主に想定されますが、自分自身が振り返りをするためにも適切かつ丁寧な書き方を心がけると良いでしょう。
日報の中で日々の業務内容を丁寧にまとめることで、翌日以降にそれらの反省点を活かすことができます。そのため業務改善を行うことができ、さらには個人のスキルアップにも繋がるでしょう。
また、その日の業務内容をストックすることもできるので、他のメンバーの状況の把握やナレッジの蓄積にも役立ちます。
日報は、社員同士が日々どんな業務を行っているのかを把握するうえで、チームや組織全体の情報共有を行えるため、重要な役割を担っていると言えます。

日報を書く目的

日報には主に「仕事を振り返り成長の糧とする」「業務の進捗を報告する」といった2つの目的があります。それぞれについて解説します。

その日の仕事を振り返り、成長の糧とする

日報を書く目的には、その日に行った仕事を振り返り成長の糧とすることが挙げられます。

例えば、「今日何をしたのか」「何に成功し、何に失敗したのか」「その結果になったのはなぜか」など、その日の成果や問題点を把握することで、その日のうちに行った業務の反省を見込めます。
しかし、もし日報を書かなければ、問題点を洗い出すこともなく日々の仕事に追われるだけになってしまうかもしれません。
日報を書くことで、今後の仕事をより良い方向へと進めることができるでしょう。

業務の進捗を報告する

日報は、業務の進捗を報告することを目的としています。
一般的に、すべてのメンバーの業務を細かく把握することは容易ではありません。

日報を活用すると、業務の進捗状況を上司や同僚などがいつでも見える場で報告できるため、チームメンバーの状況が一目で把握できるようになります。
自分の業務状況が可視化されていれば、万が一業務で不足している点や良い行動をした際であってもすぐに多くのメンバーに伝えることができます。
日報を通じて、チーム全体の動きを把握できることで、各部署間の連携が促進され、業務効率化を図れます。

日報を書くメリット

この章では、日報を書くメリットについて以下の3つに分けて詳しく解説します。

1日単位でPDCAサイクルが実践できる
情報共有をすることで組織として成果があげられる
メンバーとのコミュニケーションが円滑になる

1日単位でPDCAサイクルが実践できる

日報を活用すると、その日ごとに業務状況を把握でき、問題があれば改善提案を行えるため、1日単位でPDCAサイクルを実践することができます。

PDCAサイクルとは以下の略語となります。

Plan（計画）=目標を立てる
Do（実行）=業務を行う
Check（評価）=業務を振り返り課題を見つける
Act（改善）=解決策を考えて行動する

日報を書く際に、PDCAサイクルを意識することで、その日の何にどれくらいの時間を使っていたのかを把握することができ、業務効率化に繋がりやすくなります。また、日報はテキスト化されているため、思考や情報の整理をすることにも役立ち、組織全体としての生産性向上に期待できます。

情報共有をすることで組織として成果があげられる

日報を使って組織内で行われた業務や出来事を記録し情報共有することは、結果的に組織として成果を上げることにつながります。
組織の中には、上司と部下だけの情報共有のみ活発で、他部署などの他組織の情報は入手しにくいといった企業も多くあります。

しかし、日報などの情報共有ツールを活用すれば、同じ部署にいなくとも多くのメンバーの情報を簡単に入手できたり、自身も発信することが可能になります。
社内の情報共有が活発になると、社員同士で必要な情報を手軽に入手しやすくなり、業務の進め方や決定に迷いも生じにくくなるでしょう。

また、多くのメンバーが情報共有することで、組織全体としての競争力やチーム力が高まり、ビジネス上の成果が期待できます。

メンバーとのコミュニケーションが円滑になる

日報を書くことで、メンバーとのコミュニケーションが円滑になります。
メンバーの中には、社外打ち合わせなどで常にオフィスにいなかったり、テレワークにより顔を合わせる機会がなかったりと、社内コミュニケーション不足に陥っているケースがあります。

そんなとき、日報が部署内でオープンにされている企業であれば、日報を通して疑問点や困りごとを書き、積極的にアドバイスを求めることが可能になります。日報を活用することで、上司や他メンバーに必要な情報を発信でき、かつ同じような悩みや課題感を持っているメンバーと意見交換を行えるでしょう。

また、上司は日報を確認することで、部下のコンディションも知ることができます。
自分の状況を適切に発信することは、経験豊富な上司や先輩、同じようなポイントでつまずいた同僚から解決のヒントをもらえるため、コミュニケーションを深めるきっかけにもなります。

日報に記載する内容は主に4種類

日報に記載する内容は主に4種類あります。
ここでは、それぞれの特徴について解説します。

その日に行ったこと

日報には、その日に取り組んだ業務内容を記載します。
その日に行った内容を記載するときには、5W1Hを意識しながら具体的に短い文章で箇条書きにするようにしましょう。まだ日報を書くのに慣れないうちは、時系列で記入すると「書き忘れてしまった…」ということを防ぐことができるため、業務の流れが分かりやすくなります。

得られた成果

その日の業務で自分がどのような成果を得られたかを記載します。
業務中すべての社員が自分の業務を見ているわけではないため、自身が組織に貢献したと思う点に関しては、積極的にアピールしましょう。

成果が思い浮かばない場合、学んだ点やGOODだった点を書くのもおすすめです。
ただ感想を書くのではなく、客観的な視点を意識して具体的にわかりやすく書くよう心がけて下さい。

起こった問題・課題と今後の対策

一日の業務を通して起こった問題や課題、またその課題に対してどう対策したかを書き出します。
業務内容の振り返りは、良かった点ばかりではなく、悪かった点などを含めることで、自己分析を高めることができます。

また、課題や起きた問題への対策方法を記載することで、上司が日報を見た際に、その対策が最適なのか等のフィードバックやアドバイスをもらうことができます。

所感

そのときに感じたり思ったりした感想を記載するのではなく、日報の最後には自分の意見を加えた「所感」を取り入れましょう。

所感とは、いわば日報のまとめにあたる部分を指します。
所感を書く際には、その日に感じたことを自分なりに分析し、改善策を加えた能動的な姿勢で書きましょう。そうすることで業務の課題や改善点に対し、より具体的に思考でき、日々の業務に活かすことができます。

日報を書くときのポイント

最後に、日報を書くときのポイントを3つに分けて紹介します。

5W1Hで書く
テンプレートを利用する
単なる感想にならないようにする

5W1Hで書く

日報を書く際の1つ目のポイントは、誰が読んでもわかりやすくなるように「５W1H」を意識して書きましょう。
5W1Hとは、What（何をするか）、Why（なぜそのようにするか）、When（いつ行うか）、Where（どこで行うか）、Who（誰が行うか）、How（どのように行うか）を示す英語の言葉です。これらの観点を具体的に記載することで、自分自身の目標や業務内容の要点を押さえて記載でき、他者から見ても理解しやすい日報を作成することができます。

テンプレートを利用する

2つ目のポイントは、日報のテンプレートを利用することです。
日報作成初日にテンプレートを作っておけば、日報を書くたびに「今日の日報は何を書こうか？」と悩む心配がなくなるため、時短にもつながります。会社指定のテンプレートがなく、自分でテンプレートを作成する場合、その日に行ったこと、得られた成果、起こった問題・課題・今後の対策、所感は必ず盛り込みましょう。

なお、本サイトでもテンプレートの記事を用意しています。
テンプレートをお探しの方は参考にご覧ください。

単なる感想にならないようにする

3つ目のポイントは、単なる感想ではなく「所感」を意識して書くようにすることです。
日報を書く際には、単に自分の感想を書き記すだけではなく、客観的な観点からみて業務内容や成果を明示し、他者が自分の仕事を理解する必要があります。
日報を書く際によくありがちなのが『感想』と『所感』を混同してしまうことです。

日報は業務を報告するためのビジネス文書のため、『所感』を書くように留意しましょう。

以下では感想と所感の意味と具体例を記載しました。
ぜひ参考にしてみてください。

感想	＜意味＞思ったり感じたりしたこと	＜例＞本日の研修は興味深かったです。
所感	＜意味＞感想に加えて、具体的な自分の意見を加えたもの	＜例＞ ●●の観点から、本日の研修は興味深かったです。今後の業務では、研修で学んだ△△を活かし、□□に取り組んでいきます。

まとめ

本記事では、日報を書く意味について解説し、日報を書く目的やメリット、さらに日報の書き方のポイントなどについて解説しました。
日報は、上司や他のメンバーだけに向けて存在するのではなく、自身に対しても業務内容や状況を記録するのに便利な手段の１つです。
日報の価値や目的を意識しながら作成することで、業務効率化や生産性の向上に繋がります。

この記事を参考に、組織だけでなく個人としても成長のきかっけになるような日報を書くよう心がけ、日々研鑽を積んでいきましょう。