「コミュニケーションロスとは何か知りたい」
「コミュニケーションロスを解消して仕事を円滑に進めたい」
こんな悩みを抱えている人は多いのではないでしょうか？
組織や企業での業務において、コミュニケーションロスは避けて通れない課題の一つです。
とくに、報連相が徹底されていなかったり、情報共有の仕組みができていなかったりすると、トラブルが発生しやすくなります。さらに、最近は在宅勤務が増えているため、会話しにくい環境にあることもあって、コミュニケーションロスのリスクは日に日に高まっています。
そこで本記事では、コミュニケーションロスが課題となっていて、解決したいと思っている人に向けて、コミュニケーションロスとはいったい何か、またコミュニケーションロスが起こる弊害や理由、そしてそれを防ぐための3つの方法などについて解説します。
本記事を読めば、コミュニケーションロスの原因を理解でき、解決策を取れるようになるので、ぜひ最後までご覧ください。
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コミュニケーションロスとは
コミュニケーションロスとは、メッセージや情報が受け手に正確に伝わらず、意図しない誤解や混乱が生じることを指します。業務においてコミュニケーションロスを放置してしまうと、仕事の進捗や品質に影響を与えるだけでなく、チーム内や外部との信頼関係にも悪影響を及ぼすことがあります。
たとえば、上司から与えられた指示が不明確だったり、同僚間のコミュニケーションが不十分な場合、「誰が何を担当しているか分からない…」となり、タスクの重複や抜け漏れが発生し、業務効率性が低下する恐れがあります。
コミュニケーションロスを避けるためには、聞き手の理解度を確認したり、情報を整理して伝えるなどの正確かつ明確な情報伝達が重要となります。
また、相手の立場や背景を考慮したコミュニケーションを行うことで、ビジネスの成果やチームワークの向上が期待できます。
そこで次は、コミュニケーションロスがもたらす弊害についても深掘りしてみましょう。
コミュニケーションロスが起こることの2つの弊害
コミュニケーションロスは、ビジネス上で多大な負の影響を及ぼします。
その主な弊害には、トラブルが発生しやすくなることと、信頼関係を築くのが難しいことが挙げられます。
この章で、それぞれ詳しく確認していきましょう。
トラブルが発生しやすくなる
まず、コミュニケーションロスが起こると、認識の違いや行き違いが生じ、予期せぬトラブルが発生することが挙げられます。
たとえば、プロジェクトの進捗状況やタスクの担当者、納期などについての情報共有が不十分だと、予定よりも遅れが生じたり、担当者の重複が起きたりする可能性があります。こうしたトラブルは業務の進行を妨げ、結果的にビジネスに悪影響を与えることになります。
信頼関係を築くのが難しい
コミュニケーションロスが続くと、信頼関係を築くことが難しくなることがあります。ビジネスにおいて、お互いを理解するためにコミュニケーションは欠かせない要素となります。とくに、チームメンバー同士がうまくコミュニケーションを取り合えない場合、お互いの考え方や意見がわからず、不信感や誤解が生じる恐れがあります。
また信頼関係がなければ、メンバー同士が協力的に働けず、チーム全体のパフォーマンスに影響を及ぼしてしまい、業務に支障をきたす可能性もあります。最悪の場合、コミュニケーションロスが原因で、メンバーがチームを離れることになるかもしれません。このように、コミュニケーションロスはチームの信頼関係を築くのが困難になり、生産性や品質に悪影響を及ぼすのです。
コミュニケーションロスが起こる3つの理由
コミュニケーションロスが生じる原因にはいくつかありますが、その中で最も一般的な理由は以下の３つになります。
- 報連相が徹底されていない
- 情報共有の仕組みができていない
- 在宅勤務などで会話しにくい環境にある
報連相が徹底されていない
コミュニケーションロスが起こる理由の一つは、報連相が徹底されていないことが挙げられます。報連相とは、上司やチームメンバーに対して、自分が今何をしているのか、進捗状況はどうなっているか、問題がある場合にはどうするつもりか、といった情報を「報告・連絡・相談」によって共有することを指します。
報連相が不十分であると、重要な情報が見落とされ、仕事に影響を及ぼす可能性があります。また、報連相が徹底されていない場合、会社や個人の信頼関係が損なわれることもあります。
このようなコミュニケーションロスの問題を避けるためには、相手の理解度や受け取り方に合わせて、適切な言葉遣いや表現方法を変えるなど、報連相が徹底されたコミュニケーションが重要になります。
情報共有の仕組みができていない
情報共有の仕組みが整っていないこともコミュニケーションロスの理由になります。
とくに、複数のプロジェクトやチームに関わる場合、協力して作業するためには、情報共有の仕組みが整備されていることが欠かせません。
例えば、プロジェクト管理表を作成することで、チームメンバーがプロジェクトの状況を共有し、タスクの進捗状況や課題などを把握できます。しかし、管理表を作らずに各自が別々のメモ帳やExcelファイルを使用する場合、情報の整合性が取れなくなり、重要な情報が漏れたり、古い情報に基づいて作業が進められてしまう恐れがあります。
またチャットツールを使用すれば、メールや電話などの一方的なコミュニケーションよりも、リアルタイムでのやり取りができます。チャットツールを適切に使用しない場合は、不必要なやりとりが増え、本来必要な情報が埋もれてしまうことがあります。
このように情報共有の仕組みが整っていないと、チームメンバーは常に不確定要素を抱えたまま業務に取り組まなくてはならず、コミュニケーションロスが発生する原因となってしまうのです。
在宅勤務などで会話しにくい環境にある
コミュニケーションロスが起こる理由には、在宅勤務などで会話しにくい環境にあることが挙げられます。
これは、直接会って話す場合と異なり、顔の表情やジェスチャー、声のトーンなどの非言語コミュニケーションが制限されるために起こります。
たとえばオンライン会議では、多くの人が同時に話すことができないため、発言のタイミングがずれたり、話がかぶってしまうことがあります。通信環境の問題で音声や映像が途切れたり、不明瞭になったりすることも考えられます。これらの在宅勤務の問題は、コミュニケーションの正確性や効率性に影響を与える可能性があります。
さらに、在宅勤務では、対面でのコミュニケーションと比較して、コミュニケーションの頻度や量が減少することも考えられます。
同じオフィス内にいる場合は、何気ない話や相談などが自然に発生することがありますが、在宅勤務の場合は、そのようなコミュニケーションが減少する傾向にあります。
コミュニケーションロスが起こる理由には、非言語的なコミュニケーションの制限や、オンライン会議におけるタイミングのずれや音声・映像の不具合、さらに、コミュニケーションの頻度や量の減少など多くの課題が存在しているのです。
コミュニケーションロスを防ぐ3つの方法
コミュニケーションロスがある場合、生産性の低下やミスが生じ、最終的には利益に影響を与える可能性もあります。
そうならないためにも、以下ではコミュニケーションロスを防ぐための3つの方法をご紹介します。
情報共有ツールを活用する
情報共有ツールを利用することは、コミュニケーションロスを防ぐために非常に効果的な方法といえます。
具体例をあげると、チャットツールやプロジェクト管理ツールを利用することで、情報の追跡や整理が容易になり、社員同士の意思疎通も促進されます。
また、情報共有ツールを活用することで、重要な情報を見落とすことがなくなり、誰もが最新の情報を確認したいときに自身で把握することが可能になります。たとえば共有ツールとしては、Googleドキュメント、Slack、弊社が運営するQiita Team(キータ チーム)などを活用することがおすすめです。
社員同士の交流の機会を設ける
社員同士がコミュニケーションをとる機会を設けることも、コミュニケーションロスを防ぐために有効な方法です。
たとえば、ランチタイムやコーヒーブレイクの時間を設けることで、社員同士がコミュニケーションをとることが期待できます。また、定期的に社員交流会やチームビルディングイベントを開催することでコミュニケーションロスを防止できます。
社員同士がコミュニケーションをとるためには、問題解決やアイデアの共有が促進され、社員同士が交流するための場を設けることが重要です。これらの機会を通じて、社員同士がより親密な関係を築くことができ、コミュニケーションロスの対策につながるのです。
報連相のルールを作る
コミュニケーションロスを防ぐためには、報連相のルールを作ることが必要です。
具体的には、会議やプロジェクトに関する報告書などの形式を決めることがあげられます。また、連絡方法や報告する頻度、担当者などについてもルールを設けることで、情報共有のスピードや正確性を向上させることができます。
報連相のルールを作成することで、誰が誰に何をどのように伝えるかが明確になり社員間のコミュニケーションにおいてミスや不備を防ぐことができます。
また報連相のルールは、業務の性質や目的に応じて異なりますが、基本的には以下の点を含めることが望ましいです。
- 報告先や担当者、連絡方法などの明確化
- 情報の内容や頻度、必要なレベルやフォーマットの明確化
- 情報の機密性や重要度に応じた適切な秘匿処理の確保
- 報告内容の確認やフィードバックのプロセスの確立
報連相のルールは、コミュニケーションロスを最小限に抑える効果や、業務の効率化や意思決定の迅速化にも繋がるため、円滑な業務遂行やチームワークの促進につながることでしょう。
まとめ
コミュニケーションロスとは、コミュニケーションが失われることではなく、メッセージや情報が受け手に正確に伝わらず、意図しない誤解や混乱が生じることを指します。
このような問題が発生する理由として、報連相が不徹底であったり、情報共有の仕組みが整備されていなかったり、在宅勤務などで会話がしにくい環境にあることがあげられます。
しかし、これらの問題はQiita Team（キータ チーム）を利用することで、いっきに解決することができます。Qiita Teamは、誰でも「かんたん」に読みやすい記事が書ける、社内向け情報共有ツールです。社員同士の交流の機会を設けることができたり、あらゆるナレッジやノウハウの共有を促進し、組織の見える化と属人化の排除を実現できます。
コミュニケーションロスは、一度にすべての問題を解決しようとせず、少しずつ改善していくことが大切です。まずは、手軽にできるQiita Team(キータ チーム)の無料トライアルから始めてみてはいかがでしょうか。
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