「在宅勤務にはどんなメリットがあるのか知りたい」
「在宅勤務のメリットを知って、導入すべきか検討したい」
このような悩みを抱えている人は多いのではないでしょうか？
コロナ禍により、多くの企業が在宅勤務を導入しています。
しかし、それと同時に最近のコロナ収束後は出勤を進める企業も増えてきているのも事実です。
本記事では、在宅勤務を続けるかどうするかを悩んでいる経営者に向けて、在宅勤務を導入する際のメリットやデメリット、導入のポイントについて解説します。
この記事を読めば、在宅勤務のメリットについて網羅的に理解でき、導入するか、又は続けるべきかを判断できるようになるため、ぜひ最後までご一読ください。
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在宅勤務の5つのメリットを解説
この章では在宅勤務におけるメリットを以下5つに分けて解説します。
- 働き方改革を促進できる
- 従業員満足度が上がる
- 優秀な人材を確保できる
- コスト削減になる
- 災害時などでも業務ができる
近年、コロナの収束で再び出勤を進めようと考えている企業もいれば、「このまま在宅勤務を続けた方が良いのではないか？」と、テレワークやリモートワークのようなオフィスに通わない在宅勤務が注目を浴びています。
この章で、そのメリットをいま一度確認してみましょう。
働き方改革を促進できる
在宅勤務は、従業員の生産性を高めるための働き方改革の一つとして注目されています。
たとえば通勤時間を省くことで、従業員はより効率的に業務に取り組むことができます。また在宅勤務によって柔軟な働き方が可能となり、「○○時までに終わらせて子供の迎えに行こう、その後また仕事をしよう」など、家庭と仕事の両立を柔軟にこなすことができるようになります。
このように、在宅勤務は働き方改革を促進するうえで有効な手段であり、企業にとっても従業員の生産性向上や業務効率化など多くのメリットがあります。
従業員満足度が上がる
在宅勤務は、従業員の満足度向上にもつながります。
在宅勤務であれば、社員は自身のペースで仕事を進めることができます。また、自宅での作業環境を自分で整えられるため、「周りがうるさくて仕事に集中できない…」というような事態も防ぐことができます。
オフィスに通う必要もないため、通勤時に満員電車に乗ることもなく、自分の時間を有効活用することができ、ストレス軽減にもつながります。
これらのメリットによって、従業員の満足度が上がり、結果的に定着率の向上にもつながるといえるのです。
優秀な人材を確保できる
在宅勤務にすることで、地理的な制約を解消することができ、企業は優秀な人材を獲得するチャンスを増やすことができます。
たとえば地方在住の人材や、子育て中でオフィスに通勤することが難しい人、育児や介護などで離職した人材も、在宅勤務を導入することで復帰しやすくなるでしょう。在宅勤務は、企業が抱える人材不足を解消することができ、より幅広い層から優秀な人材を獲得することが可能になります。
コスト削減になる
在宅勤務を導入することで、コスト削減が見込めるようになります。
たとえば、社員の人数分だけのオフィススペースを確保する必要がなくなりますし、光熱費や清掃費用も抑えることができます。さらに、在宅勤務によってペーパーレス化が進むため、印刷コストや書類管理コストなども削減できます。
在宅勤務のメリットは企業のコスト削減につながると同時に、新たな投資への資金調達など、様々な目的に資金を充てることができるでしょう。
災害時などでも業務ができる
自然災害や感染症の流行などの非常事態においても、在宅勤務を導入している企業は業務継続が可能になります。
万が一、オフィスが被災し通勤することが困難な状況下でも、在宅勤務によって業務を継続できます。また感染症の拡大による外出自粛や移動制限などでも、業務を行えるでしょう。
このように在宅勤務は、企業の事業継続能力を高めるだけでなく、企業の業績損失を最小限に抑えることにも有効な手段とされています。
在宅勤務の4つのデメリットとは
在宅勤務には多くのメリットがありますが、一方でデメリットも存在します。
ここでは、在宅勤務におけるデメリットについて、詳しく解説していきます。
- 社員の業務を管理するのが難しい
- コミュニケーション不足に陥る可能性がある
- 勤怠管理や評価が難しくなる
- 労災の判断が難しくなる
社員の業務を管理するのが難しい
在宅勤務を行う際は、社員の業務管理が難しくなることがあります。
とくに、プロジェクトを進めるためにチーム全体で連携が必要な場合、在宅勤務ではコミュニケーションが取りづらくなる可能性があります。
例えば、会議のスケジュール調整や進捗報告など、オフィスであれば直接相手と話をすることができますが、在宅勤務ではメールやチャットなどのテキストベースのコミュニケーションに頼らざるを得なくなるでしょう。
社員の業務管理ができていないと、誤解や勘違いが生じたり、スムーズなコミュニケーションが取れなくなる恐れがあるため、チームメンバー間での定期的な報告や情報共有が重要になります。
コミュニケーション不足に陥る可能性がある
在宅勤務を行う際は、オフィスでの直接的なコミュニケーションと比べて、コミュニケーション不足に陥る恐れがあります。
オフィスであれば、隣の席の同僚や上司と好きなタイミングで話ができます。逆に在宅勤務になってしまうと、メールやチャットツールなどを利用してのコミュニケーションが主となり、「今話しかけて良いのか分からない」といった事態を招きます。
社員同士でリアルな表情を見ながら行うコミュニケーションが少なくなることで、情報の共有不足や意思疎通の問題が生じたり、社員同士の距離感が縮まりにくくなることも懸念されます。
このため在宅勤務を導入するためには、コミュニケーションを重視した取り組みが必要です。例えばビデオ会議を積極的に活用したり、定期的なミーティングや面談を実施すると良いでしょう。
勤怠管理や評価が難しくなる
在宅勤務のデメリットとして考えられるなかに、勤怠管理や評価の難しさが挙げられます。
例えばオフィスで働く場合、出勤時間や退勤時間、休憩時間などがハッキリしており、勤怠管理が比較的簡単に行えます。上司や同僚が常に周りにいるため、仕事の進捗状況や成果の相談もしやすいでしょう。
一方、在宅勤務ではこれらの時間が明確でないため、勤怠管理が難しく、問題が発生しても相談したいときにすぐにフィードバックやアドバイスをもらえない恐れもあります。
また、在宅勤務では、純粋に仕事の成果を基に評価されることが多くなります。
そのため「あの人は一生懸命やっているな」、「あの人がいるから職場の雰囲気が良くなるな」というように仕事以外の非業績面が見落とされやすくなるため、デメリットといえます。
労災の判断が難しくなる
労災の判断が難しくなることも、在宅勤務をするデメリットといえます。
労災とは、仕事中に起きた事故や疾病などが原因で、労働者が負傷または死亡した場合に適用される保険制度です。
在宅勤務中にケガや事故が発生した際、労災の対象となるかどうかが判断される必要があります。しかし、在宅勤務では従業員が自宅やリモートワークスペースで働くため、職場での事故と比べて労災の対象となるかどうかが判断しにくくなります。
具体的には、在宅勤務中に自宅で転倒して怪我をした場合、その怪我が労災として認定されるかどうかは、事故の発生場所が自宅であるために判断が難しくなるでしょう。また、在宅勤務中に業務に関連する病気に罹患した場合も、その病気が労災として認定されるのか、業務とプライベートの境界が曖昧になるために、すぐに「労災」とは判断しにくい恐れがあります。
そのため従業員が自宅で仕事を行う場合には、事故や疾病などについて、企業側はより慎重に対応する必要があります。
在宅勤務を導入する際に注意すべき5つのポイント
在宅勤務を導入する際は、いくつかの注意点があります。
この章では、在宅勤務を導入する際に注意すべき点を５つのポイントに絞って解説します。
- コミュニケーションツールを導入する
- 勤怠管理のシステムを作る
- タスク管理のシステムを作る
- 情報セキュリティに関して教育を徹底する
- 従業員の在宅勤務環境を把握する
コミュニケーションツールを導入する
在宅勤務をする際は、コミュニケーションツールを導入するようにしましょう。
コミュニケーションツールとは、チャットやビデオ会議ツールなど、従業員同士が遠隔地でも簡単にコミュニケーションを取れるようにするツールのことを指します。
在宅勤務ではオフィスのような直接話す機会が減ってしまい、社員同士の活発なコミュニケーションは取りにくくなり、情報伝達の不備なども起きやすくなります。
しかし、コミュニケーションツールがあれば社員同士が積極的にやりとりできるようになります。チーム内で業務に行きづまって困っている人がいても周りのメンバーがすぐに気づいてサポートすることが可能です。
例えば、ビデオチャットツールや情報共有ツール、プロジェクト管理ツールなどを活用することで、社員同士のコミュニケーションを促進できるでしょう。
勤怠管理のシステムを作る
従業員が在宅勤務を行う際は、勤怠管理のシステムを作ることも重要になります。
在宅勤務では社員の「出勤・退勤・休憩」などの時間が見えづらくなるため、正確な勤怠管理ができないことが問題となります。そこで、勤怠管理システムを活用しシステムで打刻管理することで、正確な勤怠管理が可能になります。
また、出勤時間や退勤時間を定めることで、労働時間の過剰増加や労働時間の過少に注意でき、正確な勤務時間の把握や給与計算などの業務を円滑化することができます。
タスク管理のシステムを作る
タスク管理のシステムを作ることも、在宅勤務において重要なポイントの一つです。
社員が自宅で仕事をする場合、「あの人は今何の業務に取り組んでいるのだろう」と作業状況が見えづらくなることがあります。
そこでタスク管理にはスプレッドシートなどを利用することで、進捗管理を簡単に行うことができます。
タスク管理システムは、進捗状況を把握するだけでなく、誰がどのタスクを担当しているか、また、タスクの重複やミスはないか、などを管理することができます。さらにタスクごとに担当者を割り当て、期限を設定することで、社員の作業状況をリアルタイムで把握することも可能になります。
情報セキュリティに関して教育を徹底する
在宅勤務を行う際には、情報セキュリティに関しても教育を徹底することが欠かせません。
在宅勤務では、社員自身がパソコンやネットワーク環境を管理することになります。情報セキュリティについて十分に理解していない場合や、ITスキルが低い社員の行動によって情報漏えいやウイルス感染などのセキュリティリスクが増加する可能性があります。
そのため在宅勤務を導入する際には、社員に対して定期的に情報セキュリティに関する教育を徹底し、パスワードの強度や保管方法、ウイルス対策の方法など、具体的な知識を社員に周知し、徹底させます。そうすることで、企業の大切な情報セキュリティを確保することにつながります。
従業員の在宅勤務環境を把握する
在宅勤務を導入する際に注意すべきポイントとして、従業員の在宅勤務環境を把握することも挙げられます。在宅勤務では、従業員が自宅で業務を行うため、十分な環境が整っていることが重要になります。
例えば、PCやネット環境が不十分な場合には、業務を行うことが困難になるため、必要に応じてPCの貸与や、出勤を促すなどの対策が必要になるでしょう。
また従業員の在宅勤務環境を把握するためには、アンケート調査や面談などを実施することも有効とされています。
常日頃から従業員の在宅勤務環境を把握することで、会社側としては、迅速に在宅勤務環境を整えることができ、従業員が快適に業務を行えるようになります。適切な支援を行うことは、従業員のモチベーション向上や生産性の向上にもつながるため注意すべきポイントといえます。
まとめ
本記事では、在宅勤務を続けるかどうするかを悩んでいる経営者に向けて、在宅勤務を導入する際のメリットやデメリット、導入のポイントについて解説しました。
場所に制限されない在宅勤務などのワークスタイルが需要を増しているなかで、勤務管理の複雑さや情報セキュリティの課題など、在宅勤務には注意する点がいくつかあります。しかしながら、適切にコミュニケーションツールを活用し、デメリットを克服することができれば、企業と従業員の双方にとって大きな利点となることは間違いありません。
在宅勤務は会社が抱えるコストを削減するだけではなく、働き方改革の促進や優秀な人材の確保、また災害時など多くのことに役立ちます。
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