「無料で使えるバーチャルオフィスがあるか知りたい」
「バーチャルオフィスを導入して業務効率化を図りたい」
と思い悩んでいる人は多いのではないでしょうか？
近年、オフィスで業務を行うスタイルが変化してきています。とくに、新型コロナウイルス感染症や働き方改革の影響により、テレワークやリモートワークの導入が急速に進み、その一環でバーチャルオフィスを検討する企業が増えてきました。
本記事では、テレワークのためにバーチャルオフィスを導入したいと考えている担当者に向けて、そもそもバーチャルオフィスツールとはいったい何なのか、バーチャルオフィスツールを導入するメリットやデメリットを解説します。また、実際にバーチャルオフィスツールを選ぶ際のポイントや、無料から始められるツールも併せてご紹介します。
本記事を読めば、バーチャルオフィスについての理解が深まり、無料で導入するか検討できる状態になるため、ぜひ最後までご覧ください。
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バーチャルオフィスツールとは
この章では、そもそもバーチャルオフィスツールとはいったいどのようなものか、また、バーチャルオフィスツールを使う必要性や導入すると何ができるのかについて、それぞれ詳しく解説します。
バーチャルオフィスツールとは仮想オフィスで業務を行うツールのこと
バーチャルオフィスツールは、インターネットやクラウドサービスを利用して、社員一人ひとりが自分自身を表すアバターを用いて、実際オフィスにいるかのような「仮想オフィス」で業務を行うためのツールを指します。
バーチャルオフィスは物理的なオフィススペースを必要とせず、ビデオ会議やチャット、メール、ファイル共有、スケジュール管理、タスク管理など等を全てネット上の仮想オフィスで完結できます。バーチャルオフィスを導入すると、遠隔地からでもオフィスで仕事をしているかのように業務を行うことができます。
バーチャルオフィスツールは、ネット環境さえあれば使用できるため、在宅勤務やフリーランスの仕事など、柔軟な労働スタイルを促進するだけでなく、会社のコスト削減にも役立ちます。
バーチャルオフィスツールの必要性とは
バーチャルオフィスツールは様々な場面で必要となってきています。
テレワークが一般的になった現代においては、自宅で作業を行うことが当たり前になってきています。
例えば、在宅勤務中にzoomやSlackなどを使ってコミュニケーションをとると、相手のステータスまでは見えにくく「今話しかけていいタイミングか分からない…」というような恐れがあります。
しかし、バーチャルオフィスツールを導入すれば、相手のステータスを読み取り、話しかけることができます。そのため従業員同士の無駄なコミュニケーションコストを下げることができ、業務の効率化につながるでしょう。
またバーチャルオフィスツールがあれば、地理的な制約を超え遠隔地にいる社員同士でも、オフィスにいるときと同じような感覚で、必要な情報やデータを共有できます。予算が限られている場合でも、無料で使えるバーチャルオフィスツールもあるため、コストを抑えて導入することも可能です。
このようにバーチャルオフィスツールは、ビジネスプロセスの効率化と柔軟性を高め、企業の成長を促進するために必要不可欠なツールとなっています。
バーチャルオフィスツールでできること
バーチャルオフィスツールでできることは、多くあります。
一般的にテレワークには、相手の状況を把握しにくく、コミュニケーションが困難な側面があると言われています。しかし、バーチャルオフィスツールを使えば、「疑似的なオフィス出社」が可能になり、遠く離れた相手でも近い距離感でコミュニケーションが取れるようになります。
たとえば、バーチャルオフィスツールでは、次のようなことができます。
- チャットやビデオ通話などでの手軽なコミュニケーション
- 仮想空間でアバターを使って「疑似出社」ができる
- 社員の状況や進捗がステータス化され、リアルタイムで確認できる
- チームごとに専用の部屋（バーチャル空間）を作れる
- イベントや会議、休憩などの活動を部屋分けして管理できる
などです。
また、一部のツールには、アバターを近づけるだけで相手とビデオ通話が開始できる機能や、離れると声が遠くなる機能、自動撮影や共有機能でチームメンバーの顔を見ながらコミュニケーションができる機能などがあります。
バーチャルオフィスツールを導入する5つのメリット
この章では、バーチャルオフィスツールを導入すると、どのようなメリットがあるのか、以下5つの項目に分けて解説します。
- 社員同士のコミュニケーションが取りやすい
- リモートでも業務状況を共有しやすい
- 一体感が作りやすい
- 研修や教育がしやすい
- オフィス活用のコストを抑えられる
社員同士のコミュニケーションが取りやすい
バーチャルオフィスツールを利用すると、社員同士のコミュニケーションが取りやすくなります。バーチャルオフィスツールなら時間や場所に制限されずに情報を共有でき、遠隔地にいる社員や在宅勤務を導入している社員同士でもやりとりができるようになるためです。
例えばVoice Pingというバーチャルオフィスツールでは、アバター同士が一定範囲内に近づいた場合に、互いの声が聞こえるような機能があります。
そのため、何をしているのか分かりにくいチャットツールとは異なり、相手のステータスを確認してから話しかけることができます。
このように声をかけてよいかを心配することなく会話を開始できれば、心理的なハードルが軽減され、社員同士のコミュニケーションが取りやすくなるでしょう。
リモートでも業務状況を共有しやすい
バーチャルオフィスツールを利用することで、リモートでも従業員がオフィスに出勤しているような感覚で業務状況を共有しやすくなります。
リモートワークになると、「しっかり仕事をしているか見えない」、「業務で分からないことが相談しにくい」など、業務状況が見える化されにくくなります。こうなってしまうと、上司は部下のタスクを把握できずフォローができなかったり、逆に部下は、課題があってもフィードバックを受けづらい環境になってしまう恐れがあります。
しかし、例えばバーチャルオフィスツールのタスク管理ツールを活用することで、リアルタイムにチーム全体でタスクの進捗状況や課題点などを共有できます。また、カレンダー機能を利用して会議の予約やスケジュール調整ができたり、共有ドキュメントを使って社内文書の作成やプロジェクト進捗の管理も可能になります。
これらのような機能により、業務状況が共有されやすくなり、リモートワークでも従業員同士が協力して業務を進めることができ、業務の効率化につながります。
一体感が作りやすい
バーチャルオフィスツールを導入することで、一体感を作りやすくなります。
多くのバーチャルオフィスツールは、同一の仮想オフィス空間に社員がログイン（出社）する形式になっています。
たとえば、「MetaLife」や「oVice」は、アバターが常時表示されており、どこで誰が何をしているか、いつ出社したかなどを把握可能できます。これにより、社員同士が容易にコミュニケーションを取ることができ、リモートワークにありがちな業務中の孤独感などを防ぎ、一体感をもって業務を行うことができます。
研修や教育がしやすい
バーチャルオフィスツールを導入するメリットの中には、オンボーディングや新人研修をより効果的に行えることが挙げられます。
従来のオフィス勤務では、新人に対して指導をする際に、同じディスプレイを共有し、手で示しながら説明することができました。また、新人が誤った操作をしているときには、指導者が素早く確認し、誤りを修正していたことが多かったでしょう。
しかし、リモートワークではこのような機会が減少し、画面共有が遅れることによる操作の不具合や、画面の見え方による問題で効率が落ちる恐れがあります。
リモートワークでの新人研修などにおいては、実際の会話に近い感覚で業務が行えるバーチャルオフィスツールを導入することで、マネジメント管理が行えるのです。
オフィス活用のコストを抑えられる
バーチャルオフィスツールを導入するメリットには、オフィス活用のコストを抑えられる理由が挙げられます。
オフィスを持っている企業にとって、テレワークが増えオフィス使用率が減っても、オフィスによる固定費は変わらないため、コストの削減には限界があります。しかし、バーチャルオフィスツールを導入することで、例えばフルリモート体制を取る場合には、交通費や労働時間のコストの削減をしつつ柔軟な働き方も可能になります。
バーチャルオフィスツールには、ボイスチャットやビデオ会議、在席確認やオンラインファイル共有などの機能があり、ただオフィスを持たない企業やフルリモート体制の企業にとっても業務が行いやすい仕様になっています。
バーチャルオフィスツールは、コスト削減や効率化を追求する上で重要なツールといえるでしょう。
バーチャルオフィスツールの2つのデメリット
この章では、以下２つのデメリットについて解説します。
- 導入に手間がかかる
- 使いこなすのに時間がかかる
バーチャルオフィスツールは、オンライン上で業務を行うことができ、多くの企業やフリーランスにとって、非常に有用なものとなっています。
しかし、バーチャルオフィスツールにはデメリットもあるので注意しましょう。
導入に手間がかかる
1つ目のデメリットは、導入に手間がかかることです。
新しいシステムを導入するには、従来のオフィス環境と異なる機能や操作方法に慣れるために、社員にトレーニングを行う必要があり、業務時間を割くことになります。また、バーチャルオフィスツールを使う社員全員が同時に導入する必要があるため、それぞれのスキルやスケジュールの調整が必要になることもあります。そのため、導入には手間と時間がかかることを念頭におき、まずは無料ツールから試してみると良いでしょう。
使いこなすのに時間がかかる
2つ目のデメリットには、使いこなすのに時間がかかることが挙げられます。
たとえばデジタルが苦手な社員がいた場合には、バーチャルオフィスツールを使いこなすことに苦労する恐れがあります。操作方法や機能の理解に時間がかかってしまうと、使用上のミスが発生する可能性もあります。
使い方を学習するのに時間がかかれば、結局は「従来のWEB会議ツールやチャットツールをメインのコミュニケーションツールとした方が楽だ」と、使いこなせずに放置されてしまう危険性もあるため、導入には注意しましょう。
バーチャルオフィスツールの選び方の4つのポイント
多くの企業がバーチャルオフィスツールを展開しているため、どのサービスを選ぶべきか迷ってしまう方も多いでしょう。
そのため、この章ではバーチャルオフィスツールを選ぶ際の、ポイントを解説します。
- 無料から初めてみる
- 操作のしやすさで選ぶ
- 目的と機能があっているか確認する
- セキュリティ環境が万全のモノを選ぶ
それぞれ、詳しく確認していきましょう。
無料から初めてみる
バーチャルオフィスツールは、無料で利用できるものがあります。
そのためバーチャルオフィスを選ぶ際には、まずは無料で利用できるオプションがあるか確認することが大切です。無料期間中にサービス内容や操作性を確認し、自分に合ったツールかどうか判断します。また、無料期間がある場合は、その期間中にサポート体制や問い合わせ先についても確認することをおすすめします。そうすることで、トラブルがあった際でもスムーズに問題解決できます。
操作のしやすさで選ぶ
バーチャルオフィスツールは、オンライン上で様々な業務を行うため、操作のしやすさも重要になります。たとえば、ユーザーインターフェースが使いやすいかどうか、機能の説明が分かりやすいかなど、オンライン上やクラウドデータを共有する際の操作性も必ず確認するようにしましょう。
目的と機能があっているか確認する
自社の目的やニーズに合った機能が提供されているかどうかも重要なポイントです。具体的には、チーム内でのコミュニケーション機能やオンライン会議、ドキュメントの共有方法など、必要な機能が提供されているか確認しましょう。また、将来的な拡張や変更にも対応できるかどうかもチェックしておくと良いでしょう。
セキュリティ環境が万全のモノを選ぶ
導入したツールがセキュリティ面で十分な対策を取っているか確認することも欠かせません。
バーチャルオフィスツールを利用する際は、情報漏えいや不正アクセスなどのセキュリティリスクが存在します。そのため、セキュリティ環境が万全であることを確認することが大切です。例えば、SSL通信や2段階認証などのセキュリティ対策がしっかりとされているツールの導入を検討するなど、提供元の信頼性のあるものを、事前に調べてから導入するようにしましょう。
無料から始められるバーチャルオフィスツール8選
最後に、この章では無料で始められるバーチャルオフィスツールを8つに絞り、その特徴も紹介します。自社にはどんなバーチャルオフィスツールが合っているか考えながらチェックしてみてください。
VoicePing（ボイスピング）
【特徴】
Voice Pingはテレワークの生産性とエンゲージメントを最大限に高めることに特化したバーチャルオフィスツールです。社内コミュニケーションとマネジメントの効率化を図るために設計された仮想オフィスとなっており、声かけで相手の状況を確認できます。また、音声認識AIを活用し、会議中に話した内容の文字起こしができる特徴などもあります。さらに日本語・英語・中国語・ベトナム語・ポルトガル語・スペイン語・インドネシア語・韓国語を含む41カ国語間で話した内容をリアルタイムで翻訳できる機能も有しています。
MetaLife(メタライフ)
【特徴】
MetaLifeは、オフィスやイベントスペース、教室として利用でき、オンラインでも現実のオフィスのような感覚で気軽に話しかけられる新しいコミュニケーションツールです。たとえばバーチャルオフィス内でアバターを使って自由に動き回れるようになっており、同僚とビデオ通話を始めることができます。また、誰がオフィスにいるのかが把握できるため、コミュニケーションがスムーズに行え、チーム状況の見える化にも役立ちます。
孤立を防ぐために同僚の存在を感じながら業務に集中することができ、新入社員など、まだ会社に慣れていないメンバーであっても安心感を持って業務を遂行できる特徴があります。
Tandem（タンデム）
【特徴】
Tandemは、チャットやWeb会議など、リモートワークに必要なバーチャルオフィスを提供するツールとなっています。主な使い方は、ZoomやTeamsなどのWeb会議ツールとは異なり、ずっと繋げっぱなしで使用します。常時起動していても邪魔にならないUIで、PCで個人作業をしていても、オフィスにいるような感覚でチームメンバーと働くことができます。Tandemは、常にオンにしていたくなるようなUIになっており、「誰がミーティングに参加しているか」などチームメンバーのステータスを気軽に確認できる感覚を再現しています。
oVice（オヴィス）
【特徴】
oViceは、オンライン上のアバターを使って、リアル環境での会話と同じように雑談や会議ができるバーチャルオフィスツールとなっています。オープンスペースで誰かに近づくと、その人の声が大きく聞こえます。逆に離れると、声も小さくなるような現実空間にちかい立ち話が可能となります。また、zoom会議などで見知らぬ人に話しかけられるには少し抵抗があるイベントや説明会などの不特定多数の人が集まる場では、アバターを表示できるため、心理的な抵抗が低くなります。
mycrew(マイクルー)
【特徴】
mycrewは利用人数の制限がなく、実際のオフィスに出社している感覚でコミュニケーションがとれるバーチャルオフィスツールになります。たとえば、チームメンバーのアイコンは、現在のステータスを色で示しており、今話しかけて良いかなどがひと目で分かる仕様になっています。また、各フロアに設置されたチャットボードを使用することで、簡単にチームメンバーに呼びかけることが可能です。
NeWork(ニュワーク)
【特徴】
Neworkは、NTTコミュニケーションズが開発から運営まで行っている国産バーチャルオフィスツールです。直観的に分かるデザインになっているため、誰でも簡単に利用でき、音声・ビデオ通話、チャット、画面共有など基本の機能はもちろん、聞き耳機能で回りの会話にも参加できます。最大20人のチームまで無料のため、少人数の企業におすすめです。
Remotty(リモティ)
【特徴】
株式会社ソニックガーデンが開発・提供するRemottyは、オフィスで働いていた時に行っていた雑談や相談をテレワークでも実現するための仮想オフィスツールになっています。社内の誰と誰が話しているかを確認でき、人に話しかける、話しかけられるがしやすいデザインになっています。また、トピック毎にアーカイブする/しないと分けることができるので、自分のタスク管理がしやすい特徴があります。
Remo(リモ)
【特徴】
Remoとは、展示会や懇親会などのイベント、リモート環境のオフィスや教室など、さまざまな場面で使われ、繋がり・交流促進型の新しいコミュニケーションツールとして設計されたものになります。Remoには、2Dバーチャル会場を作成できるため、それぞれの会議室で行われる会議に自分のアバターを操作するだけで簡単に参加できる特徴があります。また、チームごとのミーティングや外部メンバーを交えての会議、ウェビナーなどバーチャル会議室にいるメンバーだけでチャットを行うこともできます。
まとめ
バーチャルオフィスツールとは、仮想オフィスで業務を行うためのツールを指します。これを導入することで、社員同士のコミュニケーションが取りやすくなり、リモートでも業務状況を共有しやすくなります。また、一体感を作りやすく、研修や教育もしやすくなり、オフィス活用のコストを抑えることもできます。
一方、バーチャルオフィスツールの導入にはメリットだけでなくデメリットもあるため注意しましょう。例えば導入に手間がかかってしまったり、使いこなすのに時間がかかる恐れがあります。しかし、これらはしっかりとした導入計画を立てることで解決することができます。
バーチャルオフィスツールを選ぶ際には、本記事のおすすめツールを参考にして、まずは無料ツールから検討してみてください。
