社員のワークライフバランス向上や生産性向上のために、近年、多くの企業が働き改革に力を入れています。働き方改革を実践していくためには、社員の意識改革、業務改善などさまざまな取り組みが必要となりますが、取り組みを実践・浸透させていくためには言葉だけでなく、ツールも重要になります。 そこでこの記事では、働き方改革を実践していくために役立つツールのひとつである情報共有ツールの活用についてご紹介します。
- 働き方改革を実現するためになぜ情報共有ツールが必要か？
- 情報共有ツールにはどんなものがあるのか?
- ツールの活用法と導入する際のコツとは?
以上のポイントを意識しながら、記事をご覧ください。
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働き方改革を支援する情報共有ツールとは何か？
まず、「情報共有ツール」をご存じない方に向けて、簡単にご紹介します。
情報共有ツールの役割
情報共有ツールとは、オンライン上でドキュメントを簡単に共有して、組織やチームでの意見交換を容易にすることができるツールです。情報共有ツールは複数人で共同作業をする際に活発なコミュニケーションを促すことで作業を円滑にし、組織やチームの生産性に大きな効果を発揮します。
どう働き方改革に役立つか
情報共有ツールはより利便性の高い働き方を実現します。組織やチームでの共同作業やコミュニケーションを円滑にすることで、例えば離れた場所でお互いが働いていても、スムーズに協力して業務に取り組めます。 本社（東京）と支店（地方）、海外とのやり取りといったこれまでの業務における改善が可能になるだけでなく、新しい事業を立ち上げる際に特化した技術を持ったベンチャーと協業するオープンイノベーションにおいても、情報共有ツールが役に立ちます。 また、業務が円滑に進み、生産性が向上することは長時間労働の是正にもつながります。その結果、社員はより良いワークライフバランスを実現することが可能になります。
ツールの活用法
働き方改革を支援する情報共有ツールとは、具体的にどんなものがあるのか、詳しくご紹介します。
情報共有ツールの紹介
情報共有ツールの特長は、メンバーであれば誰でも簡単にドキュメントを書いて共有でき、コミュニケーションが図れる点です。
この特長は共同作業をする上でとても重要となります。誰でも簡単にドキュメントを共有することができれば、情報の属人化を防ぐことができます。
活用場面とその効果
情報共有ツールは、デスクワークをされている方ならどなたでも活用できます。「業務中にたまったメモ書きを整理してドキュメントにする」、「常にブラウザで情報ツールを開いておいて、思い立った時にすぐにドキュメントに残す」など、ワークスタイルによってさまざまな使い方ができます。 情報共有ツールの活用において大きな効果を発揮するのは、日報の作成でしょう。 日報は社員が毎日書くので、習慣化や管理、活用までするのは意外と大変なものです。しかし日報を一元的に管理できる情報共有ツールであれば、習慣化はもちろん、管理・活用の手間を軽減します。 日報の共有によって、自分自身の日報だけでなく、メンバーの日報を見ることができるようになり、業務における連携の意識が高まるでしょう。また、他人の日報に対して「いいね」でリアクションをしたり、困りごとに対してコメントを残すことも可能です。 こうした機能を通してチーム内でのコミュニケーションが活発になります。今まで関わりのなかった社内の人たちが、普段どんな業務に携わっているのか、どんな人なのか、ということも知ることができます。
料金の選択について
情報共有ツールの利用料金はメンバーの上限人数に応じて変わります。弊社で提供しているQiita Teamの料金はQiita Team料金表 をご覧ください。 いきなり有料の情報共有ツールを使用するのは難しいかもしれませんが、多くの情報共有ツールには無料のトライアル版が用意されています。ぜひ試してみてください。
チームに導入する際のコツ
情報共有ツールをただチームに導入させるだけでは生産性があまり向上せず、働き方改革に結びつきません。そこでここでは情報共有ツール導入の際に注意すべき点について検討します。
積極的な投稿文化を構築しよう
情報共有ツールの活用にあたっては、ドキュメントに残すことが必要なため、積極的に投稿する文化を社内に定着していくことが重要なポイントになります。 積極的な投稿文化を作り出すために、まずは率先して自分からどんどん投稿し、たくさんのドキュメントを残しましょう。投稿記事が増えてくるごとに、メンバーもドキュメントを共有する便利さを実感し、投稿する習慣が身につくでしょう。
メンバーの投稿には反応しよう
積極的に投稿するだけではなく、メンバーの投稿にコメントや絵文字で積極的に反応しましょう。反応することでメンバーはドキュメントが他人に読まれていることを実感します。その結果、続けて投稿する意欲がわきますし、多くの人が読みやすい表現でドキュメントを残そうという意識が生まれます。
テンプレートを活用して素早くドキュメントに残そう
情報共有ツールには、日報や議事録などのテンプレートを用意しているものもあります。テンプレートを使えば素早くドキュメントを作成することができます。テンプレートで構成が定まっているので、読み手にとっても理解しやすいドキュメントが共有されます。
まとめ
情報共有ツールはチームの生産性向上に大きく貢献することができます。その結果、働き方改革の促進にもつながります。情報共有ツールを利用するとドキュメントを簡単に残すことができるので、情報共有が円滑になります。 また絵文字でのリアクションやコメント機能によって、、組織やチーム内のコミュニケーションが活発になります。ぜひ情報共有ツールを活用して社内で働き方改革を加速させましょう。
