長時間労働の是正、業務効率化、リモートワーク（テレワーク）の取り組みなど、現在、多くの企業が「働き方改革」に取り組んでいます。どの企業にも共通しているのは、従業員にとっての働きやすい環境を実現し、生産性向上を追求している点です。 この「働き方改革」に欠かせないのがITツールです。今回の記事では、ITツールがどのようにして「働き方改革」に貢献するかご紹介します。
1.働き方改革の鍵となるITツール
ITツールを活用することで、より柔軟な働き方が実現します。イメージしやすい例としては「リモートワーク」が挙げられます。リモートワークが導入されれば、自宅や出張先など場所を問わずに業務ができるため、生産性向上につながります。リモートワークに限らず、働き方改革を推進するために、具体的にどのようなITツールが利用されているのかを見てみましょう。 ITツールにはさまざまな種類があります。ここでは用途に分けて①情報共有、②web会議、③リアルタイムコミュニケーション、④共同作業ツール、の4つを紹介していきます。
2.働き方改革に必要なITツール① 情報共有ツール
Qiita Team
Qiita Teamは主にドキュメントを共有する場所であり、考えたことを手軽にドキュメントに残し、共有できる点が特長です。また、ドキュメントに絵文字やコメントといったリアクションを返すことで、コミュニケーションが図れます。 Qiita Teamのような手軽な情報共有ツールを活用することで、社内での情報共有が活発になり、各社員の作業進捗状況や業務に関するノウハウが社内で共有しやすくなります。
3.働き方改革に必要なITツール② Web会議
Hangout
HangoutはWeb会議を簡単に実現できるITツールです。便利な機能として画面共有機能があります。会議に出席しているメンバーの表情が分かるだけにとどまらず、自分のブラウザ画面を会議メンバーと共有しながら会議をすることができます。離れた場所にいても不自由ないコミュニケーションで円滑に会議を進めていけます。
4.働き方改革に必要なITツール③ リアルタイムコミュニケーションツール
Slack
Slackはリアルタイムにチャットができるビジネス向けのコミュニケーションツールです。 特長としては1.絵文字で簡単にリアクションができ、オリジナルの絵文字も作成可能、2.画像やWord、Excel、PowerPointなどのファイルが簡単に共有できる、3.他のITサービスとの連携がしやすいといった点が挙げられます。 Slackのようなリアルタイムコミュニケーションツールを社内に導入することで、いつでもどこでも会話しているような感覚で、社内メンバーとのやり取りが可能になります。
5.働き方改革に必要な ITツール④ 共同作業ツール
ここでは社内メンバーで共同作業をする際に利便性の高いITツールを3種類紹介します。
Trello
Trelloはタスク管理ツールの1つです。多くのタスクをそれぞれカードとして登録しボードと呼ばれる場所で管理することができます。このボードは複数人で共有することが可能で、チームでのタスク管理が容易になります。
Google スプレッドシート
GoogleスプレッドシートはGoogleの表計算ソフトで、このツールを使うとグラフやチャートを用いながらスプレッドシートを作成することができます。さらに、大きな特長として、誰とでもリアルタイムで共有、編集し、コメントを残すことが可能なため、共同作業に向いています。
Google ドキュメント
GoogleドキュメントはGoogleの文書保存ツールです。Googleスプレッドシートと同様にリアルタイムで共有、編集可能であり、共同作業で強みを発揮します。また、Google Chrome上では音声入力機能が使えることも特長として挙げられます。今後、音声入力機能の精度がさらに向上すれば、会議の内容を自動でドキュメントに残すことが可能となり、議事録の作成もよりスムーズになるでしょう。
Google スライド
Googleスライドは共同でスライドを作成する際に効果的なツールです。
まとめ
働き方改革を実現するためにはITツールの活用は必要不可欠です。効率的な働き方を実現するためのITツールの種類は用途別に ①情報共有、②web会議、③リアルタイムコミュニケーション、④共同作業ツールの4つに分けられます。それぞれのITツールの特長と使用法を正しく理解し、社内で活用すれば生産性向上につながります。 皆さんもぜひ社内で積極的にITツールを活用して、働き方改革を加速させてみてはいかがでしょうか！
