会社の業務を効率化するように言われた、でも何をすればいいかわからない…という方に向けて。今回は、業務効率化をするための４つのポイントを解説します。
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業務効率化とは？
業務効率化するには、3M「ムリ・ムダ・ムラ」を改善する必要があります。。
ムリとは「能力に対して仕事量が多い状態」
ムダとは「能力に対して仕事量が少ない状態」
ムラとは「ムリとムダが混在している状態」
業務効率化を実現できれば、金銭的なコスト削減だけでなく、時間的なコスト削減も期待できます。
業務を効率化したことによって削減したコスト分を他のリソースに回すなど、生産性の向上を目指すこともできま。
また、業務効率化といっても形態は様々で、ITツールの導入やアウトソーシングなども業務効率化の一つです。
労働時間の短縮と働きやすい環境を実現しましょう！
業務効率化の進め方
現状把握
業務効率化を進めるには、まず現状を把握していないといけません。
現状を把握しなければ適切に課題を解決することできません。
業務をどのように効率化すべきか適切に判断するには、全体像を正しく把握することが必要です。
効率化を図る業務を確認
効率化を図る業務に優先順位をつけるようにしましょう。
- マニュアル化しやすい業務
- 頻度が多い業務
- 単純業務
効果を出すには、こういった業務から優先的に手を付けましょう。
また、業務に関しても社内で行うか、社外に外注するかの線引きもしっかり引きましょう。
社内の人材は、社内でしかできないことに集中させましょう。
検証と評価を
業務を効率化するには、検証と評価が必要です。
実際に試してみないとその効果を正しく把握することはできません。また、評価をしてオペレーションを改良していくことで業務効率化は達成できます。
PDCAサイクルを回しながら、必要な業務を効率化していきましょう。
▼PDCAサイクルとは
Plan：計画する
Do：実行する
Check：評価する
Action：改善する
業務を効率化するアイデア4つ
複雑な業務プロセスを見直し、従業員一人ひとりの負担軽減に繋げることが出来れば、残業時間の減少につながり、ワークライフバランスの向上にも寄与します。
また、企業にとっても人件費のカットをはじめ、リソースを他に回すことが出来ます。
では、業務効率化を実現する４つのアイデアを見ていきましょう。
ツールの導入
2020年は新柄コロナウイルスの世界的流行もあり、現在ではコロナ禍でzoomなどのオンライン化が進みました。
ITツールをはじめ、コミュニケーションツールの導入が進み、今まで日本では難しかったITによる業務効率化が加速的に展開されています。
社内の情報共有やマニュアル作成・社内wikiの作成にQiita Teamを使ったり、web会議にZoomを使うんなど。
必要に合わせてITツールを利用しましょう。
マニュアルを作成してクオリティを担保する
会社には色々な業務があると思いますが、複雑な作業であればあるほど新人には難しく、マニュアルの制作が必要になります。
マニュアルを作ると業務のばらつきも少なくなり、質の担保もできます。
質の低下はそのリテイクやクライアントからの問い合わせに対応する手間と時間を要し非効率です。
マニュアルを見直し、業務効率化を図りましょう。
優先順位を明確にする
業務を行う際には、優先順位を明確にする必要があります。
多くの業務を抱る中で、今やらなくてよい業務に時間をかけすぎていてはいけません。
業務効率を向上させるためには、やるべき仕事に対して優先度をつけることがポイントです。
「業務の納期」や「負担の度合い」を考えて、どの仕事から手をつけるか考えましょう。
業務全体を見える化する
業務効率化には、そのプロセスや目的を可視化させることが必要です。
まず業務を見える化することで、どこが非効率であったか、どこを改善すればよいのか分かります。
業務にどのようなものがどれだけの数あり、それぞれにどのくらいの時間を要しているのか把握しましょう。
まとめ
業務効率化を行う際には、様々な視点が必要になります。
さまざまなアイデアや事例がある中で、会社でどのように活用していくかが、成功するための重要なポイントです。
業務効率化には「業務の自動化」「ツールの導入」「コミュニケーションの維持」を重視するようにしましょう。
業務効率化には、コスト削減や生産性向上というメリットがありますが、従業員の満足度が向上する効果も期待できます。
ぜひ、業務効率化ツールを導入して、生産性を向上させましょう！
