働き方改革をITツールで推進しよう

働き方改革実行計画が取りまとめられてからもうすぐ1年が経とうとしています。働き方改革を進めるにあたって、ITツールの導入をお考えの方も多いのではないでしょうか。そこで今回はITツールをどのように使えば働き方改革に活用できるのか、そのヒントをご紹介します。

働き方改革の検討テーマとITツール

働き方改革は、「処遇の改善」「制約の克服」「キャリアの構築」といった3つの視点から、さらに9つの検討テーマに分かれています。

＜働き方改革の検討テーマ＞

非正規雇用の処遇改善
賃金引き上げと労働生産性向上
長時間労働の是正
転職・再就職支援
柔軟な働き方がしやすい環境整備
女性・若者の活躍
高齢者の就業促進
子育て・介護と仕事の両立
外国人材受け入れ

この中で、「賃金引き上げと労働生産性向上」と「柔軟な働き方がしやすい環境整備」のふたつが、ITツールの活用と特に関わりが深いといえます。

場所や時間にとらわれない柔軟な働き方

自宅勤務や在宅勤務といった働き方改革では、テレワークによって、育児・介護で退職せざるを得なかった、というような従業員も、仕事を続けられるようになることを目指しています。企業には、優秀な人材を育児や介護で失わずにすむ、といったメリットをもたらします。しかし、テレワークには、「遠隔地で仕事をする従業員とオフィスとの間でコミュニケーション不足になり孤立しがちになる」、「欲しい情報がすぐに引き出せない」、「勤怠管理がスムーズにできない」というようなデメリットも生じます。こうした問題を解消してくれるのがITツールの導入です。

働き方改革につながるITツールの活用例

ITツールを導入することによって、さまざまなデメリットの解消につながり、さらには多くのメリットを得ることができます。

コミュニケーション

チャットツールやWeb会議システム、テレビ通話などのITツールを利用することによって、オフィスと遠隔地の従業員が気軽にコミュニケーションを取ることができ、孤立感の解消にもつながります。

勤怠管理

クラウドシステムによる勤怠管理で、自宅や出先からも、勤怠報告や業務報告を簡単に行えます。リアルタイムに確認ができるので、企業側も手間なく勤怠管理を行えます。

情報共有

会社の決定事項やトップの意思決定もITツールを使えば、即時に共有することができます。意思伝達を素早く行うことができるので、遠隔地で仕事をする従業員にも連絡漏れの心配がありません。日報や議事録も共有できるので、オフィスとの連携もスムーズになります。

ITツール導入で生産性が向上する理由

「社内情報の活用・共有の活発化」、「管理の高度化」、「経験やノウハウのデジタル化」といった経営課題において、ITツールを導入することによってさまざまなメリットが生じます。

人材力の確保

他社との協力や連携の促進、社内情報の活用・共有によって、従業員の意欲や能力の向上に期待ができる。

経営改革

トップの意思決定の正確性や迅速化、取得したデータに基づく経営分析によって経営改革に役立てることができる。

営業力

新規顧客の開拓、商品やサービスの商品力の向上、対応力の向上に効果が期待でき、新規ビジネスの実現の可能性も見出せる。

ITツール導入と生産性向上の関係性

ワーク・ライフ・バランスの実現は、従業員にとっても企業にとっても多くのメリットを生み出します。ワーク・ライフ・バランスに配慮した柔軟な働き方ができるようになれば、空いた時間を個々のスキルアップの時間としたり、しっかりと休息を取ることによって気分もリフレッシュし、仕事への意欲もアップしたりします。こうした質の高い働き方を実現することで、企業は優秀な人材の確保が可能となります。 ITツールを使って業務が可視化できるようになると、個人やチームの状況も可視化され、縦・横の連携がスムーズになり、互いにフォローし合う”強いチーム”への成長が期待できます。またITツールによって、無駄な業務や長時間労働を減らすことができれば、コスト削減と個々のスキルアップや労働意欲の向上→生産性の向上→会社の売り上げ向上→社員へ還元（賃金引き上げ）といった良いサイクルが生まれてきやすくなります。大きな変革をITツールで成し遂げる必要はありません。例えば、離れた拠点同士での会議、オンライン会議を実施することで、これまで掛かっていた出張費や時間を削減する、紙の日報をデジタル化して誰でも見られるようにクラウドで管理するなど、日々のちょっとした無駄を見つけ、ITツールを活用していくことで、生産性の向上が実現します。

ITツール導入の課題

働き方改革にはITツールは必要不可欠といえるでしょう。気軽に使えるITツールは、誰もが使いやすいツールを選ぶことが重要になってきます。社内全員が使えるようにならなければ、ITツールを導入しても最大限に活かすことができません。徹底した技術面でのサポートを行うことが大切です。

生産性向上の実現にはしっかりとした計画が必要

働き方改革の成果として期待される生産性向上ですが、方向性が定まらない、意見がまとまらない、実行しても効果が見られないといった状況に陥ることもあります。これは「生産性向上をどのように実現するか」、「何を持って生産性が向上したという指標にするのか」といった点で、現場とマネジメントの間に意識のズレが生じていることが原因です。意識のズレを防ぐには、現場の意見を拾い上げ、状況を把握し、適切に環境を整備していくことが必要です。そのために役立つのがITツールです。ITツールによって、活発なコミュニケーションや情報共有を促し、常に組織やチームの状況を可視化しておくことが大切です。

まとめ

働き方改革推進のためには、ITツールは不可欠な存在です。ITツールをフル活用すれば、テレワークで働く社員だけでなく、オフィスでのコミュニケーションや連携もスムーズに行えることでしょう。ITツールを使いこなすことは生産性向上に直結するといっても過言ではありません。ITツールを導入し、日々の業務の効率化を目指しましょう。