振り返りのフレームワーク「KPT」とは｜進め方やポイントも解説

「振り返りのフレームワークであるKPTについて知りたい」「KPTで業務の振り返りをして実績を向上させたい」「プロジェクト完了後に適切な振り返りを行って次に生かしたい」

など、業績向上を目指すビジネスパーソンの中にはKPTへの理解を深めたいと考えている人は多いでしょう。ただしやり方がわからない人もいるのではないでしょうか？

プロジェクトや業務は定期的に振り返って、改善策を打ち続けることで効率やパフォーマンスが向上します。逆に、日々の仕事に忙殺されて振り返りを怠ると、思うような成長が実現できないおそれがあります。またチーム全体のパフォーマンスの停滞を招く可能性もあるでしょう。

そこで今回は振り返りのフレームワークの一つであるKPTについて、実践するメリットや具体的な進め方、ポイントなどを詳しく解説していきます。

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振り返りのフレームワーク「KPT」とは

KPT（ケプト、ケーピーティー）とは、振り返りのためのフレームワークの一つです。KPTを活用して振り返ることで、業務やプロジェクトの継続的な改善を目指します。KPTは次の3つの要素で構成されています。

  • Keep：良かったこと、継続すべきこと
  • Problem：悪かったこと、課題、問題点・修正点
  • Try：改善策

KPTはチーム、個人両方で活用可能なフレームワークです。メンバーで集まり、良かったこと・悪かったこと・改善策を話し合うことで、次のプロジェクトの成功へとつなげます。また、定期的な振り返りの場を設けることで現状認識と解決策を共有できるため、チーム力向上が実現できるのです。

さらに個人がKPTを実行することは、ビジネスパーソンとしてのスキルアップにも貢献します。苦手な分野や足りないスキル、うまくいかなかった手法、非効率なやり方などを洗い出し分析することは、新たな学びを得られる良い機会になるのです。

KPTの4つのメリット

KPTはシンプルなフレームワークのため、さまざまシーンで活用可能です。これからビジネスに取り入れたいと考えている人に向けて、4つのメリットを解説していきましょう。

  • 課題を早くに発見し解決を目指せる
  • 意見交換を効果的に行える
  • やるべきことを可視化できる
  • 振り返りや反省がしやすい

課題を早くに発見し解決を目指せる

KPTをチームの業務に組み込むことで、課題の早期発見と早期解決を目指せます。Problem（課題）を放置し続けると、業務効率を下げたり、ミス発生の原因になります。そのため定期的な振り返りの場を設けることで、解決策を見つけて、すぐに改善策を打つことが求められます。

KPTをチームで実践すると、プロジェクト完了時や毎週・毎月など、定期的にメンバーで集まる機会が得られます。問題だと感じていることや、対処しないと大きなトラブルになりかねないことを提起することで、すぐに対応できます。

改善策を実行した後は、次の機会に検証することでさらに効率化や業務の正確性向上につなげられます。

意見交換を効果的に行える

KPTではメンバー全員が忌憚のない意見交換を行います。日頃感じている無駄な業務や生産性を下げている要因なども、率直に言い合える場です。

KPTを行う際には他者への批判的な意見を控えるのが原則です。そのため、若手や普段あまり自分の考えを表明しない人も意見を言いやすいという特徴があります。

異なる考えを持つメンバーが多角的な視点からアイデアを持ち寄ることで、より効果的な議論が行えるのです。

やるべきことを可視化できる

KPTを取り入れることで、チーム内で認識の共有が可能になります。Try（改善策）を明確化することで、次にやるべきことが可視化されるのです。

また単に改善策を上司から命じられるだけでは、納得感が得られないこともあります。KPTによって、Keep（良かったこと）、Problem（悪かったこと）も同時に共有されるので、なぜその改善策を実行するのかについての背景も理解できるようになります。結果、明確な意義やモチベーションに基づいた行動が可能になるのです。

振り返りや反省がしやすい

KPTでは皆で振り返りや反省を行います。全員で成功や失敗を検証することで、ポジティブなマインドを醸成できます。各自が当事者意識をもって業務にのぞめるため、チームワークの向上も期待できます。

もし改善策が失敗に終わった場合でも、次の課題として提起し、メンバー全員で新たな策を講じることで、成長サイクルを循環させることができるのです。

KPTの進め方5つのステップ

KPTの基本的な進め方は次の5ステップです。

  • 必要なものを準備する
  • まずは「K」と「P」を抽出する
  • 抽出した内容について話し合う
  • 「T」の内容を具体的に決める
  • 実行し、定期的に繰り返す

必要なものを準備する

準備するものは、「ホワイトボード」「ペン」「付箋」です。KPTは会議室やミーティングルームなどに集まって少人数で行います。全員が自由に意見を出す場なので、ペンや付箋は人数分用意しましょう。

オフラインで集まれない場合には、ビデオ会議ツールを活用するケースもあります。その際には、全員で共同編集できるスプレッドシートなどを使うと良いでしょう。

また振り返りを行うためにデータや資料を参照する必要があるのなら、各自準備しましょう。その際にはリーダーは事前にメンバーに連絡しておけば有意義な議論が可能になります。

まずは「K」と「P」を抽出する

次に、メンバー全員でKeep（良かったこと、継続すること）とProblem（悪かったこと、課題）を付箋に書き出します。思いつくままにアイデアをアウトプットし、ホワイトボードに貼り付けていきましょう。この段階では、他のメンバーと相談せずに自分の考えやアイデアを書き出します。

書き出す必要がなさそうな軽微なこと、全員がおそらくわかっていることなども積極的に書きましょう。あいまいなままに放置していると、課題として後々問題になることもあります。またそうしたなんとなく出したアイデアが課題解決のヒントになることもあるのです。

抽出した内容について話し合う

抽出したKeepとProblemについて、全員で話し合います。なぜ成果が出たのか、なぜ失敗したのかなど、要因と原因を分析しましょう。そうすることで、良い成果の再現性を高めることができます。一方、課題については解決策の糸口を見つけるのに役立ちます。

KeepとProblem共に多くの付箋が貼られている場合には、Problemの議論に時間を割きましょう。良い成果を分析することも大事ですが、次のTry（改善策）を考える際にはProblem（課題）を深掘りする必要があるからです。また、Problemの数が多い場合は優先順位付けが大事です。

「T」の内容を具体的に決める

KeepとProblemの内容をもとに、Tryを考えます。継続することの具体策に加えて、課題や問題点を解決するための策を講じます。

ここでは具体性が重要です。いつ・誰が・何を・どのように・いつまでに行うかを決めます。達成目標は数値を用いて、定量的に表現することを心がけましょう。

数値目標を設定することで、次回以降の話し合いで客観的な議論が可能になります。また進捗確認する際にも数値が目安になります。

実行し、定期的に繰り返す

前工程で決まった改善策の実行・検証・評価を行い、次のKPTに反映させます。改善策でうまくいった点はKeepに、うまくいかなかった点はProblemに振り分けます。

修正点や問題点が新たに発生した場合も都度抽出していきましょう。こうしたサイクルを継続することで、業務やプロジェクトの精度が徐々に向上していくのです。また個人で実行する場合も、定期的に繰り返すことでパフォーマンス向上を目指せます。

KPTを実行する場合の4つのポイント

KPTはシンプルなフレームワークなので、気軽に活用できます。難しく考えずに実践できるのが魅力ともいえるでしょう。ただし、効果を最大限に発揮するにはポイントを押さえて置く必要もあります。特に重要なのは次の4つです。

  • あまり大人数で行わない
  • 発言しやすい環境を整える
  • 進行役を設定する
  • 一度で終わらせずに何度も繰り返す

あまり大人数で行わない

参加人数は5名前後の少人数がおすすめです。大人数では意見をまとめるのが難しかったり、要点がぼやける可能性もあります。10人以上で実践すると、役職や職種もさまざまになり、意見が発散し過ぎてしまうおそれもあるので気をつけましょう。

最少人数は1名からでも実行可能です。自分自身でKPTを実践することで、業務効率化や生産性向上につなげることもできます。また小さなプロジェクトやグループ単位であれば、2〜3名でも効果を出せます。より、近い距離で議論できるので、効果的な振り返りが期待できるでしょう。

発言しやすい環境を整える

付箋に意見を書き出す際や改善策を模索するときには、参加者全員が積極的に発言することが大事です。そのためには意見しやすい環境を整える必要があります。

「このグループなら何を言っても大丈夫」「ばかにされないだろう」など、心理的安全性の高いチームであれば、普段あまり意見を言わない人でも積極的に議論に参加するでしょう。

これは普段から密にコミュニケーションを取ることで実現できる関係性です。また実際の議論の場でリーダーやキーパーソンが話しやすい空気を作るように努力することも大事です。否定しないことや批判しないことをルール化することで、ある程度心理的安全性を確保できます。

進行役を設定する

KPTで効果を出すためには、進行役を設定することも重要です。司会進行やタイムキーパーとしての役割を担います。

例えば、KeepやProblemでたくさんの意見が出たときには、優先順位をつけて議論したり、重要なテーマに絞って解決策を話し合うことが大事です。議論が白熱して意思決定を先延ばしにしたり、ネクストアクションが決まらないと意味がありません。

KPTによって決まった解決策を実行し、検証・評価を繰り返すことが重要なので、「何も決まらなかった」とならないように注意しましょう。

一度で終わらせずに何度も繰り返す

KPTは継続的に取り組むフレームワークです。改善策をやりっぱなしのままで振り返らないと、効果の有無がわかりません。チームや個人の成長も見込めないでしょう。その施策が有効だったのか、微修正が必要なのか、別の策に変更すべきなのかを検証し続けましょう。

定期的に集まってチームで議論することは、チームワークの向上にも寄与します。こうしたリアルでの集まりは心理的安全性を高める効果もあります。回を重ねるごとに、議論も活発化するでしょう。

やり方や開催頻度も最適化できるので、一度で終わらせず、試行錯誤しながら継続していきましょう。

まとめ

今回は効果的な振り返りの際に役立つ「KPT」を解説しました。ビジネスパーソンの業績アップやチームの生産性向上のためには定期的な振り返りが不可欠です。KPTはホワイトボードやペン、付箋があればすぐに実践できるのでおすすめです。

Keep（良かったこと）、Problem（悪かったこと、課題）、Try（改善策）の3つの要素を書き出して議論するだけなので、どのようなチームでもすぐに導入可能です。一人でも少人数でも効果が期待できます。

ビジネスパーソンとしてのパフォーマンスアップを目指したい人、チーム力を向上させたいリーダーは、ぜひ一度ビジネスに取り入れてみましょう。その際にはここで紹介した進め方やポイントを参考にしてください。

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