「振り返りを行うことでスキルを磨いていきたい」「どうすれば効果的な振り返りができるのだろう」「上司に振り返りを命じられたがいまいち意義が分からない」
など、特に若手社員にとっては仕事における振り返りについて、分からないことが多いのではないでしょうか？
仕事では振り返りが重要だといわれています。効果的な振り返りを行うことで成長につなげられるからです。逆に業務を振り返らずに、日々の仕事に忙殺され続けると客観視できなくなるため、成長が止まる可能性もあるのです。
そこで今回は振り返りの意味や目的、具体的な手法に加えて、7つのポイントについても解説していきます。具体的な方法やポイントを理解してパフォーマンス向上につなげましょう。
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仕事における振り返りの意味とは
仕事における振り返りとは、日々の業務を客観的に評価して、改善点や成果を見つけるためのプロセスです。
この取り組みは個人だけでなくチーム全体で行うことで、業務効率化や新しい施策の導入などにつなげられます。振り返りを通じて、改善点や学びが見つかり、PDCAサイクルを回し続けることで次の業務に生かすことができるのです。
振り返りは、日々の業務だけでなくプロジェクト終了時にも行われます。失敗を客観視して課題や解決策を探ることはもちろん、成功事例を分析することで勝ちパターンを見つけることもできます。
振り返りを行わないと、日々の業務に追われて、タスクをこなすのみとなってしまいます。そうなると、個人やチームの強み・弱みが把握しづらくなります。弱みを放置することは成長の妨げになり、強みを伸ばさないことも同様です。
個人・チームのパフォーマンス向上を図るためにも、組織において振り返りを習慣づけることは非常に重要なのです。
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仕事で振り返りを行う3つの目的
ここでは仕事で振り返りを行う目的を深掘りしていきましょう。目的は主に次の3つがあります。
- 改善点や修正点を見出すことができる
- 自分の業務を客観視できる
- 目標に対しての自分の立ち位置が分かる
改善点や修正点を見出すことができる
定期的に業務を振り返ることで改善点や修正点を見出すことができます。過去の業務においてどの部分がうまくいかなかったのか、どの部分を改善すれば業務効率が上がるのかなどを分析します。
振り返りは、作業ミスの繰り返しを防止するとともに、無駄な作業や工程などを洗い出して改善する良い機会となります。
またプロジェクトが終わったあとにチームで振り返ることで、次の施策に生かすことも重要です。リーダーとメンバーが意見を出し合うことで、多角的な視点から評価することが可能になります。
自分の業務を客観視できる
振り返りは自分の業務を客観視するためにも重要です。感情的な評価や主観的な評価をし続けると、正確な評価ができません。自分に足りないスキルや経験を客観的にあぶり出すためにも、一歩引いた視点から評価することが重要です。
失敗に対してくよくよしていても何も改善しません。客観視することで改善策を見出すことができれば、次に同じようなシチュエーションに立ったときに最適な行動が取れるのです。
このように客観視するための振り返りを習慣づけることは、公正な自己評価によるポジティブなマインドを醸成するのにも役立つのです。
目標に対しての自分の立ち位置が分かる
振り返りによって、自身の目標に向けた進捗状況を把握できます。進捗状況を客観的に把握することで、いつまでに何をすべきなのかが明確化します。
振り返りを行わないと、未達に対する不安が増したり、必要なアクションが取れなくなるおそれがあります。自分の立ち位置が分かれば、早いタイミングで上司に相談することもできます。それによって上司から的確なサポートを受けられたり、アドバイスをもらえたりします。
成長のためには自己研鑽や自己分析も必要ですが、上司やチームのサポートも重要です。そのためにも、自分の正確な立ち位置を把握し、伝えることが重要になります。
仕事で振り返りを行う際におすすめのPDCAのやり方
効果的に振り返りを行うにはフレームワークを活用するのが良いでしょう。ビジネスの場で使われるフレームワークはさまざまありますが、ここではもっとも有名なPDCAを紹介していきましょう。
PDCAの意味は次の通りです。
- Plan（計画）
- Do（実行）
- Check（評価）
- Action（改善）
計画→実行→評価→改善は一度きりの施策ではなく、繰り返すことが肝要です。PDCAを回し続けることで、振り返りの効果を最大化させることができるのです。
以下にそれぞれの言葉の意味を詳しく紹介していきます。
Plan（計画）
まずは振り返りの計画を立てます。5W1H（Who：誰、What：何、When：いつ、Where：どこ、Why：なぜ、How：どのように）を意識すると分かりやすい計画書を作成できます。
計画を練る際にはまず目的（Why）を明確化しましょう。業務効率化のため、スキル習得のため、正確性向上のためなど方向性を定めます。
また計画段階でゴール（What）も設定します。定量的な数値を使ったゴールを定めることで、適切な評価が可能になるでしょう。
Do（実行）
計画をもとに実際に行動に移します。実行段階ではしっかりと記録を取ることを心がけましょう。工数や成績などを数値化することが大事です。また課題感や不足しているスキルなども記録にとどめておくことで、あとで評価・分析するときに役立ちます。
Check（評価）
ここでは収集したデータや結果をもとに評価を行います。必ず数値に基づいた客観的な振り返りを行いましょう。感情や主観を入れると、適切な評価ができなくなるので注意が必要です。
Action（改善）
評価を元に具体的な改善策を立て、次の施策に生かします。ここで得た知見や改善策は次のPlan（計画）に反映させます。そして、新たなPDCAサイクルを回し続けるのです。そうすることで、業務の精度やプロジェクトの成果を高めることができます。
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仕事で効果的に振り返りを行う7つのポイント
効果的な振り返りを実践するためのポイントを7つ紹介します。
- できるだけ客観的に分析する
- 他人の評価も冷静に受け止める
- 目標までの進捗を管理する
- 一度で終わらせず継続的に振り返る
- 使うフレームワークをあらかじめ決めておく
- 分析や反省した後に必ず改善に結び付ける
- 評価の時に失敗を追求しすぎない
できるだけ客観的に分析する
PDCAを回して振り返りを行う際には、客観的に分析することが大前提です。特に計画と評価は数値に基づいた分析が不可欠です。自分に甘い評価を下しても成長につながりません。
振り返りの目的の一つは、ビジネスパーソンとしての成長です。成長を実現するためには自分の弱さや課題を可視化して改善策を打ち続けることが必要になります。現状と理想のギャップを正当に評価し、そのギャップを埋めるために適切なアクションを起こすことが大事です。
他人の評価も冷静に受け止める
客観性をさらに高めるためにも、他人の意見や評価を取り入れましょう。厳しい指摘を受けても冷静に受け止めることで成長につなげられます。
特に上司や同僚は経験値やスキルなどが、自身よりも優れている場合があります。そうした人材からのアドバイスは的を射ている可能性が高いので、謙虚に受け止めましょう。
目標までの進捗を管理する
目標達成に向けて進捗管理を行うことも大事です。定期的に進捗確認することで、途中で計画の遅れや課題が見つかったときに軌道修正を加えることができます。
また進捗管理によってモチベーションを維持する効果もあります。途中経過が順調であれば達成感が味わえるので、引き続き努力できるでしょう。また遅れが発生している場合には自身を奮い立たせたり、上司や先輩に相談することで気を引き締め直すこともできるはずです。
一度で終わらせず継続的に振り返る
振り返りの施策は一度で終わらせずに継続的に実施しましょう。改善点を見つけたら次の計画に生かし、PDCAを回し続けることを意識することが大事です。
これにより、日常業務において改善すべきポイントや学びが明確になり、持続的な成長へとつなげられます。常に改善を続けていくことで、個人の生産性向上やチームで取り組んでいるプロジェクトの効率化も期待できるでしょう。
使うフレームワークをあらかじめ決めておく
振り返りで使えるフレームワークは多種多様です。先述したPDCAの他には、YWT（やったこと・わかったこと・次にやること）、KPT（継続・問題点・挑戦）などもあります。個人やチームごとに使用しているフレームワークが異なるケースもあるでしょう。
しかしチーム内で別々のフレームワークを使用していると情報共有しづらかったり、評価やアドバイスがしづらくなります。そのため、事前にどのフレームワークを使用するのか話し合って決めておきましょう。
分析や反省した後に必ず改善に結び付ける
適切にPDCAサイクルを回すためには、分析や反省をした後に必ず改善に結びつけることが重要です。改善策を次回に生かすことで、成長や効率化が実現できます。
例えば、次に同じような問題に直面した場合にも、迅速かつ適切な対応が可能になるため、効率化やミス防止に役立つのです。
評価の時に失敗を追求しすぎない
評価の時に失敗したことを追及したり、責めたりせず、冷静に分析して次につなげることが大事です。ミスにこだわりすぎるとモチベーションが下がったり、チームワークが乱れるおそれがあります。
失敗はむしろ学びのチャンスと捉えるぐらいのポジティブなマインドを持ちましょう。失敗の原因を特定して改善策を明確化すれば、同じミスを何度も繰り返さずにすみます。常にポジティブな姿勢で業務に臨めるようなマインドセットを身につけましょう。
まとめ
本記事では、ビジネスパーソンの成長に不可欠な「振り返り」について解説しました。効果的な振り返りを行うことで、業務における改善点や修正点が明確になります。また自身を客観的に評価でき、目標までの正確な距離もつかめるようになるでしょう。
振り返りを実施する際にはPDCAを回し続けると効果を得やすくなります。計画→実行→評価→改善というサイクルを継続することで、スキルの向上や業務の効率化が実現できるのです。
効果的な振り返りを行ってパフォーマンスを向上させ、ビジネスパーソンとしての質を高めていきましょう。
