【日報管理を楽々】エクセル・アプリ・無料ツール徹底活用法

こんなお悩みの方もいるのではないでしょうか？

特にマネージャーや管理職にとって、日報管理は重要ですが、その分、時間を割かれることが多く効率化が求められます。

実際に産業能率大学「上場企業の課長に関する実態調査」では、管理職の悩みとして「業務量が増加している」が最も多く挙げられています。

出典：厚生労働省HP

本記事では、エクセルや無料アプリを使った日報管理の方法を解説し、手軽に導入できる解決策を提案します。

日報管理の重要性と課題

日報管理が必要な理由

日報は、業務の進捗状況や成果を可視化し、問題点や改善点を早期に発見するための重要なツールです。特に管理職は、部下の業務内容を適切に把握し、効率的な指示出しやサポートを行うために日報管理が欠かせません。

TONOME株式会社が、企業の管理職300名とメンバー200名を対象に「マネジメントに対する管理職とメンバーの意識調査」では、「メンバーの業務状況や進捗状況を把握することは重要だと思いますか？」という質問に対して、約50%が「とてもそう思う」と回答しています。

出典：ワークアシストツール「TONOME (トノミー)」

日報管理におけるよくある課題

日報管理の課題としては、以下のような点が挙げられます。

• 日報の作成や確認に時間がかかる
• データが分散しやすく、集計に手間がかかる
• 手作業での管理にミスが生じやすい

こうした問題を解決するために、効率的な日報管理ツールの導入が求められています。

日報の書き方やルール

日報の書き方の基本

正確で分かりやすい日報を書くために、以下の項目に留意することが求められます。

1. 業務内容の詳細な記述

   当日の業務内容を具体的に記載することがポイントです。「営業活動」や「会議参加」などの簡潔な記述ではなく、「10:00から顧客X社とのオンライン商談を行い、製品Aの提案を実施。結果として、契約の方向性を確認した」というように、どの顧客とどのような活動をしたのか、結果も含めて詳細に書くことが大切です。

2. 進捗状況の可視化

業務の進捗状況を定量的に示すことで、上司やチームが状況をすぐに把握できます。例えば、「進捗70%」や「重要なポイントを全てカバーし、最終確認のみ残っている」など、具体的な数値や状態を使用すると効果的です。進捗の停滞や遅れがある場合は、その理由や対策も記載しましょう。

3. 問題点や課題の共有

日報には、その日の業務における課題や問題点を必ず記載することが求められます。業務中に遭遇した課題や、その課題に対してどのように対処したのかを明記することで、問題の解決に向けたサポートが得やすくなります。例えば、「クライアントの要求に応じるため、追加の調整が必要」といった具体的な課題を書き込むと良いです。

4. 翌日の業務計画

翌日行うべきタスクを簡潔にリストアップしておくことで、業務をスムーズに開始できます。例えば、「顧客Y社へのプレゼン資料作成」「内部会議での議題調整」といった予定を記載しておくことで、優先順位を確認しやすくなります。これにより、自分自身も次の日の準備がしやすくなると同時に、チーム全体の業務調整にも役立ちます。

効果的な日報を書くためのルール

1. 具体的で簡潔な表現を心掛ける

日報の内容は、読む側にとってわかりやすく、かつ迅速に内容を把握できることが重要です。たとえば「クライアントとの会議を行った」という曖昧な表現よりも、「クライアントX社とのオンライン会議を行い、製品Bに関する要望をヒアリングした」と記載することで、具体的な内容が伝わります。情報を簡潔に整理し、読み手の視点で文章を構成することが大切です。

2. 定型フォーマットの使用

フォーマットを統一することにより、日報の確認や管理が簡単になります。例えば、ExcelやGoogleスプレッドシートを用いて項目を定型化することで、全員が同じ形式で情報を報告でき、確認作業が迅速に行えます。さらに、必要な情報を網羅したテンプレートを使用すれば、報告漏れや入力ミスを防ぐことができます。

3. 提出期限を守る

日報は、業務の進捗や状況をリアルタイムで把握するためのものです。したがって、定められた期日や時間内に提出することが重要です。特に、終業時に日報を提出するルールがある場合は、業務終了直前に時間を取って、日報を正確に記入・提出する習慣をつけましょう。タイムリーな情報共有が、業務全体のスムーズな進行につながります。

緊密な意思疎通により意思決定が早くなり、住民サービスも含めて迅速な対応が可能になったと評価します。

引用: Zoom 導入事例 埼玉県

4. 定期的な振り返りを実施する

日報は単なる報告ツールにとどまらず、業務の振り返りにも役立ちます。例えば、週末や月末に日報を確認することで、自分の進捗状況や業務の成果を見直し、改善点を把握することができます。管理職にとっても、部下の成長を定期的に評価し、フィードバックを提供するための日報が有効なツールとなります。

これらのポイントを守ることで、効果的な日報作成が可能となり、業務効率の向上と円滑なコミュニケーションに寄与します。

Excelを使った日報管理方法

日報管理に適したExcelテンプレート

Excelは、多くの企業で既に使用されているツールであり、日報管理にも適しています。

株式会社ハンモックが従業員数100名以上の企業の営業管理職310名を対象に行った、営業管理に関する実態調査によると、47.8%がExcelを使用して営業管理を行っていると回答しています。

出典：株式会社ハンモック

無料で利用できる日報管理のテンプレート紹介

インターネット上には、さまざまな無料のExcelテンプレートが提供されています。これらのテンプレートを活用すれば、業務に合わせてカスタマイズしやすく、管理がスムーズに進みます。

無料アプリでの簡単日報管理

日報管理アプリの選び方

日報管理アプリを選ぶ際には、以下の点を考慮することが重要です。

• 直感的な操作性
• デバイスを問わず使えるか
• 無料プランでどこまで対応できるか

Googleを使った無料日報管理アプリ

Googleスプレッドシートを使った日報管理は、無料かつリアルタイムでのデータ共有が可能です。Googleのテンプレートギャラリーには、日報管理に使えるテンプレートも用意されています。また、Google Apps Scriptを使うことで、さらに自動化を進めることもできます。

出典：Googleテンプレートギャラリー

Google Apps Scriptを使って日報を作成する具体的なコード例をご紹介します。以下は、Googleカレンダーから当日の予定を取得し、日報メールを自動生成するスクリプトの例です。

function createDailyReport() {
  // 宛先メールアドレスを設定
  var to = "recipient@example.com";
  
  // 現在の日付を取得
  var today = new Date();
  var formattedDate = Utilities.formatDate(today, "Asia/Tokyo", "yyyy/MM/dd");
  
  // メールの件名を設定
  var subject = "日報: " + formattedDate;
  
  // カレンダーから本日のイベントを取得
  var calendar = CalendarApp.getDefaultCalendar();
  var events = calendar.getEventsForDay(today);
  
  // 日報の本文を作成
  var body = "本日の活動報告:\n\n";
  
  for (var i = 0; i < events.length; i++) {
    var event = events[i];
    var startTime = Utilities.formatDate(event.getStartTime(), "Asia/Tokyo", "HH:mm");
    var endTime = Utilities.formatDate(event.getEndTime(), "Asia/Tokyo", "HH:mm");
    body += startTime + " - " + endTime + ": " + event.getTitle() + "\n";
  }
  
  body += "\n\n本日の成果:\n\n";
  body += "・\n・\n・\n";
  
  body += "\n\n明日の予定:\n\n";
  body += "・\n・\n・\n";
  
  // メールを送信
  MailApp.sendEmail(to, subject, body);
}

このスクリプトは以下のような機能を持っています。

1. 指定した宛先メールアドレスに日報を送信します。
2. 現在の日付を取得し、メールの件名に使用します。
3. Googleカレンダーから本日のイベントを取得し、時間と内容を日報に記載します。
4. 「本日の成果」と「明日の予定」の項目を追加し、手動で入力できるようにしています。
5. 作成した日報をメールで送信します。

このスクリプトを使用するには、下記の手順が必要です。

1. Google Apps Scriptエディタを開きます。
2. 新しいプロジェクトを作成し、上記のコードをコピー&ペーストします。
3. スクリプトを保存します。
4. 初回実行時に必要な権限を許可します。
5. 毎日特定の時間に実行されるようにトリガーを設定します。

このスクリプトは基本的な日報作成の例ですが、必要に応じてカスタマイズすることができます。例えば、スプレッドシートと連携してタスクの進捗状況を自動で取得したり、チーム全員に一斉送信するような機能を追加したりすることも可能です。

人気の日報管理アプリ10選

日報管理アプリは、特に業務が複雑でチーム規模が大きい場合や、データ分析や高度なカスタマイズが必要な場合に適しています。

以下に、人気の日報管理アプリを紹介します。

Qiita Team

特徴：Qiita Teamは、誰でも「かんたん」に読みやすい記事が書ける社内向け情報共有サービスです。プロジェクトに関連する情報を蓄積し、ノウハウをチーム内で共有することで、業務効率の向上を図ることができます。また、シンプルなUIが特徴です。

• メリット
  • Qiitaのエディタをベースにしており、Markdown記法で記入することができます。入力補助やショートカットもあり、エンジニアはもちろん誰でも簡単に読みやすい記事を書けます。
  • グループごとに記事を紐づけて、記事をまとめて管理できます。
  • 外部サービスと連携することで、新しい記事やコメントにすぐに気づくことができます。「Slack」や「Chatwork」はもちろん、Webhookを用いて様々なサービスと連携できます。
• デメリット
  • Markdown記法に慣れるまでに、少しだけ時間がかかる。
  • チームの規模が大きくなるとコストがかかる。

導入事例

NTTデータCCSは、SIer特有の課題である社員間のコミュニケーション不足を解消するために、Qiita Teamを導入。お客様先に常駐する社員が多いため、情報共有が難しく、特に新入社員が孤立する傾向がありました。Qiita Teamは、日報の投稿を通じて社員間のコミュニケーションを活性化し、特に新入社員の不安を取り除く役割を果たしました。上司や先輩からのフィードバックにより、安心感が生まれ、技術的な問題についても迅速な対応が可能となり、結果的にコミュニケーションが活発化されました。

参考：SIerに起こりがちな社員間のコミュニケーションロスを解決。日報で新入社員の働く不安も取り除く。

Trello

出典：Trello

特徴：タスク管理アプリとしても広く使われているTrelloは、カンバン方式で視覚的にタスクを管理でき、日報作成にも応用できます。

• メリット
  • 無料で利用可能。
  • カード形式でタスクを管理し、直感的な操作が可能。
  • モバイル対応も充実しており、外出先からも進捗報告が可能。
• デメリット
  • 複雑なプロジェクトや詳細な業務報告には向いていない。
  • 大規模なプロジェクトや複数のチームでの運用には、拡張性が制限される。

導入事例

参考記事の筆者は、ディレクション業務が増える中でタスク管理の課題に直面し、Trelloを導入しました。個人の日報ボードを使って、各メンバーがその日の作業内容を記録し、進捗を可視化。チームの日報ボードでは、全員が一つのボードに日報を記入し、進行状況を共有しました。GitHubとの連携やJSONエクスポート機能も活用し、効率的にタスクを管理。これにより、ディレクターや実装者がプロジェクトの進行状況を把握しやすくなり、作業が円滑に進むようになりました。

参考：Trelloを使った業務管理

Asana

出典：Asana

特徴：プロジェクト管理アプリとして有名なAsanaは、日報作成やタスク管理を一元化でき、進捗報告を可視化します。

• メリット：
  • 無料プランでも豊富な機能を利用できる。
  • プロジェクトの進行状況を一目で把握可能。
  • チームごとのタスク管理ができ、カスタマイズ性が高い。
• デメリット：
  • 無料プランでは機能が制限されるため、大規模プロジェクトには有料プランが必要。
  • 複雑な設定やカスタマイズには、ある程度のIT知識が必要。

導入事例

塩野義製薬株式会社は、HaaS企業への転換を目指し、ITと最新技術を取り入れて高効率なコラボレーションを実現する必要がありました。しかし、プロジェクトの進捗管理や日報・週報の統一が不十分で、セキュリティを確保しつつストレスなくコラボレーションできるプラットフォームが必要でした。Trelloを採用し、報告・共有アプリとしての効率性やプロジェクト管理の容易さを評価。口コミで利用が拡大し、1年間でアクティブユーザが40%増加、生産性が向上しました。

参考：「Asana」導入事例 塩野義製薬株式会社様

gamba!

出典：gamba!

特徴：SNS形式のタイムラインで日報を投稿し、KPIの進捗をリアルタイムで把握できる日報作成アプリです。進捗報告とフィードバックが容易にでき、コミュニケーションの活性化に貢献します。

• メリット
  • KPI管理や進捗状況をリアルタイムで可視化できる。
  • チーム内のコミュニケーションが活性化され、フィードバックがスムーズに行える。
  • 達成率や目標の管理も可能。
• デメリット
  • 小規模なチームにはコストが高い。
  • 社内全体で導入する場合、継続的な費用負担が発生する。

導入事例

株式会社アークスはカレー専門店「100時間カレー」を運営し、全国に35店舗、デリバリー専門店10店を展開しています。社長の米田周平氏はトップダウンで日報アプリgamba!を導入、スタッフの動きや考えを見える化しました。導入の目的はコミュニケーションの取りづらさの解消で、KPI管理によるスタッフの数字意識向上とモチベーションアップも実現できました。日報は社内インフラツールとして活用され、現場との距離が縮まりました。

参考：日報は従業員の”心” が見える。だからマネジメントに熱量が生まれた！

日報くん

出典：日報くん

特徴：クラウドベースで日報管理を行い、プロジェクトごとに稼働状況を集計できるアプリです。Excel連携もできるため、データ分析にも強みがあります。

• メリット
  • 顧客別やプロジェクトごとの稼働状況を可視化できる。
  • 日報の自動集計やレポート作成機能が充実している。
  • チームごとに異なるテンプレートを使い分けることが可能。
• デメリット
  • 小規模企業にはコストが高い場合がある。
  • 高度なカスタマイズにはある程度のITスキルが必要。

導入事例

株式会社アルタは愛知県名古屋市にあるICT・Webの総合商社で、従業員規模は約60名です。以前はメールで日報を提出していましたが、「日報くん」を導入したことで案件ごとの制作工数の集計が簡単にできるようになりました。料金の安さ、シンプルな画面、入力の容易さが導入の決め手となり、工数管理や予算管理も期待できました。今後は人事評価システムに取り入れ、成長度合いを数値化して給与に反映する予定です。

参考: 【導入事例】株式会社アルタ（Webマーケティング代行等）

nanoty

出典：nanoty

特徴：活動量を数値化して日報管理ができるだけでなく、人事評価やKPIの進捗管理にも強みを持つアプリです。残業削減や生産性向上に役立つ機能が充実しています。

• メリット：
  • KPI管理や数値による活動量の可視化が可能。
  • 社内コミュニケーションを活性化し、モチベーションアップに貢献。
  • 残業削減や生産性向上に直結する機能が豊富。
• デメリット：
  • 大規模チーム向けのアプリであり、コストが高め。
  • 高度な機能を使いこなすには、ある程度の社内体制が必要。

導入事例

ＳＯＭＰＯチャレンジド株式会社は東京都西東京市に所在し、事務およびオフィスサポート業務を行う企業です。従業員203名のうち125名が障がい者で、障がい者の安定雇用と成長支援を目的としています。以前は紙やExcelで日報を管理していましたが、nanoty導入により各拠点の日報をタイムリーに把握でき、情報共有が容易になりました。特に遠隔からのメンバー状況の把握や日報管理の統一で業務効率が向上。段階的導入によりメンバーもスムーズに対応しました。

参考：ＳＯＭＰＯチャレンジド株式会社 様

Paces

出典：Pace

特徴：日報作成を簡単にするだけでなく、プロジェクト管理やチームのパフォーマンス評価にも強みを持つアプリです。タスクの進捗状況やチームメンバーの活動量をリアルタイムで可視化する機能が充実しています。

• メリット
  • サービス別分析により、“利益がのこるサービス”の特定が可能！
  • 利益目標の達成におけるシミュレーションが可能！
• デメリット
  • カスタマイズや設定に時間がかかる場合がある。
  • システムや機能に慣れるまでに時間がかかる。

導入事例

株式会社リーピーは、2017年からExcelで工数管理を行っていましたが、管理に多くの手間がかかり効率的ではありませんでした。そこで、効率化を図るために開発したのが工数管理アプリ『Pace（ペース）』です。Paceの導入により「案件別利益の見える化」が実現し、メンバーの意識改革や業務フローの見直しにつながりました。その結果、前期比で営業利益が5,000万円増加する大幅な増益を達成しました。

参考：https://paces.jp/

日報革命

出典：日報革命

特徴：日報革命は日報作成を簡単にするだけでなく、プロジェクト管理やチームのパフォーマンス評価にも強みを持つアプリです。クラウドベースでアクセス可能で、タスクの進捗状況やチームメンバーの活動量をリアルタイムで可視化する機能が充実しています。さらに、使いやすいUIと自動集計機能、他の業務システムとの連携機能も備えています。

• メリット：
  • 分かりやすい分析機能が充実！
  • 社内通貨の発行が可能！
• デメリット：
  • カスタマイズや設定に時間がかかる場合がある。
  • 初期導入やカスタマイズにはコストがかかる場合がある。

導入事例

南信ビルサービス株式会社は、社内の情報共有とコミュニケーション促進のために「日報革命」を導入しました。従来のツールでは社長だけが日報を見ていましたが、日報革命はランキング機能や社内通貨制度、サンクスカードなど、楽しめる要素が豊富で、社員間のコミュニケーションが活発になり、会社が明るくなりました。

参考：日報革命は遊び心がある社長には最高のツール

kintone

出典：kintone

特徴：ノーコード/ローコードで業務アプリケーションを構築でき、データベース、ワークフロー、レポート作成、カスタムフォームなど、多機能なアプリケーションをドラッグ＆ドロップで簡単に作成することができます。また、モバイル対応で外出先からもアクセス可能です。

• メリット：
  • 業務アプリケーションを簡単に作成でき、業務プロセスの効率化が図れる。
  • ノーコード/ローコード開発により、システム開発コストを大幅に削減できる。
• デメリット：
  • ノーコード/ローコードの限界により、非常に複雑なカスタマイズには向かない場合がある。
  • 特定のプラットフォームに依存するため、他のシステムへの移行が難しい場合がある。

導入事例

神戸市役所の藤原慎之輔氏は、道路維持作業車の管理や日報をkintoneで電子化し、大幅な業務改善を実現しました。紙の日報は年間5,000枚に及び、確認漏れのリスクもありましたが、kintone導入によりこれを解消。車検や保険の管理も自動化し、業務の効率化を達成しました。現在は西区役所で国勢調査の問い合わせ管理にkintoneを活用し、さらなる改革に取り組んでいます。

参考：神戸市役所 様の導入事例

LaXiTera

出典：LaXiTera

特徴：業務プロセスの自動化とデータ管理を支援するクラウドベースのプラットフォームです。ノーコード/ローコードでアプリケーションを構築できるため、プログラミングの知識がなくても簡単に業務アプリケーションを作成できます。データ統合、ワークフロー自動化、レポート作成、カスタムフォームの作成が可能で、直感的なインターフェースで操作できます。また、モバイル対応しており、どこからでもアクセス可能です。

• メリット
  • 営業担当者のレポート作成の負荷を軽減することができる。
  • 顧客の基本情報に、営業担当の活動履歴や案件情報を紐付けて管理することができる。
• デメリット
  • 初期導入のコストが高い。
  • データの移行やシステムの再構築には多くのコストと時間がかかる可能性がある。

導入事例

多田機工株式会社は、営業日報をExcelからクラウド型SFA「LaXiTera」へ移行しました。これにより、商談状況やスケジュールの情報共有が強化され、回答の迅速化や空き時間の有効利用が実現。LaXiTeraは導入ハードルが低く、初期費用も抑えられたため、初めてのSFA導入に適していました。営業部では案件の進捗や受注確度をリアルタイムに把握でき、上司の決裁や取引先への回答が迅速になり、顧客への確認事項漏れも削減されました。

参考：多田機工株式会社様の導入事例

紙を使った日報管理

紙による日報管理の利点

紙を使った日報管理は、従来の方法として多くの企業で長く採用されてきました。特に小規模な事業やデジタルツールに不慣れな環境では、紙のフォーマットによる日報管理が引き続き有効です。以下は、紙の日報管理の利点です。

1. 直感的でシンプル

紙に書くという作業は、多くの従業員にとって直感的で、特にコンピュータやアプリを使うことに慣れていない人々には適しています。紙とペンさえあれば簡単に記録ができ、電源やインターネット接続を必要としません。

2. 視覚的な確認が容易

紙の日報は、物理的に目の前に置いて確認できるため、手に取って進捗を直感的に確認するのが簡単です。また、重要な箇所をハイライトするなど、自由な書き込みがしやすいという利点もあります。

3. 設備投資が不要

紙とペン、ファイルキャビネットがあれば、すぐに日報管理を始めることができ、特別な設備やソフトウェアへの投資が不要です。これにより、コストを抑えることができます。

出典：モノタロウ

出典：モノタロウ

出典：カウネット

紙を使った日報管理の課題

一方で、紙の日報管理にはいくつかの課題もあります。特に、情報の蓄積や共有の面でデジタル管理と比べて効率が劣る場合があります。

1. 情報の集計や検索が困難

紙に記録されたデータは、手動で集計や整理を行う必要があります。大量のデータを扱う場合、確認や集計に時間がかかり、ミスも発生しやすいです。また、過去の記録を参照したり、特定の情報を検索するのが困難です。

大量の用紙をまとめて、目視で一つひとつ内容を確認していくのは骨が折れる作業でしたし、見落としも起こりやすいです。また、従業員は作業中に手書きで帳票を記入しているため、記入漏れや記入ミスも多く、記録内容の確認や修正には1時間ほどの時間がかかりました。

引用：1日に200枚発生していた紙の帳票を電子化し、管理者の業務効率化を実現

2. 物理的な保管スペースが必要

紙の日報は保管スペースを取ります。日報が増えると、膨大な量の紙を管理する必要があり、これが業務効率を下げる原因になります。

出典：“紙書類”により「柔軟な働き方が阻害された経験がある」が79.4% 生産性向上、働き方改善に向けた必要な取り組み、最多回答は「ペーパーレス化」

3. 情報の共有が手間

紙の日報は、関係者に配布するためにコピーを取ったり、手渡しで回す必要があり、情報の共有が遅れる場合があります。これにより、リアルタイムでの情報共有やリモートワークに対応するのが難しくなります。

出典：テレワーク利用は12％。『紙の書類』が導入のネックに – テレワーク利用状況アンケート

まとめ

日報管理は、業務の進捗や成果を可視化し、問題点や改善点を早期に発見するために重要な役割を果たします。特に管理職にとって、部下の業務を適切に把握し、効率的な指示を出すためには日報管理が欠かせません。しかしながら、日報作成には時間がかかり、手作業によるミスやデータの分散が課題となっています。

本記事では、Excelや無料アプリを活用した効率的な日報管理の方法を紹介しました。Excelは、多くの企業で既に使用されているため、馴染みがあり、無料テンプレートを活用することで手軽に導入可能です。また、GoogleスプレッドシートやTrello、Backlogなどの無料アプリを使えば、リアルタイムでの情報共有が可能となり、さらなる業務効率化が期待できます。

さらに、紙を使った日報管理も従来の方法として一定の利点がありますが、デジタルツールの方が情報の集約や共有の面で優れているため、デジタル化が進んでいます。これからの企業は、適切なツールを活用しながら、業務の効率化と組織全体のパフォーマンス向上を目指していくことが求められます。最適な日報管理方法を導入し、業務をよりスムーズに進めていきましょう。

下記フォームにご記入ください。（約30秒）

会社名 任意

お名前（フルネーム） 必須

仕事用メールアドレス 必須

プライバシーポリシーに同意する

Δ