日報の管理は情報共有ツールを使ってラクラク効率化
日々の業務を記録する日報は、ビジネスにおいて欠かすことのできないツールです。紙媒体の日報やメールなど、さまざまな形で日報が活用されていますが、日報の管理に頭を悩ませている方もいるのではないでしょうか。そこで今回は、紙、メール、エクセルに加え、情報共有ツールの利用も含めながら、日報のメリット・デメリットについてご紹介します。
紙の日報が持つデメリットとは？
日報を紙で提出している企業にとってのデメリットのひとつめは、何と言っても保管場所の問題です。保管期間のルールも守る必要がありますので、日報の数が増えていけばいくほど、紙の日報はかさばって保管場所を圧迫していきます。
保管期間を過ぎて処分する時にも、1枚1枚をシュレッダーにかける手間がかかり、人件費も発生します。
紛失しやすいという点もデメリットのひとつです。資料や書類の間に挟まって紛失してしまった、不要な書類と一緒に誤って処分してしまった、というような経験をされた方もいるのではないでしょうか。セキュリティ面においても、紙による日報には高いリスクがつきまといます。
メールやエクセルで作る日報の問題点
保管場所や管理の方法に問題点のある紙の日報を止めて、メールでの日報提出や、エクセルで作った日報をアップロードする、といった日報の電子化を取り入れている企業もあります。
電子化された日報は、保管場所の問題は解決されますが、いろいろな問題点もあります。
エクセル日報の不便な点
エクセルの日報は、決まった書式に沿ってデータを入力していくという書き方が多くを占めています。ところが書く内容が多いために行やセルを追加しようとすると、書式が崩れてしまうので、無理やり詰め込むしかないという不便な点が挙げられます。エクセルなので、簡易的なデータの分析や表計算ができるという点では優れていますが、変更や修正があった時に、書式を始めから作り直さなければならない手間を考えると、日報の運用が手間になってしまいます。
メールの日報の不便な点
メールでの日報提出は、一見便利そうに思えるのですが、日々のメールに埋もれて誤って削除してしまう、必要な日報がサッと見つけづらい、誰が提出して誰が提出してないか分からない、という管理面のデメリットが挙げられます。
社内システムのメーラーを使っている場合、「出先でスマホなどにメモをして帰社してから日報を作成して提出する」、「直帰の場合は、翌日出社してから前の日の日報を作成しなければならない」といった不便さもあります。いずれの場合も日報を書く手間が増えるので、日報の内容がおざなりになり、管理側は業務を把握しづらくなってしまうでしょう。
日報の管理が楽になるだけじゃない。情報共有ツールを使うメリット
こうしたデメリットを払拭し、日報の提出や管理をラクにするために情報共有ツールを導入する企業が増えてきています。
情報共有ツールを使うと、日報の管理がラクになるだけでなく、そのほかにもメリットが挙げられます。
日報を提出する側のメリット
情報共有ツールは、スマホやタブレットを利用して、出先からインターネットを介して日報を提出することができます。日報を書くためだけに帰社、することや、翌日に持ち越すこともなくなり、業務時間の短縮化、効率化につながります。
日報を管理する側のメリット
「書きやすく、情報共有しやすい」という情報共有ツールのメリットは、チームリーダーや管理職にとって、「誰がどのような業務を担当して」、「それぞれの業務はどの程度進んでいるのか」といった、部下の状況を可視化できるようになります。たとえ、急な案件が舞い込んでも、手の空いている部下をすぐにアサインして、素早く対応できるでしょう。また、情報共有ツールには、日報へコメントできる機能が備わっているものもあります。日報を読んだメンバーがコメントを書き込むことによって、スピーディーな課題解決が可能になります。また、「いいね！」や絵文字を使える機能を持った情報共有ツールもあり、気軽なコミュニケーションによってより良いチームワークが構築されていく、といったメリットも挙げられます。
日報の共有化でチーム全体を活性化させよう
メールやエクセルでの日報では、直属の上司やチームリーダーなど提出先が限られてしまいます。これでは、日報に記載された情報が限定された人たちにだけ共有されてしまうことになり、連携がスムーズにいきません。
チーム全体で日報を管理・共有することによって、メンバー同士があらゆる情報を把握しやすくなります。遅れている業務をチームでフォローし合ったり、困っていることや悩んでいることも日報で共有したりして、メンバー同士が相談し合って解決するような、自律的なチームへの成長にも情報共有ツールが役立ちます。
情報共有ツールを使うことによって生じるデメリットは？
情報共有ツールを使って日報を管理することは、デメリットよりもメリットのほうがはるかに多いでしょう。
しかし、紙媒体の日報が主流の世代は、日報の管理を電子化することに抵抗を感じる人がいることも事実です。現代ではさまざまな書類を電子化することによって、業務の効率化を図り、生産性を向上させることが企業の使命ともいえます。企業全体で情報リテラシーの向上に取り組むことが大切です。
情報共有ツールを生産性向上の強い味方にする
日報の提出は毎日必ず行う業務ですから、これが簡潔に効率よくできるようになれば、社員の負担も少なくなります。日々の業務の円滑化やコミュニケーションの活性化も期待でき、生産性の向上にもつながります。
情報共有ツールを使って日報を管理すれば、ラクに効率化が図れるようになります。しかし、どんな優秀なツールでも使いこなすことができなければ意味がありません。使い方をしっかりとレクチャーし、チーム全員が使いこなせるような環境を整えましょう。
