社内の情報を共有する際に、情報共有ツールを使うととても効率的になります。 スマートフォンやタブレット端末が普及した現在では、モバイル端末で情報を閲覧する機会も増えてきており、インターネットを介して情報共有ツールでやり取りすることも当たり前になりつつあります。 これから情報共有ツールを導入する場合、企業では社内文書はセキュアに管理しなければならないため、セキュリティに配慮している情報共有ツールの導入が求められるでしょうし、比較的小さなグループ、例えば友達同士などで情報共有する際には、無料で使える情報共有ツールで十分でしょう。 使う目的に合わせて情報共有ツールを選択するのが望ましいのですが、選ぶ際には、情報共有ツールには、無料のオープンソースなツールと有料のサービスの2種類に分けられるということを理解しておいてください。 今回の記事では、オープンソースのツールと有料のサービスを比較してメリット、デメリットを見ていきましょう。
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オープンソースな情報共有ツールを使う
オープンソースな情報共有ツールは、コストをかけずに運用することができます。 そのため、情報共有ツールを社内で使い始める際にコストをかけずに試用導入する場合や、友達同士で使いたい場合などの小規模なグループで使うのに向いています。 ソースコードを直接変えられるスキルがあるなら、自分でデザインを変えたり、機能を追加できます。 しかし、オープンソースな情報共有ツールを大人数で長期的に使うとなると、OSやソフトウェアのアップデート、セキュリティ対策、バックアップなどの管理をしなければならず、そのための人材や学習が必要となります。 専門的なエンジニアが社内にいる場合は、オープンソースな情報共有ツールを長期的に利用することができますが、そうでない場合は有料のサービスを使って情報共有をする方が効率的です。 また、オープンソースなソフトウェアを使う際の一般的なデメリットとして、「開発がされなくなり、別のツールへ切り替えをしなくてはならない」、「使い方などのドキュメントが用意されておらず、利用者が自分で使い方の書いてあるサイトを探さないと見つからない」といった手間がかかることもあり得ます。
有料のサービスを使う
オープンソースの情報共有ツールの場合、利用者がツールの管理までしなければならず、セキュアに利用するのは大変でした。 対して、有料のサービスの場合は、サービスを提供する会社に在籍している専門のエンジニアが、バグの修正やセキュリティ対策を常に行っていて、いつでも利用者がセキュアに利用できるように維持管理しています。 そのため利用者はOSやソフトウェアのアップデート、セキュリティ対策などを意識せずに利用し続けることができます。 また、オープンソースなソフトウェアの情報共有ツールでは、機能が少ない割には動作が重いものや、操作に一貫性がなく使いにくいものも見られます。開発が活発なソフトウェアであれば、すぐに改善されるでしょうが、開発が活発でない場合は長い期間にわたって放置され続けることもあります。 対して、有料のサービスではエンジニアが日々、自社の情報共有ツールを利用し開発しているので、必要な機能がそろっていて、操作も使いやすいように設計されています。 有料の情報共有ツールを導入する上で、問題点となり得るのは、選択肢が多くどれを選ぶべきか決断するのが難しいことです。 一度、情報共有ツールを導入して本格的に利用し始めてから、別の情報共有ツールに切り替えるのはとても大変です。投稿した情報を移すシステムがある場合は問題ありませんが、システムがない場合は、一つ一つ移すことになります。 そのため、新たに情報共有ツールを導入して利用しようとする際は、そのツールに必要な機能がそろっているかを確認しましょう。例えば、文書の書きやすさや検索機能などが確認ポイントとして挙げられます。
まとめ
情報共有ツールを利用する際には、無料でオープンソースのものと有料サービスのものの2種類があることを理解して選択しましょう。 コストをかけたくない、友人同士などプライベートで利用するといった場合には、無料でオープンソースのものがお勧めです。 セキュリティ、機能性、操作性などを求めるのであれば、有料サービスをお勧めします。 有料サービスでも無料期間を設けているサービスがありますので、まずはいろいろな情報共有ツールを試してみて、利用目的に合った情報共有ツールを導入しましょう。
