業務がIT化するにあたり、「そろそろ手書きの日報を辞めて便利なツールに乗り換えたい」と考えている方もいるのではないでしょうか。この記事では手書きの日報からクラウドサービスに日報を移行したい方に向けて、情報共有ツールを使った日報作成のメリットをお伝えします。
手書きでは日報の価値を最大限に発揮できない
多くの方が毎日帰宅する前の日報を義務付けられているでしょう。日々作成する日報には「振り返り」、「PDCAを回す」、「メンバーと連携をスムーズにする」といった大きな価値があります。具体的には以下のような内容です。
日報を書くことで毎日の業務の振り返りができる
日報の最終的な目的は、業務の生産性を向上させることです。生産性向上のためには、業務をどのようにこなしたのか、振り返りが重要になります。そこで日報を活用してその日の業務を振り返り、業務の改善点を洗い出すことができます。
PDCAサイクルが実践できる
日報の項目には「今日の目標／今日の業務内容／今日の結果・振り返り／課題を解決するための解決策／明日の目標」といった内容を記入します。「今日の目標＝Plan」、「今日の業務内容＝Do」、「今日の結果と振り返り＝Check」、「課題を解決するための解決策＝Action」、「明日の目標＝Plan」といった捉え方ができます。日報はPDCAサイクルを回すツールでもあるのです。
日報を使って他のメンバーとの連携がスムーズになる
日報は他のメンバーにも読んでもらうことが重要です。他のメンバーの日報を読むことで、普段、何をしているのか分かります。他のメンバーが何をしているかが分かれば、作業内容について聞きたいことがあるときには、誰に聞けばいいかすぐ分かります。
しかし、こうした日報の本質的な価値は、使い勝手や運用上の問題から手書きの日報では十分に発揮できません。なぜ手書き日報では価値が発揮できないのか、デメリットを次にご紹介します。
手書き日報のデメリット
手書き日報には簡単なイラストが描けたりするメリットがありますが、一方で使い勝手や運用面など生産性向上においてデメリットとなる点が複数存在します。
保管場所の確保
手書き日報は紙で保管しているため、保管場所を確保する必要があります。何冊も日報のファイルがある場合、紛失してしまうリスクがあります。
日報に書いた必要な情報を見つけることが困難
紙の場合、メンバー全員の日報の数が多くなってしまい、過去の日報を参照したい時に探すのに時間がかかってしまいます。そのため、一度書いた日報はそのまま活用されないままになってしまう可能性があります。
書くのに時間を要する、書く場所を選ばなければいけない
手書き日報を書くためにはオフィスで書く必要があります。リモートで業務を行っている場合、出先で日報を書くことができません。
このような手書き日報のデメリットを解消するのが、クラウドサービスによる日報です。
クラウドサービスのメリット
保管場所を削減できる
クラウドサービスなら日報の保管場所を確保する必要がありません。そのため手書き日報に比べて紛失するリスクがなくなると同時に、破れたりといった破損リスクもなくなります。
またクラウドサービスで管理することで、誰もが、いつでも、どんな場所にいても日報を作成、閲覧することができるようになります。
検索機能によって情報共有ができる
クラウドサービスの日報なら検索が利用できます。検索を使って、自分が過去に書いた日報や他の社員の日報を簡単に探し、閲覧することができます。「業務に関するノウハウを思い出したい」、「自分が直面している課題の解決について他人の日報からヒントを探し出したい」といったときに役に立ちます。
日報をメンバー間で簡単に共有、コメントすることができる
クラウドサービスではいつでも、どこでも日報を見ることができる点で、手書きの日報よりも大きなメリットがあります。またクラウドサービスの日報には、共有機能のほかにコメント機能を提供しているものもあり、上司や同僚が部下の日報に対してリアクションをすることができます。
リアクションが見えるようになれば、部下は上司や同僚に見られている意識を持ちながら日報を書くことになるので、読みやすく内容の濃い日報を書くモチベーションが生まれます。また、日々の業務で関わりのない社員でも、日報のコメントを通じてコミュニケーションが図られるようになります。
まとめ
日報には振り返りやPDCAの実践、メンバーとのコミュニケーションを図る役割があります。日報の効果を最大限活用するならば、手書きではなくクラウドサービスの日報がお勧めです。検索機能、共有のしやすさ、コミュニケーションの場としての機能など、あらゆる面においてクラウドサービスには優位性があります。
クラウドサービスでは無料のトライアルを設けていることがほとんです。この記事を読んだこの機会に、ぜひツールを使ったクラウドサービスでの日報管理の導入を検討されてみてはいかがでしょうか。