日報ツールを選ぶ前・選んだ後にやるべきこととは？

日報を実践するにあたっては、紙やメール、ワード・エクセルなどさまざまなツールが利用されていますが、ここ最近ではクラウドサービスが普及するにつれ、日報用のサービスなど新しいタイプのツールを利用する企業も増えています。

これだけ選択肢が多様になると、日報を実践しようとする場合、「日報ツールをどう選んだらいいかわからない…」といった悩みを抱えがちです。

そこで今回は、日報ツールを利用するにあたり『日報ツールを選ぶ前にやるべきこと』をご紹介します。
また日報ツールは選んで終わりではありません。定着化させるために『日報ツールを選んだ後にやること』についても見ていきましょう。

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日報ツールを選ぶ前にやるべきこと

日報に限らず、何かしらのツールを導入する背景には、必ず課題があります。

ツールを導入するのであれば、その課題とともに、課題を解決する目的を明確にしましょう。

課題や目的が明確になっていないと、いざ導入してみてもなかなか浸透せずに終わってしまうというケースもあるためです。

日報ツールを導入する際の課題・目的としては、例えば以下のようなものが考えられます。

＜例＞①
課題：これまでは紙で日報を実践していたが、書く側も読む側も紙での日報の実践が大変になってきた。
目的：デジタルの日報ツールに置き換えることで、メンバーの手間を軽減して生産性向上に努める。

＜例＞②
課題：新人が書く日報を見るのは、直属の上司のみ。上司のコメントもマンネリ化しており、新人のモチベーションが下がりつつある。
目的：日報の形骸化を防ぎ、新人の自己成長を促すために日報を利用する。

＜例＞③
課題：業務が属人化しており、知識・ノウハウは個人の頭の中にある状態。まったく情報共有ができていない。
目的：各自の情報共有を促進して、各メンバーのスキル底上げとともにチーム力を強化する。

＜例＞④
課題：日報には貴重な情報が書かれているにもかかわらず、社内活用できていない。
目的：情報活用を徹底させるための施策として、日報を最大限に活用する。

このように課題と目的が明確になっていれば、どのような日報ツールを選ぶべきかを考えるための指針になります。

また、日報ツールを導入した後の普及の施策や効果測定の際にも参考にすることができます。

日報を実践するにあたっては、コストが抑えられるため、すぐに使えるメール、ワード・エクセルなどから始めるケースも多いでしょう。それでもかまいませんが、そのほかの日報ツールも知っておくことで課題や目的に沿った選択肢も見えてきます。

日報ツールは

など、多岐にわたります。

それぞれのメリット・デメリットを見ながら、「どんなタイプの日報ツールがあるのか」情報収集することをおすすめします。

各ツールの特性について詳しく知りたい方は、以下に記事をご用意していますのでご覧ください。
【比較してみよう】日報作成で使えるサービス４選
 業務に活用できるおすすめの日報サービスは？

課題や目的に合わせて「必要な機能の洗い出し」を行いましょう。「必要な機能」と「欲しい機能」に分けて、洗い出すのがポイントです。

＜例＞

必要な機能
- 社内全体のコミュニケーションを活発化させたいと考えているため、リアクション機能が充実しているツールが良い。
- メール等はグループウェアを利用しているため、日報の機能だけがあれば良い。
欲しい機能
- シニア層の社員が多いため、シンプルで使いやすいインターフェースが良い。
- 営業担当の社員が多いため、外出先でも使えるよう、スマホ・アプリ対応しているツールが良い。