報連相の例文15選！報連相の4つの目的や3つの注意点についても解説

「報連相の例文を知りたい」

「どのように報連相すればいいか知りたい」

このように、報連相は例文を活用して作業効率を上げたいと思い悩む人は多いのではないでしょうか？

報連相は業務上で欠かせないスキルです。正しい方法で行うことで進捗状況の共有や情報共有、トラブルへの迅速な対応、業務効率化などを実現します。特に、新入社員は、報連相の基本的な例文や注意点を早めに身に着けておけば業務効率化につながります。

そこで本記事では、報連相とはいったい何なのか、例文を含めてご紹介します。また、報連相の目的や注意点なども併せて解説します。

この記事を読めば、報連相の例文を理解し、実際の業務に活かせるようになるので、ぜひ最後までご一読ください。

報連相とは

「報連相」とは、ビジネス上で重要なコミュニケーションの一つです。上司や先輩、同僚などへの適切な報告・連絡・相談をすることを指します。3つの要素はそれぞれ「相手に伝える」行為ですが、使う場面や用途にはそれぞれ違いがあります。

まず、「報告」は、上司や同僚などに対して自身の業務の進捗状況や結果を伝えることを指します。指示や依頼に対するフィードバックとして行われることが一般的です。

次に「連絡」は、社内コミュニケーションを円滑に行うために必要な情報を伝えることを意味します。進捗状況や必要な情報の共有、意思疎通を目的として行われます。例えば、タスクの進行状況を連絡する際や、結果を連絡する際に使います。

最後に「相談」は、自分自身だけでは解決できない問題や判断を上司や同僚に相談することを指します。急なスケジュール変更や難しい決定、他の部署や関係者との調整が必要な場合など、社員のアドバイスや判断を仰ぐ際に利用します。

エン・ジャパンが実施した「ビジネスマナー」についてのアンケート調査によれば、「言葉遣い」「挨拶」に次いで、3番目に「報連相」を重要視しているという調査結果が出ています。

（出典：社会人が重要だと思うビジネスマナー、「あいさつ」や「報連相」を上回った1位は？【エン・ジャパン】｜エン・ジャパン）

このデータによれば、報連相がビジネスにおいてコミュニケーションの効率性や円滑さを向上させ、社員同士の信頼関係を構築する上で欠かせない要素であることを示しています。

適切な報告、連絡、相談を行うことによって、メンバー間の意思疎通や業務の進行状況の把握が容易になります。また、誤解やミスの発生を防ぐためにも、報連相の重要性が高まっています。

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報連相を行う4つの目的

ここでは、どうして社内で報連相を行う必要があるのか、その目的を４つ解説します。

進捗状況を共有するため
情報共有のため
トラブルへの迅速な対応のため
業務効率化のため

進捗状況を共有するため

報連相の主な目的の一つは、進捗状況を共有することにあります。プロジェクトの進行状況や達成した成果を上司やチームメンバーと共有することは、信頼を築くために重要です。

報連相を通じて、自分の仕事への取り組みや達成した成果を明確に伝えることで、他のメンバーとの協力やサポートを得やすくなります。また、進捗状況を共有することで、プロジェクト全体の進行状況を把握し、必要な調整や改善を行うことも可能になります。

情報共有のため

報連相は、情報共有する目的もあります。情報共有によって、業務上の重要な情報や進捗状況を正確かつ迅速に伝えることができます。

情報共有を行わないと、メンバー間の意思疎通が難しくなり、情報の断片化や重複作業が発生する可能性が高まります。しかし、報連相を通じて情報共有を行うことで、チーム全員が同じ情報を共有し、予測可能なスケジュールやタスクの進行状況を把握することができます。報連相は、情報共有のために欠かせない要素なのです。

トラブルへの迅速な対応のため

報連相は、トラブルへの迅速な対応を可能にするための重要な手段です。

例えば、プロジェクトの進捗に遅れが生じた場合、早めにメンバーに報連相することで、遅延を最小限に抑えることができます。

また、何か予期せぬ問題が発生した際も、解決策を見つけるための協力を得ることができます。報連相は、トラブルを早期に察知し、効果的に対処する目的が含まれているのです。

業務効率化のため

報連相は業務効率化の目的も果たします。なぜなら、適切な報連相によって、チーム全体の協力やタスクの調整を効率的に行うことができるからです。

例えば、プロジェクトの進行状況や重要な情報を社内共有することで、「今○○さんは△のタスクを行っているから、自分はこの業務を進めよう」と、効率良く業務を行うことができます。さらに、報連相を通じて意見やフィードバックを受けることで、改善点や効率化の提案が得られる場合もあります。報連相は、個々の業務の効率化だけでなく、組織全体の生産性向上にも寄与します。

報連相をしないことで起こる弊害とは

報連相を怠ると大きなトラブルが生じる可能性があります。

この章では、報連相をしないことで起こる弊害を、以下４つにまとめて解説します。

大きなトラブルにつながる
問題の原因が分かりにくくなる
チーム内での連携不足になる
スケジュール通りに事が運ばない

大きなトラブルにつながる

報連相を怠ることは、業務上のミスを放置したり、報告せずに自分で問題を解決しようとするなど、大きなトラブルにつながる可能性があります。また、報告や連絡の欠如によって、他のメンバーや上司が問題に気付かず、事態が悪化することもあります。

例えば、プロジェクトの納期が迫っている状況で、自身の進捗報告を怠った場合、他のチームメンバーの追加の作業や調整が難しくなります。最終的にはプロジェクト全体が遅延する恐れもあります。報連相をしないことは、単なるミス以上の深刻な問題を引き起こす可能性があることを理解しましょう。

問題の原因が分かりにくくなる

報連相が欠けると、問題が発生した際にその原因を特定することが難しくなります。報告や連絡がない場合、他のメンバーは問題が起きていることに気付かず、問題の解決や改善策の検討が遅れる可能性があります。

例えば、プロジェクトの進捗状況やタスクの変更が適切に伝えられず、誰が何に取り組んでいるのかが分からなくなることがあります。これによって、問題発生時に責任の所在が明確にならず、対処が遅れたり、再発防止策が不十分になる恐れがあるのです。報連相が欠けると、問題の原因が分かりにくくなる弊害が起こるため、注意しましょう。

チーム内での連携不足になる

報連相の欠如は、チーム全体の連携不足を引き起こす恐れもあります。報連相がないと、情報共有やタスクの調整が不十分になり、チームメンバー間の連携が取れず、効果的な仕事の進行が妨げられます。

また社員同士のタスク共有や意思の共有が不十分な状態では、各メンバーが自分の作業のみに集中します。その結果、全体の目標や他のメンバーの進捗を把握することが難しくなる可能性があります.。

これにより、重複作業やタスクのミス、スケジュールのズレなどが発生し、効率的なチーム作業が行えなくなります。報連相を怠ると、チーム内での連携不足に陥ることを念頭におきましょう。

スケジュール通りに事が運ばない

報連相をしないことで起こる弊害の中には、スケジュール通りに事が運ばないことも挙げられます。報告や連絡が不十分な状態では、各メンバーの進捗状況や課題の把握が困難です。これによって、タスクの優先順位の見極めや、リソースの適切な配置が難しく、プロジェクト全体のスケジュール管理が崩れることがあります。

例えば、あるメンバーが報連相を怠り、自身の進捗状況や遅延しているタスクを共有しなかった場合を考えてみましょう。他のメンバーはそのメンバーの進捗や問題に気付くことなくタスクが進行します。その結果、問題が先送りされ、スケジュール通りのプロジェクト遂行ができなくなります。報連相を怠ることは、必要な調整や修正も遅延し、スケジュール通りに事が運ばない可能性があるのです。

報連相の代表的な例文

ここでは、報連相の代表的な例文をいくつかご紹介します。

特に、初めて報連相をすることになった新入社員は、ぜひ参考にしてみてください。

「報告」の例文

以下は報告をする場合の例です。

例文1：プロジェクトの進捗状況を報告いたします。現在、タスクの80%が完了しました。
例文2：報告です。先日の会議で、弊社の売上が前年同期比で10%増加しました。
例文3：○○の件が予定よりも遅れているため、取り急ぎ報告します。原因が特定でき次第、改めてご報告します。
例文4：前回の報告からの変更点を報告いたします。具体的な内容は添付のドキュメントをご確認ください。

報告は主に、進捗状況の報告や重要な変更点の共有、遅延の報告などが挙げられます。適切な敬意を込めつつ、具体的な内容を伝えることが重要です。また、緊急の事態に備えて連絡手段も伝えておくと良いでしょう。

「連絡」の例文

以下は連絡する場合の例です。

例文1：連絡です。次回のミーティングの予定が変更になりましたので、ご確認ください。
例文2：ご連絡いたします。先日のイベントについて、参加者のフィードバックをまとめましたので、ご一読ください。
例文3：連絡します。本日、社内システムのメンテナンスが行われるため、一時的にアクセスが制限されます。
例文4：連絡です。営業部門に新メンバーが加わりました。名前は山田さんです。来週から業務を開始します。
例文5：連絡お願いします。〇月〇日までに〇〇を完了する予定ですが、そちらの進行状況を教えていただけますか？
例文6：連絡。〇〇のイベントが開催されますので、参加を希望される方は返信にてお知らせください。

連絡する際は、ミーティングの変更や追加の調整、進捗状況の連絡などが挙げられます。明確でわかりやすい言葉遣いで、伝えたい内容を示すことが重要です。また遅延が生じた場合や大切なお知らせの場合は、謝罪や重要性の強調を含めることで、相手に対する配慮を示すことができます。

「相談」の例文

以下は相談する場合の例です。

例文1：明日のプレゼンテーションについて相談したいことがあります。時間を作っていただけますか？
例文2：先方からの依頼があり、対応方法について相談したいです。打ち合わせ可能な予定日をお教えいただけますか？
例文3：予定外のトラブルが発生し、対応方法について相談したいです。今週中にお会いできる日程はありますか？
例文4：お忙しいところ恐れ入りますが、重要な商談の前に最終確認もかねて相談したいです。お時間をいただけますでしょうか？
例文5：人材採用について相談したいです。適切な採用戦略についてアドバイスをいただけないでしょうか？

相談とは、急なスケジュールの変更や先方からの依頼など、自分だけでは判断できない問題が起こった際に、上司や同僚から助言やアドバイスを仰ぐことを指します。相談するときは、相談の背景やゴールを明確に伝えた後に、現状や結果を説明するようにしましょう。

報連相を行う際の3つの注意点

最後に、この章では報連相を行う際の注意点を３つ紹介します。

結論ファーストで伝える
時系列順に伝える
感想と事実を混ぜない

結論ファーストで伝える

報連相を行う際は、結論ファーストで伝えることが重要です。なぜなら、上司や同僚は忙しい中で情報を受け取るため、最初に結論を伝えることで時間を節約することができるからです。

例えば、会議の予定変更を報告する場合、まずは「会議の日時が変更されました」という結論を伝え、その後に詳細な説明や理由を追加することが効果的です。

時系列順に伝える

報連相では、情報を時系列順に伝えることも重要です。時系列に伝えることで、報告や連絡を受けた側は、出来事の経緯を理解しやすくなります。

例えば、出来事の順序が逆転していたり、関連する情報がばらばらに提示されていると、全体の流れがつかみにくくなり、読み手は混乱する恐れがあります。しかし、時系列順に提示されていれば、出来事の関係性や因果関係も明確になります。報連相を行う際は、時系列順に伝えるように注意しましょう。

感想と事実を混ぜない

報連相では、感想と事実を混ぜないことも重要です。感想と事実を混同すると、情報の信憑性や客観性が損なわれる可能性があるからです。

感想は主観的な意見や評価であり、個人の考えや感情に基づいています。一方、事実は具体的なデータや証拠などの客観的な情報を指します。報連相をする際に、感想と事実を混ぜると、どれが真実で正確な情報かが区別しにくくなります。しかし、感想と事実を明確に分けることで、信頼性のある情報と感想をバランス良く受け取ることが可能です。報連相を行う際は、感想と事実を混ぜないように注意しましょう。