「社内回覧板の書き方がよく分からない」「絶対に記載すべき項目はあるのだろうか」「テンプレートを使って効率的に作成したい」など、社内回覧板の作成担当者は多くの悩みを抱えているのではないでしょうか？
社内の重要な情報伝達ツールである社内回覧板。全社に通知するものや特定の部署に連絡するものなど内容はさまざまです。いずれにせよ、情報を正確に伝えることが何よりも重要です。
しかし若手社員の中には社内回覧板の作成方法が分からない人も多いでしょう。不備のある回覧板を作成してしまうと社員間での認識のズレが生まれます。情報が錯綜すると、業務効率や生産性にも影響が出かねません。
そこで今回は、社内回覧板に記載する内容、作成のポイント、おすすめのテンプレートサイトなどを紹介します。社内回覧板に関する悩みの多くが解消できる有益な情報をお届けします。
社内回覧版に書くべき項目
社内回覧板とは組織内で情報を共有するための文書や通知のことです。社員に対して重要な情報や指示、お知らせなどを伝えることで、理解や協力を促します。回覧板は社内のコミュニケーションを円滑化するための重要なツールといえるでしょう。
そこで社内回覧板の理解を深めるために、まずは記載すべき5つの項目から解説していきましょう。
- タイトル
- 回覧主・回覧対象者
- 内容
- 作成日・回答の期限
- 回覧リスト
タイトル
社内回覧板のタイトルは、文書の一番目立つ箇所（通常は中央上部）に記載します。ひと目で内容が伝わるように、できるだけシンプルなタイトルをつけましょう。「お知らせ」だけだと伝わらないので、「〇〇のお知らせ」など、具体名をつけるのが原則です。
回覧主・回覧対象者
回覧主は発信者の部署・名前を記載します。回覧対象者は「社員各位」「関係者各位」「〇〇部各位」「管理職各位」などとします。ここに記載する回覧対象者は個人名ではなく、全社員、対象部署、対象のプロジェクト参加者などを入れます。
具体的な対象者（個人名）については、社内回覧板の下部に回覧リストを作成して対応します。
内容
回覧内容はタイトルの下に記載します。短文で文書の内容を示した後に、「記書き」で記すのがビジネス文書の基本です。「記」→「箇条書き」→「以上」の3つの要素で構成し、内容を端的に伝えましょう。
作成日・回答の期限
作成日は文書の上部に記載します。社内回覧板の内容によっては、社員に回答を促すものもあります。その場合には、目立つデザイン（太字、下線、大文字など）で回答期限を記しましょう。
回覧リスト
回覧板の閲覧者が決まっている場合には、文書の下部に回覧リストを作ります。確認したら、閲覧者が捺印する欄です。通常は捺印欄に日付を書き込むスペースを設けます。
なお、全社員向けの通知の場合には回覧リストは不要です。
社内回覧板を作成する際の5つのポイント
分かりやすい社内回覧板を作るためのポイントは次の5点です。
- 前書きなどの挨拶は入れない
- 敬語の表現はできるだけシンプルにする
- できる限り箇条書きで記載する
- テンプレートを利用して効率的に作成する
- セキュリティ面が気になれば電子版もおすすめ
前書きなどの挨拶は入れない
回覧板は社内に通知する文書なので、前書きや結びの挨拶は不要です。社内回覧板は効率的に情報を共有するのが目的のため、すぐに本題に入って構いません。
形式的な挨拶文や前置きは時間を奪うだけでなく、読み手の関心や集中を削ぐデメリットもあります。
回覧板は、あくまで情報の効率的・効果的な伝達が目的だということを忘れないようにしましょう。
敬語の表現はできるだけシンプルにする
社内回覧板では敬語の表現を必要最低限にしましょう。丁寧すぎる尊敬語や謙譲語を使うと、内容が正確に伝わらない可能性もあります。誤解や認識のズレを生まないためにも、シンプルさを心がけましょう。
ですます調で、最低限のマナーを押さえて置けば、問題ないでしょう。
できる限り箇条書きで記載する
内容をシンプルに記載する方法としては、箇条書きが最適です。先述のように記書きで記載するのがビジネス文書の基本です。
読み手となる従業員は、箇条書きの部分をしっかり読めば内容を正確に把握できるでしょう。箇条書きの文言も、できる限りシンプルに記載することがポイントです。
テンプレートを利用して効率的に作成する
社内回覧板の作成は一度きりではなく、何度も行う業務です。テンプレートを使用すれば効率化が図れます。社内でテンプレートが用意されている場合は、必ず活用しましょう。過去の回覧板を参考にすれば、的確な文章が書けるはずです。
もし社内や部内でフォーマットがない場合には、Webサイトなどからテンプレートを入手しましょう。ファイルをダウンロードし、自分が使いやすいようにカスタマイズするのがおすすめです。
セキュリティ面が気になれば電子版もおすすめ
社内回覧板を電子化すれば、セキュリティ対策にもなります。
紙文書での回覧は、無関係な人に文書を見られたり、重要な情報の紛失・流出のリスクも高まります。セキュリティ面以外にも下記のようなさまざまなメリットがあるので、ツール・システムの導入も検討してみましょう。
＜電子化のメリット＞
- ペーパーレス化が進められる
- テレワークの導入が可能になる
- 回覧状況を把握し、止めている人に催促ができる
- テンプレートの検索が容易になる
- 文書作成・回覧スピードが向上する
社内回覧板テンプレートサイト5選
ここではインターネット上からダウンロードできるテンプレートを紹介します。特に次の5つのサイトはビジネスパーソンにとって使いやすいテンプレートが豊富に揃っているので、ぜひ活用してみましょう。
- 業務効率化ガイド
- 楽しもうOffice
- bizroute
- テンプレデポ
- bizocean
業務効率化ガイド
【特徴】
株式会社STOCKが運営する「業務効率化ガイド」では、「【Excel/Word】社内回覧板で使える無料テンプレート11選」の記事で、さまざまなテンプレートを紹介しています。
Word・Excel・PowerPointのオフィス系ソフトに対応したテンプレートの例は次の通りです。
- 告知用社内回覧板
- 概要と詳細を分けて記入できるテンプレート
- 順番表がついた回覧板テンプレート
- チェック表がついたテンプレート
- 名簿記入に特化した回覧板テンプレート
シンプルな告知用のテンプレートから回覧人数が多いケースで使えるものまで豊富な種類が揃っています。
楽しもうOffice
【特徴】
マイクロソフトの公式サイトからは「回覧板」（PowerPoint形式）のテンプレートが入手できます。日付・タイトル・本文・記書き・サイン欄のシンプルな構成のため、ビジネス・プライベート問わず使用可能な汎用性の高さが特徴です。
bizroute
【特徴】
株式会社エクシアのWebメディア「bizroute（ビズルート）」の「回覧板テンプレート12種 | 社内回覧エクセル無料ダウンロード」ではExcel形式のテンプレートを紹介しています。
シンプルな回覧板やサイン欄付の回覧板、チェック表など、用途別に多彩なテンプレートが用意されています。町内会や子供会など、プライベートで使用できる回覧板フォーマットも入手可能です。
テンプレデポ
【特徴】
無料のテンプレートを紹介している「テンプレデポ」では、8種類の回覧板テンプレートが入手できます。すべてExcel形式で、主なファイルは次の通りです。
- シンプル
- 上部に確認印
- 内容欄ボックス
- 回覧欄のみ
- サンプル文例1あり
文例が記載されたテンプレートもあるので、文章作成の際に参考にできます。シンプルなExcel形式のテンプレートを探している人であれば、十分なラインアップといえるでしょう。
bizocean
【特徴】
ビジネス書式サイト「bizocean（ビズオーシャン）」では、回覧書のテンプレートを38点提供しています（2023年10月16日現在）。イベント告知用や社内業績の通知用、統計資料の供覧など、ビジネスのあらゆる用途に対応しているといえます。テンプレートの豊富さが魅力のサイトです。
まとめ
本記事では、はじめて社内回覧板の作成を担当することになった社員に向けて、「記載する項目」「作成のポイント」「おすすめのテンプレートサイト」などを紹介しました。
社内回覧板は情報共有を行うための重要なツールです。素早く正確に情報共有するためには、適切なフォーマットで作成する必要があります。
今回紹介したようなフォーマットサイトから、自分の使いやすいファイルをダウンロードして活用するのがおすすめです。情報の抜け漏れを防止でき、作成の時短化にもつながります。
特に社内回覧板の作成に慣れていない新入社員や若手社員は、テンプレートの活用が不可欠です。情報の効率的な伝達を達成するためにも、社内回覧板の作成スキルを高めていきましょう。
