「仕事の段取りを決めるテンプレートが欲しい」「仕事の段取りをできるだけ効率的に決めたい」
業務量が多く、仕事の段取りを効率的に決めたいと思っている人の中にはこのような悩みを抱える人は多いのではないでしょうか？
忙しい日常の中で、仕事をスムーズに進め、成果を最大限に引き出すためには、計画的で効率的な「段取り」が不可欠です。生産性の高い人々は、優先順位を考慮した段取りを行っており、その結果、仕事の効率が格段に向上しています。
この記事では、仕事の段取りを決めることがなぜ重要なのか、そして実際に使えるおすすめのテンプレートを紹介します。この記事を通じて、自分にとって適切な段取りを組む方法を理解して、仕事の効率化にお役立てください。
仕事は段取りが重要な3つの理由
日々の仕事を進める上で、段取りをしてから進めた場合とそうでない場合とでは、大きな差が生まれます。この章では、仕事の段取りがなぜ重要なのか、以下3つの理由に分けて詳しく説明します。
効率よく業務を行えるため
仕事をする上で段取りが重要な理由は、効率良く業務を行うためです。段取りを整えないまま業務に当たると、本来やるべきタスクをやり忘れてしまう恐れがあります。また、一つのタスクに時間をかけすぎてしまい、本来終わらせるべきところまで業務が進まなかったというケースにもなりかねません。
段取り力を発揮して仕事をうまくこなすことができれば、仕事の流れが断片的になることなく、タスクの切り替えや完遂が可能です。不必要な残業を減らすことにも繋がり、プライベートの時間を確保することもできます。仕事をする際は、効率よく業務を行うために段取りを決めましょう。
生産性を高められるため
段取り力があれば、生産性を高めることができます。仕事において生産性を高めることは、同じ時間内により多くの仕事をこなすことができ、目標達成に向けて大きな一歩となります。
適切な段取りを怠ると、タスクの優先順位が定まらず、無駄な時間が増え、成果が出にくくなります。一方、効率的な業務フローを持つことで、業務の中断や、重複作業を減らすことにつながります。生産性を高めるためには、計画的な段取りを心掛けることが大切なのです。
トラブルを避けるため
段取りが重要な理由の中には、トラブルを避けることも含まれます。通常、仕事は単独ではなく、チームで進めるものです。
個人の段取り力が不十分であれば、チーム全体に迷惑がかかります。例えば段取り不足により、プロジェクトの進行に遅延が生じる可能性があります。関係者とのコミュニケーションでは「思っていたものと違う」などの認識齟齬が生じることも考えられます。
特に、報連相（報告・連絡・相談）などコミュニケーションが欠けてしまうと、計画的な段取りができない可能性が高まります。そのため、段取り力を高めるためには、常に周囲のメンバーとのコミュニケーションを図り、できるだけトラブルを避けるようにしましょう。
仕事での段取りを適切に組むための4つのポイント
仕事での段取りを適切に組むためには、いくつかのポイントがあります。ここでは、仕事での段取りを決める際に、押さえておくべきポイントを4つ解説します。
- 仕事の目的や目標を明確化する
- やるべきタスクを洗い出す
- タスクに優先順位を付ける
- 全体を見ながらタスクを進める
仕事の目的や目標を明確化する
仕事の段取りを組むための第一歩は、仕事の目的や目標を明確化することです。仕事の目的が何であり、どのような成果を達成する必要があるのかを理解することは、段取りの基本です。
仕事の目的や目標を把握していないと、仕事の方針が曖昧になり、業務が散漫になる可能性があります。明確な目標を設定することで、仕事における方向性が定まり、必要なタスクが見えてきます。例えば、業務にあたる前に目的を確認し、どのタスクが最重要かなどを理解した上で、業務を行いましょう。
やるべきタスクを洗い出す
仕事を効率的に進めるためには、やるべきタスクを洗い出すこともポイントです。これを怠ると、重要なタスクが見過ごされ、期限を逃す可能性が高まります。更に、必要な資源や情報が不足したままタスクに取り組むことになり、品質が低下する可能性もあります。
しかし必要な業務やプロジェクトをリストアップすれば、抜け漏れを無くすことができます。タスクを洗い出す際は、細かいタスクから大きなタスクまでの全てを洗い出しましょう。これによって、仕事の全体像が見やすくなり、何から始めるべきかが明確になります。
タスクに優先順位を付ける
仕事での段取りを適切に組むためには、タスクに優先順位を付けることも欠かせません。優先順位をつけることで、重要なタスクに集中し、効果的に時間を使うことができます。
例えば、エン・ジャパン株式会社が「仕事の効率化」をテーマに行ったアンケート調査結果によれば、仕事の効率化に効果的なことは「優先順位付け」だと感じている人は71％にも上ることが分かりました。
（出典：女性に聞く「仕事の効率化」調査 仕事の業務効率化に効果的なことは「優先順位付け」、 集中力が一番高まる時間帯は「9時～12時」｜エン・ジャパン株式会社）
このデータによれば、緊急かつ重要な仕事から優先的に着手することで、効率的に業務遂行ができることが分かります。さらに、優先順位を付けることは、単なるタスク管理の手法だけでなく、仕事の効率化にも直結しており、業務全体の品質向上に貢献することが期待されます。効率的に業務を進めるためには、段取りを整え、タスクの優先順位を考慮しましょう。
全体を見ながらタスクを進める
仕事での段取りを適切に組むためには、全体を見ながらタスクを進めることもポイントです。これは、プロジェクト全体や保有しているタスクを俯瞰しながら、状況に合わせてタスクを進めていくアプローチを指します。
例えば特定のプロジェクトに取り組む際、そのプロジェクトのゴールやマイルストーンを確認し、プロジェクト全体の進捗状況を理解します。そして、その情報をもとに、今何に取り組むべきかを決定します。これにより、業務の漏れが出にくくなり、業務効率が向上します。
仕事の段取りを組むのにおすすめの3つの手法
ここでは、仕事が早い人が実践している、仕事の段取りを組むのにおすすめの3つの手法を紹介します。
- ガントチャート
- WBS
- Todoリスト
ガントチャート
ガントチャートは、プロジェクト管理を行う上で必要とされる「段取り」を項目別にまとめた手法です。また、ガントチャートはプロジェクトごとのスケジュールを棒グラフで表すため、「プロジェクトの開始（終了）予定」「繁忙期」「自身が関わるタスク」などの業務を視覚的に把握できます。
ガントチャートを見るだけで、プロジェクト全体の進捗状況をひと目で把握できるため、どのタスクがどれだけ進んでいるのかが明確になります。さらに、期限を守るために必要なスケジュールの調整やリソースの配分も行いやすくなります。
WBS
WBS（Work Breakdown Structure）は、「作業分解構成図」としても知られ、プロジェクトを大まかな項目に分解する手法です。プロジェクトを大まかなタスクに分割し、それらを細かい作業単位にまで分解します。
この方法では、プロジェクト全体が階層的な構造になり、「親タスク」と呼ばれる大きな作業項目から始まり、それをより詳細な「子タスク」として細分化していきます。WBSは、プロジェクトの作業内容を可視化し、各タスクの規模を理解するのに役立ちます。また、全体の構造を把握することで、作業の抜け漏れを防ぎ、プロジェクトの管理を効果的に行うのに役立ちます。
Todoリスト
TODOリストとは、行うべきことを書き出して見える化する手法です。簡単な作業から重要なプロジェクトまで、すべてのタスクをリスト化しておくことができます。
タスクを具体的に洗い出し、優先順位をつけることで、日々の仕事を整理しやすくなります。また、Todoリストを使って進捗状況を確認することで、未完了のタスクを把握し、効率的に仕事を進めることができます。Todoリストは、個人やチームにおいて段取りを把握する上で有用です。
仕事の段取りを作るためのテンプレート6選
この章では、実際に使える仕事の段取りを作るためのテンプレートを6つ紹介します。
【ガントチャート】Microsoft365
【特徴】
Microsoft365は、マイクロソフト社が提供するプロジェクト管理のためのツールです。Microsoft のテンプレートサイト（https://templates.office.com/）からダウンロードすれば、すぐに使えるデザイン性の高いテンプレートを入手できます。とくに、中長期的なプロジェクトを複数のメンバー間で共有する際に活用できます。
【ガントチャート】OfficeHack
【特徴】
OfficeHackでは、オフィス作りに役立つお得な情報をソフト別に基礎から応用技術まで紹介するツールを提供しています。OfficeHackのガントチャートテンプレートは無料でダウンロードすることができ、一日ごとや一ヶ月ごとなど様々な期間で使用できるガントチャートテンプレートを揃えています。
【WBS】smartsheet
【特徴】
smartsheetは、無料で効果的なWBSのテンプレートをまとめています。シンプルなタスク管理やプロジェクト プランニングから、複雑なリソース計画やポートフォリオ マネジメントまで、多様な目的で仕様可能です。また、共同作業の改善と作業速度の向上にも役立ち、多くの成果を上げたい企業におすすめです。
【WBS】業務効率化ガイド
【特徴】
業務効率化ガイドが提供しているWBS用のテンプレートは、タスクの担当者や期限をひと目で確認できます。また、様々な企業に合ったテンプレートがあるため、どの企業でもすぐに利用することが可能です。
【ToDoリスト】bizroute
【特徴】
bizrouteは、シンプルなものから自分好みに変えることのできる無料テンプレートを提供しています。主に、チェック欄や日付がついたものや、期限付きのもの、カレンダー型のものなど、用途にあったテンプレートを活用できます。
【ToDoリスト】経費削減実行委員会
【特徴】
経費削減実行委員会は、無料で使えるデイリータスクスケジュールのエクセルテンプレートを提供しています。また、年間総括や部署ごとのプロジェクトで管理できるようなテンプレートを用意しており、仕事の段取りを行うために有用です。
まとめ
本記事では、ビジネスにおける段取り力の必要性やその特徴、そして仕事での段取りを適切に組むためのポイントなどを網羅的に解説しました。
日々の忙しい業務を効率的にこなすためには、計画的な段取りが欠かせません。仕事の段取りを効率良く行うことで、業務の流れがスムーズになり、仕事におけるストレスも軽減されるでしょう。
この記事を通じて得られた知識を活かし、ビジネスにおける段取り力を高め、成果を最大化する方法を身につけましょう。計画的な段取りは、仕事の効率化に繋がり、結果的に個人のパフォーマンスや企業の競争力を向上させることにつながります。自身のスキルを向上させるためにも、今回紹介したテンプレートも活用し、実践してみてください。
