「仕事で使うチェックリストのテンプレートが欲しい」「チェックリストのテンプレートを入手して業務に活かしたい」このような悩みを抱えている人はいませんか？
仕事の効率を上げ、ミスを減らし、業務の進捗を確実にするためにチェックリストはビジネスパーソンに欠かせないツールとなっています。しかし、効果的なチェックリストを作成するには、簡単に作成できるテンプレートや正しい手法が必要です。
そこでこの記事では、効果的なチェックリストを作成するためのテンプレート5選と、チェックリストの作成方法のステップなどを詳しく解説します。ぜひ参考にしてみてください。
チェックリストを作成する3つの目的
この章では、チェックリストを作成することの目的や得られる効果を3つ解説します。
- タスクを見える化できる
- 業務の引継ぎがしやすい
- 業務の引継ぎがしやすい
ミスを防ぐことができる
チェックリストを作成することで、業務で起こりうるミスを未然に防ぐことができます。日常の業務には複数のタスクが絡み合っています。自分の頭の中で記憶しながら業務を行うだけでは、「うっかり手順を飛ばしてしまった…」ということになりかねません。
しかしチェックリストを作成することで、手順やタスクを漏れなく確認することが可能です。頭では忘れてしまっても、リストを確認して思い出し、作業の品質を保つのが、チェックリストの目的です。
タスクを見える化できる
チェックリストは、タスクを見える化する目的にも使われます。業務が見えないまま進行すると、誰が何を担当しているのか把握しづらくなり、計画の欠如や優先順位の混乱が生じます。その結果、プロジェクトの遅延を引き起こす可能性が高まるでしょう。
チェックリストを作成することで、業務全体が一目で把握できるようになります。そのため、タスクの意味や全体業務の流れの重要性を認識した上で、より効率的な対応ができます。業務の流れを可視化するために、チェックリストは大切です。
業務の引継ぎがしやすい
チェックリストを作成する目的には、業務の引き継ぎがしやすい点も挙げられます。チェックリストに沿って作業をしておけば、業務を誰か他の人に引き継ぐ際にも内容や進捗を伝えやすくなります。
十分な情報伝達がないまま業務が引き継がれると、後任者は仕事の全体像をつかめずに、業務効率に悪影響を及ぼす可能性があります。。チェックリストを使えば、タスクやプロセスをリストアップできるため、後任者に何をどのように行うべきかを明確に伝えることができます。混乱や遅延、クライアントや顧客との信頼損失などを引き起こさないようにするためにも、チェックリストを作成し、業務の引継ぎを行いましょう。
仕事で使えるチェックリストの作り方3つのステップ
チェックリストを作成する際、以下3つのステップを行うことで、効果的で使いやすいチェックリストを作り上げることができます。それぞれ詳しく確認していきましょう。
- タスクを洗い出す
- タスクを並べる
- 実行し完了したらチェックする
タスクを洗い出す
仕事で使えるチェックリストを作る際、最初に行うべきステップは、タスクを洗い出すことです。タスクの全体把握がなければ、何が必要で何が不足しているのかを把握できません。また業務の漏れやミスが生じ、計画的な業務が難しくなります。
しかしタスクを洗い出しておけば、業務計画や優先順位付けに役立ちます。また、全てのタスクをリスト化することで、業務の全体像を把握し、誤解や漏れを未然に防ぐことも可能です。業務の円滑な進行やプロジェクトの成功につなげるためにも、タスクはきちんと洗い出しましょう。
タスクを並べる
タスクを洗い出したら、次はそれらを整理して並べる作業に移ります。タスクを並べる方法として、「時系列順」と「優先順」の二つの主要なアプローチがあります。
時系列順
時系列順は、タスクを特定の日付や期間に基づいて順序づける方法です。時系列がバラバラになっていると、チェックリストにした際に抜け漏れが発生していても、気づきにくい場合があります。
リストの先頭から順に作業項目を確認できるよう、期日が迫っているものや早めの対応が必要なタスクを洗い出し、時系列に整理しましょう。
例えば同じ期日のタスクが重なる場合は、1-1、1-2のような番号を振り、具体的な手順や注意点、所要時間などを検討しながら、チェックしやすい順序に整えます。この方法を用いることで、期日を逃すことなく、効率的かつ効果的に仕事を進めることができます。
優先順
優先順位は、どの仕事が最も価値があり、即座の対応が求められるかを理解する手段です。業務には限られた人手と時間しかありません。
これらの貴重なリソースを最適に活用するためには、優先順位をつけて重要なタスクに集中する必要があります。これによって、大事な仕事に優先的に取り組み、最終的な成果を最大化することが可能です。特に限られた資源を持つ組織やプロジェクトでは、優先順位をつけて効果的にリソースを配分することが成功の鍵となります。
実行し完了したらチェックする
最後のステップは、実際にタスクを実行し終えたらそれをチェックすることです。チェックを入れることで、そのタスクが完了したことが視覚的にわかります。これにより、他のチームメンバーや関係者にも、タスクが処理されたことが伝わります。
またチェックすることで、未完了のタスクや見逃している仕事がないかを簡単に確認できます。さらに、チェックしたタスクは後で振り返りやすく、業務の進捗状況を追跡するのにも便利です。チェックを入れることで、業務の正確性と透明性が確保され、効率的な業務遂行ができます。
※関連記事「【完全解説】チェックリストの作り方｜効果的に作る4つのポイントも解説」
仕事で使えるチェックリストのテンプレート5選
ここでは、仕事ですぐに使えるチェックリストのテンプレートを５つ紹介します。このテンプレートがあれば、効率的にチェックリストを作成することができるため、ぜひ参考にしてみてください。
- Office365
- ビズ研
- bizroute
- bizocean
- スマートドキュメント
Office365
【特徴】
Office365 は、Microsoftの公式タスク管理アプリです。画面がシンプルで直感的に操作しやすいUIになっており、アプリの「タスク」機能と連携しているので、自分のチェックリストを1ヶ所で管理することができます。
ビズ研
【特徴】
ビズ研は、個人や仕事で役立つチェックリストテンプレートを提供しています。デザインがシンプルなものから目的別に使用できるものまで、種類が豊富です。Excel形式のテンプレートが、登録不要で無料ダウンロードでき、使い方やよくある質問の解説もあるため、有用です。
bizroute
【特徴】
bizrouteは、IT化を中小企業で促進する事業やビジネスの支援事業を行っている株式会社エクシアが提供しているサービスです。Excel形式のチェックリストに加え、工程管理などのその他のビジネス上で有用なテンプレートも配信しています。
bizocean
【特徴】
bizoceanは、ビジネス書式のチェックリストなど約3万点ものテンプレートを提供しています。無料で使えるテンプレートの数も多いので、自社の運用に合った形のテンプレートを見つけることができます。また、テンプレートのほとんどがWord・Excelに対応しているため、使いやすいのが特徴です。
スマートドキュメント
【特徴】
スマートドキュメントは、Word・Excelで使えるチェックリストテンプレートを提供しています。最小限のチェックリストで良いという方から、カスタマイズしたいという方まで、豊富なテンプレートを選ぶことが可能です。また、文書をパーツ単位で管理できるため、同一文書の重複したものを削減できます。
仕事で使えるチェックリストを作成する際の4つのポイント
チェックリストを作成するときにはいくつかポイントがあります。
最後に、仕事で使える効果的なチェックリストを作成するためのポイントを4つ紹介します。下記のポイントに気を付けて、より良いチェックリストを作りましょう。
- チェックリストを目的化しない
- チェック項目を増やしすぎない
- チェックリストの管理者を設定する
- 現場の意見を聞きながら改善する
チェックリストを目的化しない
チェックリストを目的化しないようにしましょう。チェックすることは、あくまでタスクが適切に完了したことを確認する手段であり、業務遂行の一部です。業務を円滑に遂行するための道具として、チェック自体を目的化してはいけません。
チェックリストは業務の手順や重要なタスクを把握し、漏れなく行うためのガイドラインとして利用されます。チェック自体が目的ではなく、業務の円滑な遂行をサポートする道具として、正しく活用しましょう。
チェック項目を増やしすぎない
チェックリストを効果的に活用するには、チェック項目を増やしすぎないようにすることがポイントです。チェック項目は、適切なバランスが求められます。あまりにも多くの項目をチェックリストに加えると、管理の工数が急増し、逆に業務効率が損なわれる可能性があります。
チェック項目は必要最低限に絞り、主要なタスクや重要な手順に焦点を当てるようにしましょう。例えばチェック項目を増やしすぎないようにするために、過剰な項目を排除することで、作業に集中でき、タスクの優先順位を明確に把握できます。
チェックリストの管理者を設定する
仕事で使えるチェックリストを作成するためには、チェックリストの管理者を設定することもポイントです。管理者は、チェックリストの品質を確保し、タスクの円滑な進行をサポートする役割を果たします。
適切な管理者を指定することで、チェックリストは最善の形で運用され、業務やプロジェクトは順調に進行し、目標の達成に向けて効果的な支援が提供されます。また、誤解や問題が生じた場合にも、管理者が調整役として対応できます。最大限の効果を引き出すために、チェックリストの管理者の設定は不可欠です。
現場の意見を聞きながら改善する
チェックリストを効果的に活用するには、現場の意見を積極的に取り入れ、改善プロセスに組み込むことが肝要です。現場の関係者は、実際の業務の進行状況や問題点を最もよく理解しています。そのため、彼らの意見を反映させることで、チェックリストの品質と有用性が向上します。
チェックリストが現場の実態と乖離していると、効率性が低下し、不必要な手続きや過剰な項目が発生する可能性があります。また、従業員はチェックリストを無視し、その価値を低く評価してしまうかもしれません。現場の意見を取り入れ、改善サイクルに組み込むことは、より効果的なチェックリストの作成と運用につながります。
まとめ
仕事におけるチェックリストは、作業やプロジェクトの効率的な管理に欠かせないツールです。正しいチェックリストを作成することで、ミスや抜け漏れを防ぎ、業務の混乱を避けることができます。この記事では、初心者でも簡単に作成できるチェックリストのテンプレート5選と、チェックリストの作り方や、そのステップなど解説しました。
チェックリストは業務の進捗を確実にするだけでなく、優先順位の明確化やタスクの洗い出し、現場の意見を取り入れた改善にも役立ちます。効果的なチェックリストは、ビジネスパーソンにとって非常に重要なツールです。この記事を参考に、自身の業務に最適なチェックリストを作成し、仕事の効率を向上させましょう。
