業務の見える化の4つの事例｜見える化すべき4つの情報について解説

「業務の見える化の事例を知りたい」「業務の見える化とは何か知りたい」このように、見える化して作業を効率化したいと思う人の中には、その実態や具体的な方法までは知らない、という方も多いのではないでしょうか。

業務の見える化は、単なる言葉以上の価値を持つ手法です。業務の効率化や生産性の向上を目指すためには「業務の見える化」が欠かせません。

この記事では、業務の見える化の事例を4つ取り上げます。また、業務の見える化とは何か、その必要性や見える化すべき業務の情報も詳しく解説するので、ぜひ最後までご覧ください。

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業務の見える化とは何か？
業務の見える化の4つの例
まとめ

業務の見える化とは何か？

業務の効率化や生産性の向上を目指す中で、「見える化」というキーワードがしばしば取り沙汰されます。では、実際に「業務の見える化」とは何を指すのでしょうか？

この章では、業務の見える化の概要と、その必要性を解説します。また、どのような情報を中心に見える化を進めるべきなのか、その詳細にも触れていきます。

「業務の見える化」とはタスクを可視化し把握しやすくすること

業務の見える化とは、文字通り業務タスクや進捗を目に見える形で表現することを指します。この「見える化」を適切に行わないと、コミュニケーションの齟齬やタスクの遅延、さらには業務の停滞が発生する可能性が高まります。

タスクを可視化し一目で把握できれば、業務の進行や問題点を見つけることができます。特に、チーム間の業務は、個々の進捗や負担を明確にすることで、業務の無駄な重複や過度なタスクの偏りを防ぐことができます。適切な業務の見える化は、チーム全体の効率と生産性を向上させ、業務を把握しやすくさせる鍵となるのです。

業務の見える化の必要性とは

ここでは、業務の見える化の必要性を以下４つに分けて解説します。

タスクの配分の適正にできる
不必要なタスクを削減できる
問題点を見つけやすい
情報共有しやすくなる

業務の見える化は、働く上でのツールや方法論の一つではなく、業務の質や効率を大きく向上させます。これらの要点を押さえて、見える化の真の価値を探っていきましょう。

タスクの配分が適正にできる

業務の見える化の必要性の一つには、タスクの配分が適正に行える点が挙げられます。適切なタスク配分を行わない場合、業務が一部のメンバーに偏るリスクが高まります。その結果、業務の効率や品質が損なわれる可能性があります。

とくに「属人化」の問題は深刻です。一つのタスクが特定のメンバーに過度に集中してしまうと、そのメンバーが体調不良や休暇などで不在の際に業務が滞るリスクが生じます。

しかし業務の見える化を適切に実施することで、各タスクの状況を把握しやすくなります。タスクの公平な分配や問題点の早期発見が期待でき、メンバーが欠けてしまっても穴埋めできるため、業務の見える化は必要です。

不必要なタスクを削減できる

業務の見える化を実施することで、日々の業務の中に潜む不必要なタスクを削減できます。例えば、異なる部署やチーム内で、知らず知らずのうちに同じ業務を重複して行っていることがあります。このように、業務の見える化を怠ると、不要な作業に時間やリソースを浪費させ、組織の生産性を阻害する恐れがあります。

業務を可視化することで、これらのタスクを特定し、効率的な業務フローの構築や改善に役立てることができます。これにより、業務のスムーズな進行と、時間やコストの削減が期待できるでしょう。

問題点を見つけやすい

業務の見える化の必要性の中には、問題点を見つけやすくなる点もあります。タスクの進捗やメンバーの業務状況を確認しやすくなれば、進行中の業務で遅延やボトルネックがあっても、その問題点を迅速に特定することが可能です。

問題点を未然に発見し対処できれば、大きなトラブルを防ぐことにつながります。業務の透明性を高めるためにも、問題点が発見しやすくなる業務の見える化が重要です。

情報共有しやすくなる

業務を見える化することで、情報共有しやすくなります。情報が不足していると、それがミスの元となるだけでなく、メンバー間の誤解や不信を生む恐れもあります。

情報共有は、チームの結束力を強化し、組織の活性化にも寄与します。例えば、各メンバーの進捗や役割などを見える化しておくことで、誰がどんな仕事を担当しているのか、その状況に問題はないか、といった情報をすぐに把握できます。業務の見える化は、円滑な業務を実現するための重要な役割を担っています。

見える化すべき4つの情報とは

この章では、どのような情報が特に業務の見える化の対象として適しているのか、4つに分けて解説していきます。

業務フロー
タイムスケジュール
タスク内容と進捗状況
ナレッジ

業務における「情報」は、組織運営の心臓部ともいえる中心的役割を果たします。しかし、ただ情報を持っているだけでは十分ではありません。

その情報を効果的に「見える化」することで、チームや関係者間の情報共有が円滑となり、情報の潜在的な価値を最大限に活用することが可能です。それぞれ、詳しく確認していきましょう。

業務フロー

業務フローは、業務を遂行する上で見える化すると良い情報の一つです。業務フローとは、ある業務がどのような手順や流れで行われるのかを示したものです。これにより、どのプロセスがどの段階で行われるのか、また、どの業務がどの部署や人物に依存しているのかが明確に分かります。

業務フローを可視化していない場合、業務の流れが混乱してしまうことがあります。たとえば、同じ作業を二人同時に行ってしまったり、大切なタスクを誰もやらないまま忘れられてしまうこともあるでしょう。そうなると、時間が無駄になってしまったり、ミスが生じる可能性も高まります。

業務フローを見える化しておくことで、進行状況や役割分担を把握でき、業務プロセスを最適化することが可能です。業務の効率性を向上させるためにも、業務フローは見える化すべき情報の一つです。

タイムスケジュール

タイムスケジュールも、業務を行う上で見える化すると良い情報です。なぜなら、タイムスケジュールは「業務の開始時期」「期限」「各タスクやフェーズ」に設定されたマイルストーンを具体的に示すものであり、全体の進行を一目で把握することができるからです。

タイムスケジュールがないと、業務の優先順位が不明確になり、どのタスクを先に取り組むべきか、またどのタスクが遅れているのかを判断することが難しくなります。

一方タイムスケジュールが見える化できれば、チーム全体での認識が統一され、効率的にタスクを進めることができます。また、期限が近づいている場合には、リソースの再配分や優先順位の再調整など、柔軟な業務運営を行うことも可能です。

タスク内容と進捗状況

見える化すべき情報の中には、タスク内容と進捗状況も含まれます。具体的に何を行うか（タスク内容）、そのタスクがどれだけ進んでいるのか（進捗状況）は、日々の業務遂行におけるガイドラインとも言える情報です。

これらの情報が不透明な場合、チーム内での連携が難しくなり、何がすでに完了していて、何がまだ手付かずであるのかが分からなくなります。

タスクとその進捗が明確に見える化されていれば、全員が今何をすべきかを理解し、効率的に作業を進めることができます。また、進捗の遅れや問題点を早期にキャッチし、迅速に対処することも可能です。タスク内容とその進捗状況を見える化することは、業務のスムーズな進行と効率的な業務運営のために欠かせない要素です。

ナレッジ

ナレッジは、組織内での業務を見える化するために価値のある情報です。ナレッジとは、経験や学びを通じて得られる知識やスキル、ノウハウを指します。これには、以前のプロジェクトでの成功例や失敗例、業界の最新の動向、ツールの使い方など、さまざまな情報が含まれます。

ナレッジが社内で適切に共有・管理されていない場合、同じ質問を繰り返してしまったり、効果的な手法が分からずに無駄に時間を浪費する可能性があります。

しかしナレッジが適切に整理された場合、業務の生産性が向上します。例えば、急な業務変動や突発的な問題発生時に、既存のナレッジを参照することで迅速な判断やアクションが可能です。ナレッジの見える化は、組織全体の効率と成熟度を向上させるためにも、不可欠な要素と言えます。

業務の見える化の4つの例

実際に業務の見える化を行うためには、解決したい問題を「課題」「対策」「結果」の３つに分けることが重要です。ここでは、代表的な４つの例に分けて解説します。

業務フローの例
タイムスケジュールの例
タスク内容と進捗の例
ナレッジの例

業務フローの例

課題	業務フローを見える化せずに、上司が自分の知識で教えていたため、人によって得られる情報に一貫性が無かった
対策	業務フロー図を作成して、それに沿って教えるようにした
結果	誰が教えても、一定の情報や質にそろえることができた

上記では、業務フローを明文化せず、上司の独自知識で教えていたため、その教えに一貫性がなかったことを示唆しています。これを解消するために「業務フロー図」を作成し、この図に基づき指導を行うようにしています。その結果、指導の一貫性が確保され、質も向上しました。

タイムスケジュールの例

課題	業務の進行中、各メンバーが持つタイムスケジュールの認識がばらばらであり、業務の進捗や優先順位が不明確であった
対策	タイムスケジュールを一元的に管理するツールを導入し、全スタッフが共有・参照できるようにした
結果	業務の進捗状況や優先順位が一目で確認できるようになり、業務の遅延が減少し、効率的な作業が進行できるようになった

タイムスケジュールの例では、情報共有の重要性が示唆されています。スケジュールが的確に共有されていないと、業務の進行が混乱しやすいため、個人個人の意識的な取り組みが求められます。タイムスケジュールを管理・共有することで、メンバー間での認識が一致し、仕事の優先順位や進捗が明確になります。これは、業務遂行の迅速性や品質向上に直結する要因となります。

タスク内容と進捗の例

課題	チーム内でタスク内容とその進捗の認識がバラバラであり、重複した作業や過度な待ち時間が頻発していた
対策	共有ボードをオフィスに設置し、各メンバーのタスク状況を可視化した。また、朝会や夕会を行い、タスクと進捗を定期的に共有した
結果	作業の重複が減少し、チーム全体の生産性が向上した。タスクの進行状況や優先順位についての共有が増え、業務の進行がよりスムーズになった

上記のように、タスク内容と進捗の例では、日常的なコミュニケーションの強化や物理的なツールを利用することで、タスク管理を向上させる方法を示唆しています。定期的なミーティングや共有ボードの使用は、情報の透明性を確保し、チーム全体の認識を統一する役割を果たします。これにより、業務の遅延やトラブルのリスクが低減され、全体効率が向上することができました。

ナレッジの例

課題	新入社員が増える中、企業独自のノウハウや過去の経験を効率的に伝えられず、その質にばらつきが生じていた
対策	企業内Wikiシステムを導入し、ノウハウや過去の事例を組織全体で共有できるようにした。また定期的なナレッジシェアを実施し、各部署の情報交換を促進させた。さらに、先輩社員からのカウンセリング制度を確立し、新入社員の質問や疑問に対応できる体制を整えた
結果	新入社員のオンボーディングの速度が向上し、短期間での業務適応が実現した。企業のナレッジの損失も防ぎ、継続的な知識の蓄積が可能となった

上記のように、ナレッジの例では、組織内の情報やノウハウの共有を効率化させることを示しています。企業全体の生産性を向上させるために、社内ナレッジ共有ツールなどの活用を行い、具体的な対策を提案しています。このような取り組みは、組織の持続的な成長と業務効率化に有効な方法です。