仕事で今すぐ使えるメモのテンプレート5選を種類ごとに紹介！

「仕事でメモを取るときにテンプレートを使いたい」「業務でのメモはアナログとデジタルのどちらが良いのだろうか」など、ビジネスパーソンならではの悩みを抱いている人は多いでしょう。

タスク管理、伝言、電話、議事録など、メモを取るシチュエーションはさまざまです。メモ書きをミスすると業務効率が下がったり、同僚に迷惑がかかるおそれもあります。

そうしたミスを防止するためにもテンプレートの活用が不可欠です。テンプレートがあれば、メモする内容に悩む必要がありません。上司や他部署の社員との間での伝達ミスも起こりづらいでしょう。

そこで今回はメモの種類やメモの取り方などの基本を解説し、ビジネスですぐに使えるテンプレート5選も紹介します。メモを取る機会が多い若手社員はぜひ参考にしてみてください。

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仕事のメモの種類とは
仕事用のメモの取り方
- メモ用紙にアナログで記載する
- デジタルメモを活用する
仕事用のメモテンプレート5選
まとめ

仕事のメモの種類とは

仕事をする上ではさまざまなシチュエーションでメモを取ります。自分用のメモはもちろん他の人に渡すためのメモなどもあります。社会人にとってのメモを大別すると、次の5つが挙げられるでしょう。

タスク管理メモ
伝言用のメモ
電話応対のメモ
ミーティングの議事録メモ
就職活動用の管理メモ

タスク管理メモ

タスク管理メモは、タスクやToDoなど、やることを管理するためのメモです。通常の社会人は毎日複数のやることを抱えています。抜け漏れを防止するためにもメモでの管理が有効になります。

また仕事を効率的に処理するためには優先順位付けが必須となるので、そのような時にもタスク管理メモが役立つでしょう。1日のタスク管理だけでなく、1週間、1ヵ月など、短中期でのタスク管理を上手く行うことで、早く正確に仕事が実行できるようになるでしょう。

伝言用のメモ

他の社員や他部署の社員とのコミュニケーションツールとしてメモを使う場面もあります。例えば、借りていた資料を返す時にメモ書きを添えるケースや、ミーティングの時間変更などを告げるためにメモをデスクに置いておくなどが考えられます。

伝言用のメモを残すことで、口頭の場合に起こりがちな伝達ミスを防止できます。「言った言わない問題」や言い間違い・聞き間違いなどを防ぐ効果もあるでしょう。情報を確実に伝える手段として、メモは有効な伝達ツールといえるでしょう。

電話応対のメモ

電話の内容を記録する際にもメモを使用します。要点や細かい情報をメモに残すことで、後から確認できるようになります。

電話で話していると、頭の中で覚えておこうと考えていても後から思い出せなくなることが往々にしてあります。そうなると、メールで再度問い合わせたり、電話をかけ直したりする手間が発生します。メモに残しておけばそのようなミスを防げます。

また電話を取り次ぐ際、相手の所属や名前をメモしておけば担当者にスムーズに伝達できます。担当者が離席している時には、書いたメモをデスクに置いておけば正確な伝達が可能になるでしょう。

ミーティングの議事録メモ

ミーティングに参加したときに議事録用にメモを取ることもあります。議事録担当者の場合には特に細かいメモが必要になります。

ポイントや決定事項、ネクストアクションなどの要点をメモしておくことで、議論の理解が深まり、分かりやすい議事録が書けるようになります。また、自分が担当すべきタスクが発生した場合にも、メモを取っておけば作業を忘れるといったこともなくなるでしょう。

就職活動用の管理メモ

就職活動中に、応募先、面接日時、質問事項、合否、企業分析、備考などをまとめる際にもメモが役立ちます。管理メモを作成することで、円滑なスケジュール管理や効果的な振り返りも可能になります。

上手くできた点や改善点などをメモに書き、次に生かすことで内定獲得の確率を高められるでしょう。

仕事用のメモの取り方

仕事用のメモの取り方は、アナログ（手書き）とデジタルの2つに分けられます。用途やスタイルに合わせて選択する必要があり、2つを併用するという選択肢もあります。下記にそれぞれのメリット・デメリットを解説していきましょう。

メモ用紙にアナログで記載する

まずは、メモ用紙にアナログ（手書き）でメモを取るスタイルです。特に悩むことなくすぐに始められます。しかし、紛失リスクなどがある点には注意しましょう。

アナログでメモをするメリット

コストが安い
すぐにメモが取れる
お気に入りのペンや紙（メモ帳やノート）を選べる
記憶に定着する
テキストや図などを自由に記載できる

ペンや紙にこだわりがなければコストをかけずに導入できます。家にあるものや会社の備品を使えば初期費用はゼロ円です。

また商談中や会話中など、すぐにメモを取れるのもメリットの一つです。スマホやパソコンの場合にはシチュエーションによってはメモが取れなかったり、アプリを起動するのに手間取ることもあるでしょう。

ペンやメモ帳・ノートなどはさまざまな商品が発売されているので、自分好みのツールを選べます。デザイン性の高い物や機能性の高い物など、お気に入りの商品を選ぶ楽しさもあるでしょう。

さらにノートに手書きで書くことで、記憶に定着しやすくなります。情報を整理するときや分析するときなどは手書きのほうがよいでしょう。また文字だけでなく、図表やイラスト、フロー図なども自由自在に記載できるので、自分の頭の中のイメージをアウトプットしやすいという利点も挙げられるでしょう。

アナログでメモをするデメリット

荷物になる
紛失リスクがある
検索性が低い
編集しづらい
字が汚いと後から読み返せない

ペンとノートを出先で使う場合にはその分荷物が増えます。大判のノートを使う場合には重量が気になるケースもあるでしょう。また紙に書き付けたメモを紛失すると、重要情報の流出につながるリスクもあります。

書き付けたメモを後で検索することができない点もデメリットです。ページをめくって探すしかないため、記憶が頼りになります。探したい情報を見つけるのに時間がかかるでしょう。

一度書いた文字や図表を別のページに移動させることは基本的にはできないでしょう。ルーズリーフのようにページ単位での移動はできますが、一部を切り取って別のページに移動というわけにはいきません。その点で情報を整理・編集するのには向いていないかもしれません。

メモを焦って書いたり乱雑に書いたりすると、後で見返したときに判読できないこともあるでしょう。重要な情報が読み取れなかったり誤読すると、場合によってはビジネスに大きな打撃を与えます。また社内メモの場合も上司や同僚に迷惑をかけたり、評価に影響が出たりするでしょう。

デジタルメモを活用する

デジタルメモはスマホアプリやパソコンのツールを使うスタイルです。アプリやツールは無料のものから有料のものまでさまざまです。

デジタルでメモをするメリット

かさばらない
検索性が高い
編集しやすい
セキュリティが高い
共有や共同編集ができる

スマホアプリを使えば、ペン＆ノートの組み合わせよりはかさばりません。いつも携帯しているデバイスを使えば荷物が増えることはありません。

また電子的なデータで記録するので、キーワードやタグで検索可能です。知りたい情報に素早くアクセスできるので業務効率が上がるでしょう。同様に、書いた文字や図表を削除したり移動したりすることも可能です。マーカーを引いたり・消したり、文字を大きくして目立たせることもできるので、視認性の高いメモ書きが可能になります。

紙と違い紛失リスクが低い点も魅力です。また、クラウドサービスを使えばさまざまなデバイスからデータにアクセスできます。複数人での閲覧や編集も可能なので、コラボレーションが促進されます。リモートワーク環境下でも役立つツールといえるでしょう。

デジタルでメモをするデメリット

すぐに起動できない可能性がある
コストが高くなるサービスもある
記憶に定着しづらい
デバイスやパスワードの管理が煩雑になる

サービスによっては起動に時間がかかります。またスマホやノートパソコンのスペックによっては、さらに時間を要するケースもあるでしょう。

多くのメモアプリは無料で使用可能ですが、ユーザー数やデバイス数に制限を設けているケースもあります。複数ユーザーで使用したり複数のデバイスで同期するためには有料プランと契約しなければならないので、ランニングコストがかかります。ひと月あたりのコストは少額でも、年額にすると無視できないコストになるでしょう。

またデジタルでメモを取ると、手書きでのメモよりも記憶に残りづらいという欠点もあります。アイデア出しや分析の際には、手を動かしてメモを書いたほうが良いかもしれません。

セキュリティが高い点はメリットですが、デバイスを紛失したり、デバイスにパスワードがかかっていなかったりすると、セキュリティレベルが下がります。スマホ、パソコン、サービスのアカウントの管理は徹底する必要があります。複数のIDやパスワードを管理するのに手間を感じる人もいるでしょう。