「業務連絡の正しいやり方が分からない……」「正確な業務連絡を行うために、注意すべきポイントが知りたい」「業務連絡のテンプレートを使って効率的に作業したい」
という思いを抱えている社会人は多いのではないでしょうか？
特にはじめて業務連絡を行うことになった新入社員にとっては、分からないことばかりでしょう。多くの関係者や他部署の部課長などに連絡する場合には、緊張してしまう人もいるかもしれません。
業務連絡でミスをしないためには、正確な書き方や書く際のポイントなどを把握しておく必要があります。さらにテンプレートを活用すれば、時短も可能です。
そこで今回は、正しい業務連絡を行うためのポイントや方法、記載項目などを解説します。あわせて、具体的なテンプレートも紹介するので、ぜひチェックして業務に活かしてください。
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業務連絡とは
業務連絡とは、社内向けの情報発信全般を指します。具体的には「情報共有」「確認」「依頼」「催促」「謝罪」などを行う際のコミュニケーションのことです。
業務連絡は、職場での意思疎通において重要な役割を果たすことを知っておきましょう。例えば、業務の進捗状況を正確に上司に報告することで、プロジェクトの遅延やミスを防止できます。また、重要情報のスムーズな共有によって、経営層は素早い意思決定が可能になります。
さらに会社で働く上で実現してほしい要望などを、各社員が担当部署や上司、経営層に伝えることで、円滑な業務の遂行にもつながります。風通しの良い職場が構築できれば、既存社員の定着につながるため、会社の持続的な成長にも寄与するのです。
正確かつ明確に業務連絡を行うことは、チームや会社全体の業務効率を押し上げる効果が期待できます。同時に、会社と個人、上司と部下、同僚同士などの信頼関係を強固にする役割も担うのです。そのため新入社員はもちろん、すべての社会人は業務連絡の方法をしっかりと習得しておく必要があるのです。
業務連絡を行う際の4つのポイント
会社員は毎日、メールやチャットを使って業務連絡を行います。スムーズなコミュニケーションを図るために、業務連絡を行う際の4つのポイントをマスターしておきましょう。
- 結論から先に書く
- 重要度が分かるように書く
- 返信が必要な場合は明記する
- 件名で内容が分かるようにする
結論から先に書く
業務連絡では、相手が最初に重要なポイントを把握できるように結論ファーストで伝えましょう。結論を最初に書くことで、読み手はすぐに情報を把握でき、必要な行動を取りやすくなります。
長い文章で、結論がどこにあるのか分からない場合には読み飛ばしたり、内容を理解するまでに時間がかかります。場合によっては、対応漏れや対応ミスが生じる可能性もあります。
もし業務連絡で長文を送る場合は、先に結論を述べましょう。その上で、必要な情報を書き加えれば相手の負担軽減になるので、スムーズなコミュニケーションが実現できます。
重要度が分かるように書く
発信する業務連絡の重要性や緊急性を明瞭に伝えましょう。重要度や緊急度が高いのにもかかわらず、通常のメールやチャットと同じような文面・タイトルで送ると、情報が流れてしまいます。
重要な業務連絡や緊急性のある内容は強調表現を使いましょう。例えば、重要な部分のフォントを変えたり、色、太さ、装飾などを付ける方法があります。
メールであれば、タイトルに【重要】【緊急】【要返信】【対応必須】などと付けると、相手が情報を見逃すことなく確認できます。
返信が必要な場合は明記する
返信が必要な業務連絡の場合には、件名や本文内に、対応してほしい内容や期日を記載しましょう。
また送信先の中で、特定の人にだけ返信してほしい場合には、誰に対応してほしいのかも具体的に書きましょう。例えば、雇用形態によって要返信・返信不要が異なるケースでは、「対象：正社員」「返信不要：業務委託、派遣社員」などと記載する必要があります。
- 「誰が」返信するのか
- 「いつまでに」返信すべきか
- 「何を」返信すべきなのか
といった内容を漏れなく明記することが重要です。
件名で内容が分かるようにする
連絡内容を一目で理解させるには、件名を工夫するのが効果的です。多くのビジネスパーソンは日々多数のメールやチャットを受け取るので、自分に関係がない連絡はスルーしてしまう可能性が高いでしょう。
これは件名が曖昧な場合も同様です。件名が不明瞭であったり、内容が一目で分からない場合も、読まずに既読処理したりアーカイブに移してしまうケースが多いでしょう。チャットであれば本文を読まずに、スクロールしてしまうおそれがあります。
相手に読み飛ばされないためにも、件名には具体的な文言を入れるのが良いでしょう。「〇月〇日の定例MTG議事録」や「【日程変更】〇〇様面談の件】」など、内容や目的が分かるようにしましょう。
件名で内容をある程度推測できれば、読み手は業務連絡の重要度が分かります。その結果、優先順位も付けやすくなるため、相手の業務効率化にも貢献するのです。
業務連絡を行う方法
会社や部門によって、業務連絡を行う方法は異なります。またプロジェクトやチームによって、複数のツールを使い分けているケースもあるでしょう。ここでは代表的な方法について、下記4点を紹介します。
- メール
- チャットツール
- 電話やビデオ会議
- 社内クラウド
メール
メールはビジネスで使われている、もっともポピュラーな連絡手法といえるでしょう。重要な情報や長文の連絡に適しており、使い慣れているユーザーが多いという利点もあります。
ただし、返信が遅れる場合や緊急を要する連絡には向いていないといったデメリットもあります。
チャットツール
企業でSaaSサービスの導入が進む中、チャットツールを活用する組織も増えています。チャットツールはリアルタイムでコミュニケーションを図る際に効果的です。緊急の連絡やすぐに連絡を取りたい場合などは、メンションを付けてチャットを投稿すれば相手にすぐに通知可能です。
また複数名でのグループチャットもできるので、チームごと、プロジェクトごとの業務連絡にも便利です。
ビジネスチャットツールはSlackやChatworkが有名ですが、ナレッジ共有ツールでもチャット機能は使えます。例えばQiita Teamもチャット機能が使えます。
チャットはリアルタイムでの情報共有や気軽に連絡したい場合に効果を発揮する手法といえるでしょう。
電話やビデオ会議
電話やビデオ会議は、直接的なコミュニケーションが必要な場合に有効です。例えば、重要な打ち合わせや意思決定を下す場面、悩み事や相談事を行う際に活用すると良いでしょう。
メールやチャットなどのテキストベースの業務連絡とは違い、声や表情が分かる点が特徴です。伝えづらい内容や込み入った内容などは、電話やビデオ会議を有効に使うことで、ミスコミュニケーションの防止にもつながるでしょう。
社内クラウド
社内クラウドは、チーム内での情報共有やプロジェクト管理などに役立ちます。タスク管理や進捗管理、ファイルの共有など、多くの機能が使える点がほかの方法とは異なります。
社内掲示板など、業務連絡用の機能を備えているものもあります。
ツールによってはオーバースペックになってしまうおそれもあるので、導入に際しては、まずは自社にとって必要な機能を洗い出すことが重要です。
業務連絡に書く項目
業務連絡に記述する項目は、一般的に次の通りです。
- 宛名（例：〇〇部長、各位、〇〇メンバーへ）
- 挨拶（例：お疲れ様です。）
- 所属・名前（例：〇〇部の〇〇です。）
- 件名（具体的な内容を簡潔に記載する。緊急度・重要度・要返信なども必要に応じて付記する）
- 本文（連絡の目的や内容を結論ファーストで伝える）
- 期日・関連する日付（対応期限や会議・イベントの日程などを目立つように書く）
- 必要な返信・アクション（返信の必要性、対応すべき内容を記載）
- 添付ファイルの有無（添付ファイルがあればその旨を記載）
- 返信先・回答先（部署・名前・メールアドレス・電話番号など）
- 返信方法（メール・チャット・社内クラウドなど）
これらの項目を明確に記載することで、正確かつ効果的な業務連絡が可能になります。
なお、業務連絡の内容によっては、「期日・関連する日付」「必要な返信・アクション」「添付ファイルの有無」などは不要です。連絡内容に応じて、必要な項目を取捨選択してください。
具体的な業務連絡テンプレート3選
ここでは業務に役立つテンプレートを3つご紹介します。なお、本テンプレートはメールを想定しています。
- 確認を取る場合のテンプレート
- 催促したい場合のテンプレート
- お詫びのテンプレート
確認を取る場合のテンプレート
以下は、作成した見積書を上司に確認してもらうパターンです。見積書の内容と添付資料の有無、確認期限を明確に記載しましょう。
催促したい場合のテンプレート
下記は、他部署の社員に書類の提出をお願いする際の文例です。アクション内容と期限を明確に伝えることが重要です。また他部署の社員に送る際には、所属部署名も必ず記載しましょう。
お詫びのテンプレート
下記は、他部署の社員に迷惑をかけてしまった場合の謝罪メールです。処理を失念していた場合は、対応済みなのか未対応なのかを伝えます。また今後同じミスを起こさないように心がけるとともに、謝罪の言葉も付け加えましょう。
まとめ
今回は、ビジネスシーンで頻繁に行われる「業務連絡」ついて解説してきました。業務連絡を正確に行うことで、組織内のコミュニケーションが促進され業務効率化やミス防止につながります。
慣れないうちは、書き方やポイントが分からないため不安に感じるかもしれません。特に新入社員は正しいやり方や記載する項目について迷うこともあるでしょう。そのような場合には、ここで紹介した4つのポイントやテンプレートを参考にしてみてください。
社会人の基本ともいえる業務連絡の作法を学び、業務に活かしていきましょう。業務連絡にはメールやチャット以外にも、社内クラウドやナレッジ共有ツールを活用する方法もあります。会社やチームにあったツールを導入して、コミュニケーションの促進を図りましょう。ナレッジ共有ツールであれば、Qiita Teamの導入もぜひ検討してみてください。
