「定例会議は無駄なのか知りたい」
「定例会議の無駄を省いて効率化を図りたい」
このように、定例会議の時間の浪費や効果の薄さに悩んでいる方も多いのではないでしょうか？
定例会議は業務効率化において重要な要素ですが、無駄な時間や不明確な目的によって逆に業務の妨げになることもあります。
そこで本記事では、定例会議が無駄になりやすい理由と、それを解決するための改善ポイントなどをご紹介します。
この記事を読んでいただくことで、定例会議の無駄を省き、業務を効率化する方法がわかるようになります。業務効率化を考えている課長やプロジェクトリーダーの皆さん、ぜひご一読ください。
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定例会議は「無駄」なのか？
多くの組織で行われる定例会議は、その効果や意義について疑問視されることがあります。
例えば、株式会社客家が「会議の無駄」に関する調査を実施したところ、約８割の企業が自社の売上や生産性を向上させるために、会議を改善したいと考えていることが分かりました。
（出典：会議の無駄ランキング、第1位「会議の目的が不明瞭」 80.7%の経営者は「会議の改善」を希望するも、「改善の方法がわからない」の現実｜PR TIMES）
このデータによれば、企業のリーダーシップ層が会議の改善に対して関心を持っていることが分かります。多くの企業が会議の改善に積極的に取り組みたいと考えていることからも、会議の無駄な要素や問題点が存在する可能性が高いことが伺えます。
多くの定例会議は、時間が長すぎたり、議題が曖昧だったりすることが多いため、参加者は集中力を失いがちです。また、情報共有や意思決定の場としての効果が不十分なケースも少なくありません。
次の章で、定例会議が無駄になりやすい理由を探っていきましょう。
定例会議が無駄になりやすい4つの理由
定例会議が無駄になりやすい理由はいくつかあります。ここでは、以下4つの理由に絞って解説します。
- 会議の目的が明確ではないことがある
- 資料を先に読んでいない
- 会議の時間を守らない
- 報告が多い
会議の目的が明確ではないことがある
定例会議が無駄になりやすい理由は、会議の目的が明確ではないことが挙げられます。定例会議は、会議を開く前に、参加者全員が会議の目的や目標を理解していることが重要です。明確な目的がないまま会議を進めると、議論の場や情報共有の場として機能せず、時間の浪費になってしまいます。
また会議の目的が明確でない場合、参加者は議題に焦点を合わせることができず、話題が散漫し、主題から逸れる恐れもあります。その結果、重要な問題や意思決定についての議論がおざなりになり、結論が出ないまま会議が終了します。目的が明確でないまま進行される会議では、参加者の関心が低下し、無駄な会議となってしまう可能性があるため、注意しましょう。
資料を先に読んでいない
定例会議が無駄になりやすい理由には、資料を先に読んでいないこともあります。
定例会議では、参加者が特定のテーマや議題に関連する資料を事前に配布することが一般的です。しかし、資料を先に読まずに会議に臨むことは、効率的な会議の進行を妨げる要素となります。
資料を先に読まない場合、会議中に参加者全員が資料を初めて目にすることになります。このような場合、資料の内容や背景に関する共通理解が不足しており、参加者同士の議論や意見交換が円滑に行われない可能性があります。また、会議の進行中に資料を一緒に読み合わせる必要があるため、会議全体の時間がかかってしまい、定例会議の無駄につながります。
会議の時間を守らない
会議の時間を守らないと、いつまでも議論を続けてしまい、無駄な時間が増えて理舞う可能性があります。
例えば会議を「16時まで」と設定して遵守する場合、その時間内で必要な議論を凝縮させる必要がでます。その結果、進行側も参加側も集中して有意義な会議にすることが可能です。
しかし、時間を設定しても守る意識がなかったり、そもそも時間を設定せずに会議を行う場合には集中して議論をおこなうという意識が出てきません。その結果、ダラダラと長い時間同じような議論を繰り返して、無駄な時間となってしまう可能性が高くなるのです。
また、遅刻や早退などで会議の進行が遅れることもあります。
会議を無駄にしないためには、必ず会議の時間を設定し、その時間内に終わらせるようにしましょう。
報告が多い
定例会議の無駄な要素には、報告が多いことも挙げられます。
本来会議とは、質疑応答や議論を重要視するべきものです。しかし、実際には資料を読めば分かるような報告が多くなりがちです。
このような会議は、無駄な時間を生み出し、会議の効率性を低下させる要因となります。報告が多くなることで、本来の目的である情報共有や意思決定の場としての役割が果たせず、参加者の関心や集中力が失われ、無駄な会議となるのです。
定例会議の必要性とは
この章では、定例会議がなぜ必要とされているのか、その理由を３つ解説します。
- 関係者を集めやすい
- 定期的な進捗チェックが可能
- 意思決定できる
関係者を集めやすい
定例会議を開催することで、業務の関係者を集めやすいという点が挙げられます。
例えば普段の業務の場合、チームや部門内などの小さな規模であれば、スケジュールを比較的容易に調整し、必要な時に関係者を集めることができます。しかし、異なる部署や課をまたいで関係者を集める場合は参加者の数も多く、各部署の事情も異なるため、必要な議題が生じるたびに即座に集まることは困難です。
しかし、定例会議では事前に会議日が確定しているため、スケジュールを予め把握することができます。参加者もその日に合わせて出張や休暇を調整できるため、業務に関わる人を確実に集めることができます。
定期的な進捗チェックが可能
定例会議は、プロジェクトや業務の進捗状況を定期的に確認するための貴重な機会です。複数のプロジェクトを進めている場合には、定期的に集まることで進捗状況を確認することができます。
単に問題が生じた時にのみ集まるという考え方もありますが、他の人が気づいている問題点に本人が気づいていない場合もあります。また、部署をまたいだプロジェクトでは、各部署が問題ないと思って進めていても、他の部署から見れば問題があるかもしれません。このように定例会議があれば、定期的にこれらの事柄をチェックすることができます。
意思決定できる
定例会議は、意思決定を行うための重要な場でもあります。定例会議があることで、参加者は議論を通じて意見を交換し、最終的な決定を行うことができます。
例えば、定例会議では参加メンバーが異なる価値観を持ち寄ることが可能です。会議のなかで様々なテーマや問題を分析し、戦略を練ることで、より良い判断を下すことができます。定例会議は、情報共有と議論するプロセスを組み合わせることで、組織全体の意思決定力を高めるのです。そのため、定例会議は意思決定に欠かせない存在と言えます。
定例会議を無駄にしないための5つのポイント
最後に、定例会議を無駄にしないためのポイントを５つ紹介します。
- 会議の時間を明確に区切る
- 会議の目的を明確化する
- 進行役を立てる
- 議題に優先順位を付ける
- 会議で資料の読み合わせをしない
定例会議は効果的なコミュニケーション手段ですが、無駄になってしまうこともあります。業務効率化を考えている人は、それぞれのポイントを参考にして定例会議を改善し、業務の効率化を図ってください。
会議の時間を明確に区切る
会議の時間を明確に区切ることは、効率的な会議運営の基本です。時間が不明確だと、議題が長引いたり、他の重要な業務が遅れたりする可能性があります。
定例会議では、始めの時間と終わりの時間を明示し、時間厳守を徹底しましょう。また、各議題ごとに時間枠を設け、必要な議論が行われるようにします。例えば、タイマーや時計を活用して、時間管理に意識を向けることも重要です。
会議の目的を明確化する
会議の目的を明確化することは、効果的な会議を行う上で欠かせないポイントです。会議の目的が明確でない場合、参加者の関心が薄れたり、議論が脱線してしまったりすることがあります。定例会議を開催する前に、目的をしっかりと定めましょう。
会議を行う際は、具体的な目標や議題を設定し、参加者に事前に共有します。また、目的が出てこない場合には、定例会議であっても開催しないことを検討することも重要です。無駄な会議を省くためには、目的が明確であることが不可欠です。
進行役を立てる
定例会議を無駄にしないためには、進行役を立てることも重要です。進行役は会議の流れを管理し、議題の進行をスムーズにする役割を果たします。
進行役は事前に会議の進め方やアジェンダを準備し、参加者に共有します。また、会議中に議論が脱線したり、時間が押したりした場合には、進行役が適切な指示や判断を行い、会議の進行をコントロールします。進行役にはリーダーシップやファシリテーションスキルが求められるため、適任な人物を選出することがポイントです。
議題に優先順位を付ける
定例会議では、議題に優先順位を付けましょう。すべての議題を一度に取り扱おうとすると、議論が拡散し、効果的な意思決定が難しくなることがあります。
議題に優先順位を付けることで、重要な課題や緊急性の高い事項に集中し、効率的に進めることができます。優先順位を事前に設定し、参加者に共有することで、会議の方向性を明確にし、議論の焦点を絞ることができます。
また、時間の制約がある場合には、議題ごとに時間配分を行い、議論の進行をスムーズにすることも重要です。進行役が会議の進行を円滑にコントロールし、議題の優先順位を付けることで、無駄な時間の浪費を避け、効果的な意思決定と業務効率化を実現できます。
会議で資料の読み合わせをしない
定例会議を無駄にしないためのポイントには、会議で資料の読み合わせを省くことが重要です。会議の時間内で読み合わせをすることは非効率的です。
会議の前に個人でできる事をしておくと、会議では有意義な議論にのみ集中できます。
また、会議資料などを事前に情報共有する場合には、デジタルツールを活用する方法が効果的です。例えば、チーム内での情報共有やファイル共有には、Qiita Team(キータ チーム)というツールが利用できます。Qiita Teamは、簡単な操作で記事やドキュメントを共有し、コメントや質問などのやりとりが可能です。
事前に資料をアップロードして共有することで、参加者は自分のペースで情報を把握することができます。これにより、会議では資料の読み合わせにかかる時間を削減し、議論や意見交換により多くの時間を割くことができます。
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まとめ
本記事では、業務効率化を考えている人に向けて、定例会議が無駄になりやすい4つの理由を解説し、さらに定例会議を無駄にしないための5つの改善ポイントなどを解説しました。
定例会議が無駄とされる理由には、「会議の目的が明確ではない」、「資料を先に読んでいない」、「会議の時間を守らない」、そして「報告が多い」ことが挙げられます。しかし、定例会議には関係者を集めやすい、定期的な進捗チェックができるなどの利点もあります。
本記事で紹介した、定例会議を無駄にしないための方法を学び、組織として情報共有ができる環境を整え、業務効率化を図りましょう。
