【種類別】リマインドメールの例文4選！送る際の5つの注意点も解説

「リマインドメールの書き方を知りたい」「リマインドメールを失礼の無いように書きたい」このような悩みはありませんか？

リマインドメールは、タイミングが早すぎると相手にとっては催促されていると受け取られ、逆に遅すぎると重要な情報が見過ごされる可能性があります。

本記事では、リマインドメールの基礎知識や例文、送る際の注意点を解説します。併せて、リマインドメールを受け取った際の返信方法やポイントなどもご紹介します。

効果的なリマインドメールの活用方法を知りたい方は、ぜひ参考にしてください。

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リマインドメールとは

リマインドメールとは、仕事の予定やタスクを思い出してもらうために再度メールを送ることです。主に重要なイベント、ミーティング、課題の締切り、相手から連絡がこない際に、その予定を忘れないようにするために使用されます。

一度通知した内容を再度知らせることで、ミスやトラブル、無断キャンセルなどの問題を防ぐことができます。リマインドメールは効果的なコミュニケーションツールであり、スケジュール通りにプロジェクトや業務を進行するために重要な役割を果たします。

リマインドメールに書くべき項目

リマインドメールを書く際には、情報量が多くならないように、簡潔でわかりやすい内容にすることが重要です。ここでは、リマインドメールに書くべき項目を３つ紹介します。

件名の書き方

リマインドメールを書く際は、必ず件名を書きましょう。受け取った人が件名を見ただけで内容が分かるように書くことが大切です。リマインドメールの件名には、リマインドしたい日や概要を簡潔に記載することも重要です。

例えば、以下のような表現を心掛けましょう。

• 【ご依頼】〇月〇日期日のアンケートについて
• 【ご確認】〇月〇日の社内◯◯ミーティングの出欠について

ただし、「リマインド」「再通知」といったキーワードは、催促の意味合いが強いため、相手に不快感を与える可能性があります。とくに社外では使わないようにしましょう。

導入文の書き方

リマインドメールを作成する際は、宛名と挨拶を含む導入文も書きましょう。リマインドメールに導入文がないと、機械的なメールになり、メールを受け取った側に冷たい印象を与えてしまいます。

冒頭のあいさつでは「いつもお世話になっております。〇〇社の□□です。」といったように、会社名や担当者名だけでなく、併せて一言明記します。これにより、受信者はすぐにメールの送信者が誰なのか識別でき、相手に失礼な印象を与えずに済むでしょう。

本文の書き方

リマインドメールの本文は、結論から記述することがポイントです。最初に結論から伝えることで重要な情報を把握しやすくなります。また、日時指定がある場合は、具体的な日付や期限も明記しましょう。これにより、受信者はミスや遅延を防ぐことができます。

例えば「◯月◯日10:00〜の商談の件について、再度日程をご連絡いたします。」「今週末が期限の出欠確認についてのご連絡です。」とすると、受け手に内容が伝わりやすいです。

メールの最後には、署名も入れましょう。社名や担当者名だけでなく、連絡先などの関連情報も追加することで、社内行事で普段は交流のない部署にメールを送る際にも、報連相がしやすくなります。

【種類別】リマインドメールの例文

ここからは、リマインドメールの活用シーン別に例文を用いて詳しく解説していきます。とくに、初めてリマインドメールを書くことになった新入社員などは、この例文を参考にしてみましょう。

提出などの期限が近づいている時

資料や発注などの提出期日が近づいていることを知らせる際は、受信者にリマインドメールを送ることが重要です。提出期限が近づいたタイミングで丁寧なリマインドを行うと、ミスや思わぬトラブルを防ぐ効果が期待できます。

リマインドメールの例文

アポイントの前

取引先とのアポイントが近づいている際や会議の前のリマインドメールは有用です。参加人数がすでに確定している場合は、当日の参加者も記載しましょう。

誰が参加するのかが分かるようにしておくことで、当日のイメージがつきやすくなります。また、予定を忘れていたりダブルブッキングを防ぐためにも、数日前にリマインドメールを送るようにしましょう。

リマインドメールの例文

イベントの出欠確認

社内イベントや懇親会への出欠確認には、リマインドメールが効果的です。再度出欠の連絡をする際は、下記例文のように開催概要も記載するようにしましょう。

リマインドメールをすることで、再度出欠の確認ができるだけでなく、イベントの詳細情報を提供でき、参加者の手間を減らすことができます。また期日前にリマインドを送れば、未回答者への個別確認の手間も同時に省けます。例えば未回答者には、「未回答の場合は欠席（または出席）とみなします。」と一言伝えることで、回答者側の負担も軽減できるでしょう。

リマインドメールの例文

飲食店などのリマインド

リマインドメールは、飲食店などの予約日時を再通知するためにも効果的です。受信者に予約日時を再度確認してもらうことで、来店の確実性が高まります。

また、メールに予約内容の詳細やアクセス情報、利用時の注意事項を記載することで、受信者が情報を探す手間を軽減できるでしょう。さらに、予約の詳細に加えて、キャンセル情報や連絡方法なども含めることで、当日の無断キャンセルを予防することにもつながります。

リマインドメールの例文

リマインドメールを送る際の5つの注意点

リマインドメールを送る際には、いくつかの注意点があります。ここでは、リマインドメールを送る際に注意したいことを5つに分けて解説しますので、ぜひ参考にしてください。

• 件名に「リマインド」と入れない
• 内容は分かりやすく簡潔に書く
• 誤字脱字に注意する
• 送るタイミングを考える
• 不快感を与えない書き方を心がける

件名に「リマインド」と入れない

リマインドメールを送信する際は、件名に「リマインド」という言葉を使わないようにしましょう。先述したように「リマインド」という表現は、受信者に不快な印象を与える可能性があります。

代わりに、具体的な内容や目的を反映させた言葉を使用しましょう。「再送」「日程の確認」などリマインドメールであることが分かる件名にすることも一つの方法です。ただし、セミナーやイベントなどのケースでは、「リマインド」という言葉が受信者にとってわかりやすい場合もあります。このような場合は、「開催日が近づいて参りましたので、メールをお送りしました。」と連絡した意図を説明しましょう。

内容は分かりやすく簡潔に書く

リマインドメールの内容は、分かりやすく簡潔にまとめることが重要です。ビジネスメールであるため、冗長な表現や難しい説明は避けましょう。

また長文にならないことも大切です。箇条書きや段落を使って情報を整理することで、読みやすくなります。さらに、ハイライトや太字、カラーコードを使うと、視覚的にも分かりやすいリマインドメールになるため、おすすめです。

誤字脱字に注意する

リマインドメールに限ったことではありませんが、メールでの誤字脱字には注意が必要です。ビジネスのコミュニケーションでは、誤字脱字があることで印象を損ねる可能性があります。メールを読み返して、誤字脱字を見逃さないようにしましょう。

また、リマインドメールでは以前のメールやテンプレートを利用することが一般的です。しかし前回の文章が正確であるかも確認しましょう。誤った情報を送ることは信頼を損う恐れもあります。とくに日時や場所などの詳細情報は、注意深く確認してからリマインドをするように心掛けましょう。

送るタイミングを考える

リマインドメールを送る際は、送るタイミングにも注意が必要です。原則として当日や直前にリマインドメールを送ることは避けるべきです。

リマインドメールは、相手に要件を思い出してもらうことを目的としているため、予定が近づいてきた時に送りましょう。そうすることで、受信者は余裕をもって準備ができます。通常は、数日前から一週間前程度がおすすめです。また、週末や休日の場合、お休みしている人が多いため、できるだけ避けて送るようにしましょう。

不快感を与えない書き方を心がける

リマインドメールを送る際、相手に不快感を与えないような文面を心がけることが肝要です。約束や予定の期限が過ぎてしまっていても、相手が絶対に忘れているとは限りません。

リマインドメールをすることで催促しているように受け取られると、相手との関係性や信頼性に悪影響を及ぼす可能性があります。たとえば文面に「ご多忙な中恐れ入りますが」「念のためのご確認なのですが」といったクッション言葉を加えて、相手に配慮していることを伝えましょう。

リマインドメールに返信がない場合の対処法

リマインドメールを送信しても返信がない場合、状況に応じて適切な対処が求められます。まず、電話で直接確認することがおすすめです。電話でのコミュニケーションにより、返信が遅れている理由や課題を直接聞くことができます。

また、メールが未開封の場合は、まだ返信が来る可能性があるので、焦らず待つことも重要です。万が一、メールは開封されたものの返信がない場合は、相手の状況による遅延が考えられます。直接話せる関係性が築けていれば、電話で確認することを検討してみましょう。大切なのは、相手の立場や事情を理解し、柔軟に対応することです。

リマインドメールへ返信する際の3つのポイント

この章では、リマインドメールを受け取った際の返信方法について紹介します。ポイントは以下の３つです。

• 早めに返信する
• 既に提出済みの場合はその旨を伝える
• リマインドメールに対してお礼を伝える

早めに返信する

リマインドメールの返信は、できるだけ早めに行うことがポイントです。相手からのリマインドメールは、予定や約束に関する重要な情報を含んでいることが多いため、返信が遅れることで混乱や誤解が生じる可能性があります。

遅くなった場合でも、必ず返信しましょう。遅れてしまったことについて謝罪し、その後の対応について説明することも大切です。

既に提出済みの場合はその旨を伝える

リマインドメールで、既に提出済みの場合でも、相手にその旨を伝えることが重要です。約束や提出期日を覚えていて対応済みだとしても、伝わって欲しい人まで進捗が報告されず、相手は今後の判断に困っている可能性もあります。

またリマインドメールに返信する際は、件名に「Re:」を付けたまま送ります。こうすることで、返信を受け取っていることを確認してもらうことができます。ただし、一斉メールで「返信の必要なし」と明示されている場合は、返信は不要です。

リマインドメールに対してお礼を伝える

リマインドメールを受け取った際には、お礼を伝えましょう。長い付き合いでも「承知しました」といった一文だけの返信では冷たい印象を与えてしまいます。相手の配慮やコミュニケーションに対する感謝の意を示すことで、良好な関係を維持することができます。

具体的には、「お知らせいただき、ありがとうございます」「再度ご連絡いただき、感謝しております」といった表現を使いましょう。例えば、リマインドをもらったお礼を伝えることで、商談当日に良い雰囲気で始められるかもしれません。相手との信頼関係を強化するためにも、リマインドメールをもらった際は、お礼を伝えましょう。

まとめ

本記事では、初めてリマインドメールを書くことになった新入社員に向けて、リマインドメールの要点から具体的な例文、作成方法や注意点などを網羅的に説明しました。

リマインドメールとは、大切な情報や予定を思い出してもらうための効果的なコミュニケーションツールです。しかし、正しい書き方とタイミングが欠けば、その効果も半減してしまいます。とくにあまりに無機質なメールを送ると相手に不快な思いをさせる恐れがあるので、相手の立場に添ったメール文の書き方をおさえておくことが重要です。

是非本記事を活かして、効果的なリマインドメールを作成し、成功につなげてください。