「はじめて社内向けにお願いメールを送ることになったが、マナーやルールが分からない」「メールを作成する際に例文を参考にしたい」「上司や先輩社員に対して、失礼のないように適切なメールを書きたい」
など、特に新入社員にとっては社内向けのメールを送るときには緊張するものです。相手を不快にさせないように、失礼のないメールを送るためにはどうすればいいのでしょうか？
今回は、社内に向けてお願いメールを送ることになった社員に向けて、作成のポイントやメール本文でよく使われる表現などを紹介します。さらに、避けた方がいい表現や具体的な5つの例文も取り上げるので、ぜひ実際の業務で活用してみてください。
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社内メールでお願いする際の5つのポイント
社内向けにお願いメールを作成するときには、次の5つのポイントを押さえることが重要です。
- 件名を分かりやすく記載する
- お願いの内容を明確に記載する
- お願いしたい理由を記載する
- 期限を設ける
- 感謝の意を伝える
件名や内容を明確に記載することで相手の協力が得やすくなります。また、感謝の気持ちも忘れないようにしましょう。以下に、5つのポイントについて詳しく解説していきます。
件名を分かりやすく記載する
ビジネスメールの基本として、分かりやすい件名を付けることが大前提です。読み手が件名を見ただけで、内容を推測できるようにしましょう。
ビジネスパーソンは日々多くのメールを受信します。メール以外にも、チャットやグループウェアのコメントなどを確認・返信したりするなど、コミュニケーションツールを使った業務に忙殺されている人も多いでしょう。そのため、件名が書いてなかったり、不明瞭な場合には開封されないおそれがあります。
分かりやすい件名が記載されていれば、開封される確率が高まります。また、件名に「至急」「重要」「要返信」の文言や「A社見積書の確認依頼」などの具体的な単語を入れることで、重要度や緊急度の高さが分かります。そうすることで、相手の対応を促すこともできるのです。
お願いの内容を明確に記載する
依頼メールの中には、お願いしづらい内容もあるかもしれません。しかし、件名・本文ともに明確に記載する必要があります。
お願いする内容をだらだらと書いたり、婉曲的な表現でぼかすと、相手に伝わりません。結果的に、相手を不快にさせる可能性もあるでしょう。
依頼メールの本文は、丁寧かつ簡潔に記載しましょう。お願いしたいこと（内容、期日、方法など）を箇条書きで書く方法も効果的です。
お願いしたい理由を記載する
メールには、お願いしたい理由や背景を記載することも大事です。そうすることで、相手を納得させることができ、協力が得られやすくなるでしょう。
例えば、特定の人にアンケートをお願いする場合には、なぜその人選になったのか、理由を記載しましょう。
また、業務のサポートを依頼する場合には、例えば「〇〇さんは、以前に同様の業務で成果を出したことがあるため」や「〇〇さんは、▲▲分野の知見やスキルがあるため」など、相手が納得できるような具体的な理由を書きましょう。
期限を設ける
相手がいつまでに対応すべきが分かるように、期限を設けましょう。期限が書かれていないと、相手は依頼内容を後回しにする可能性があります。
「繁忙期が終わったら」「手が空いたら」など、曖昧な表現だと、認識の齟齬が生まれるので避けましょう。期日間際になって、慌てて催促して、個人間のトラブルや部署間の問題に発展するリスクもあります。
明確に「〇月〇日〇時まで」と期限を切ることが重要です。もし相手が忙しくて対応できない場合などには、再度新たな期限を設けるなど、しっかりとスケジュール調整することが大切です。
感謝の意を伝える
お願いメールには、必ず感謝の気持ちを添えましょう。相手は忙しい中で時間を見つけて対応してくれる場合がほとんどです。一方的な依頼は避けましょう。
例えば、「お手数をおかけしますが」や「大変恐縮でございますが」など、相手を気遣うフレーズをひと言いれるだけでも効果的です。
社内メールでお願いする際に使いやすい表現
社内向けの依頼メールでは、気遣いや御礼の気持ちを表すことが大事です。その際に、使いやすい表現やフレーズがあるので、積極的に活用してみましょう。
以下の2つのパターン別に紹介します。
- お願いする際に使いやすい表現
- メールの締めに使いやすい表現
お願いする際に使いやすい表現
相手にお願いするときには、「クッション言葉」や「優しい表現」を使うと効果的です。以下が、実際のお願いメールで使いやすい表現です。
- お願い申し上げます。
- 〇〇いただければと存じます。
- ご検討のほど、よろしくお願いいたします。
- 何卒、ご支援をお願い申し上げます。
- ご協力いただけましたら幸いです。
- 大変恐縮ですが
- お忙しい中恐れ入りますが
- お手数をおかけしますが
メールの締めに使いやすい表現
メールの締めに使いやすい表現は次の通りです。
- 引き続きどうぞよろしくお願いいたします。
- お力添えいただけましたら大変助かります。
- お力をお貸しいただければ幸いです。
- ご多用の中恐縮ですが、ご回答のほど何卒よろしくお願いいたします。
- ご確認のほどよろしくお願い申し上げます。
社内メールでお願いする際に避けた方がよい表現
一方で、お願いのメールではできれば避けたい表現もあります。細かい点ですが、覚えておいて損はないでしょう。例えば､次のような表現は使わないようにしましょう。カッコ内が適切な表現です。
- お願いします。
（お願いいたします。／お願い申し上げます。）
- 〇〇してください。
（〇〇していただけますでしょうか？／〇〇していただければ幸いです。）
- 教えてください。
（ご教示ください。）
語尾を変えることで、相手に丁寧な印象を与えられます。お願いする際には命令口調にならないように注意しましょう。
社内お願いメールの例文5選
ここでは実際のビジネスシーンでよく使われるお願いメールの例を紹介します。
- 上司への面談の依頼メールの例文
- 書類の確認依頼メールの例文
- 出勤日の振り替え依頼メールの例文
- プロジェクトに関する増員依頼メールの例文
- 資料作成の依頼メール
上司への面談の依頼メールの例文
件名：面談の日程調整について
〇〇部長
お疲れ様です。〇〇〇〇です。
在宅勤務について相談したく、面談のお時間をいただけないでしょうか。
下記の日程でご都合がつく日時をご指定くださいませ。
難しい場合には、再度調整させていただきますのでお申し付けください。・〇月〇日（〇）〇時〜〇時
・〇月〇日（〇）〇時〜〇時
・〇月〇日（〇）〇時〜〇時ご多忙の中恐れ入りますが、何卒よろしくお願いいたします。
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〇〇部 〇〇〇〇
電話：〇〇-〇〇〇〇-〇〇〇〇
メール：〇〇〇〇〇〇〇〇@〇〇〇〇〇
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書類の確認依頼メールの例文
件名：企画書「春・夏向け新商品」の確認のお願い
〇〇部長
お疲れ様です。〇〇〇〇です。
A社との打ち合わせで使用する企画書のご確認をお願いいたします。
企画書のデータを1点添付しますので、ご確認くださいませ。なお、お忙しい中恐縮ですが、打ち合わせが来週の水曜日なので、「〇月〇日（〇）AM」までに確認・修正いただければ幸いです。
何卒よろしくお願い申し上げます。
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〇〇部 〇〇〇〇
電話：〇〇-〇〇〇〇-〇〇〇〇
メール：〇〇〇〇〇〇〇〇@〇〇〇〇〇
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出勤日の振り替え依頼メールの例文
件名：シフト変更のお願い
〇〇マネージャー
お疲れ様です。〇〇〇〇です。
昨日から体調を崩しているため、明日はお休みとさせていただけますでしょうか？
代わりに、「〇月〇日（〇）」にシフトを変更していただければ幸いです。勝手を申して恐縮ですが、何卒ご対応のほどよろしくお願いいたします。
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〇〇部 〇〇〇〇
電話：〇〇-〇〇〇〇-〇〇〇〇
メール：〇〇〇〇〇〇〇〇@〇〇〇〇〇
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プロジェクトに関する増員依頼メールの例文
件名：Aプロジェクトへの増員のお願い
〇〇マネージャー
お疲れ様です。〇〇〇〇です。
〇〇チームで制作を進めているAプロジェクトについて、増員をお願いしたくメールを差し上げました。
当初は5名で進めていた本プロジェクトですが、途中で〇さんが休職し、〇さんが別プロジェクトに異動したため、現在は3名で進行しています。
このままではリソース不足のため納期までに間に合わない可能性があります。
つきましては、〇月〇日の納期まで、1〜2名の人員の補充をお願い申し上げます。
可能な範囲で構いませんので、何卒ご検討のほどよろしくお願いいたします。
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〇〇部 〇〇〇〇
電話：〇〇-〇〇〇〇-〇〇〇〇
メール：〇〇〇〇〇〇〇〇@〇〇〇〇〇
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資料作成の依頼メール
件名：Aに関する資料作成のお願い
〇〇さん
お疲れ様です。〇〇〇〇です。
先日会議で話した〇〇に関する資料の作成をお願いします。
具体的には、〇〇（※内容や目的）について、パワーポイントで資料を作成していただけると助かります。
資料作成時の注意点は次の通りです。
・〇〇〇〇〇〇〇〇〇〇〇〇〇
・〇〇〇〇〇〇〇〇〇〇〇〇〇
・〇〇〇〇〇〇〇〇〇〇〇〇〇
・〇〇〇〇〇〇〇〇〇〇〇〇〇お手数ですが、「〇月〇日（〇）〇時」までに作成いただければ幸いです。
難しい場合には調整いたしますので、お知らせください。不明点があれば、〇〇〇〇までお問い合わせください。
どうぞよろしくお願いいたします。————————————————–
〇〇部 〇〇〇〇
電話：〇〇-〇〇〇〇-〇〇〇〇
メール：〇〇〇〇〇〇〇〇@〇〇〇〇〇
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まとめ
今回は社内メールを書くときのポイント、実際に使いやすい表現、避けた方がいい表現、例文などを詳しく解説しました。
新入社員は、上司や他部署の社員にメールを送るときに、どのように書けばいいか悩んでしまう人も多いでしょう。社会人としてマナーやルールを知っておくことで失敗を避けられます。
ここで紹介したポイントや具体的な例を参考にすることで、効果的なメールを作成できるようになります。相手の気持ちを考えて、丁寧なメールを送ることを心がければ、円滑なコミュニケーションが図れるはずなのでぜひ試してみてください。
