「組織図のテンプレートが欲しい」「分かりやすい組織図を作成して評価されたい」このように、組織図の作成に悩んでいる方は多いのではないでしょうか？
ビジネスを成功させるには、組織の構造を正確に把握することが重要です。しかし、組織図の作成や適切なテンプレートの選択には悩むことも多いでしょう。
そこで本記事では、初めて組織図を作ることになった人に向けて、組織図の基礎知識から作り方を解説します。加えて、組織図のタイプ別テンプレートや注意点についても分かりやすく解説します。
本記事を読めば、ビジネスにおける組織図の作成方法やテンプレート選びに関する悩みを解決できます。効果的な組織図の作成に役立てるためにも、是非、最後までご一読ください。
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組織図とは
組織図とは、組織内の階層構造や関係性を視覚的に表現したものです。組織図を使用すれば、部署や部門の相互関係や指揮系統を一目で把握することができます。
組織図は、部署の配置や関係を示すだけでなく、従業員の個人情報（氏名、連絡先、顔写真）が含まれる場合もあります。これらの図は、内部向けと外部向けの2つのタイプに分けられます。
内部向けの組織図は、従業員が自身の部署の役割や指示の流れを把握するために利用されます。一方、外部向けの組織図は、投資家や株主、取引先など外部の関係者に企業の構造や経営の健全性を示す役割を果たします。
組織図は、組織の透明性を高め、組織全体の理解や効率的な意思決定をする上で欠かせない要素なのです。
組織図の作り方
ここでは、実際に組織図を作成する際の５つの手順について紹介します。これから作成する人、作成を検討している人は、ぜひ参考にしてみて下さい。
組織図の範囲を決める
組織図の作成において、最初のステップは範囲を決めることです。組織図の種類はさまざまであり、社内全体の組織図や部門内の組織図、チームの組織図などが考えられます。
具体的な範囲を定めるためには、目的や利用方法を考慮しながら進めましょう。例えば、組織全体の構造を把握したい場合は、全ての部門や役職を含める必要があります。一方、特定のチームの組織関係を明確にしたい場合は、そのチームに関わるメンバーや役割に焦点を当てることが適切です。組織図の作成範囲を明確にすることで、必要な情報の収集や整理が効率的に行えます。
必要な情報を収集する
次に、必要な情報を収集しましょう。収集する情報は、闇雲に集めてしまうと後で整理できません。状況を把握しやすいように、従業員リストを作成しておくとよいでしょう。
また、メールやチャットツールなどを活用して、効率的に情報を収集することも大切です。万が一収集対象が多い場合は、各部門ごとに担当者を指定して協力体制を整えるのもおすすめです。
組織図の形式を決める
組織図を作る際は、自社の組織体制に即した形式を選びましょう。一般的なのは、ピラミッド型やフラット型、マトリックス型ですが、その他にも様々な形式があります。
将来的な組織の拡大や変化を見越している場合は、拡張性や柔軟性のある形式を選ぶことがおすすめです。自社に合った組織図の形式を適切に選ぶことで、組織の構造や関係性を効果的に表現し、全体像を明確にすることができます。
組織図を実際に作成する
作成したい組織図の大枠ができたら、実際に作成します。組織図に載せたい情報を組織図の中に落とし込んでいきましょう。
例えば、同じ階級の社員を羅列する場合には、入社日順やアルファベット順などの規則を取り入れることで見やすくなります。作成できたら後で微調整することもできるので、階層関係や繋がりを意識し、組織図を作りましょう。
組織の変更の際には修正する
組織の変更があった際には、適宜修正しましょう。組織は常に変化しており、新たな役職や部門、人員配置の変更が生じます。組織図はこのような変更に迅速かつ正確に対応する必要があるのです。
正確な組織図を維持できれば、従業員や関係者が組織の構造や役割を把握しやすくなります。また、情報共有や意見交換が円滑に行われるため、チームの効率性や生産性も向上します。組織の健全な成長と発展のために、組織変更の際は、必ず修正しましょう。
組織図のタイプ別テンプレート
組織図のタイプは様々ありますが、ここでは代表的な3つの形式「ピラミッド型」「フラット型」「マトリックス型」について紹介していきます。自社にはどの形式の組織図が合っているか考えながらチェックしてみてください。
ピラミッド型
ピラミッド型の組織とは、組織内の階層構造を表現するために使われる形式です。ピラミッド型では、組織のトップにいる人物が頂点に位置し、下に行くほど階層が広がっていく形状をしています。
一般的に、上位の管理職やリーダーが頂点にいて、その下にはマネージャーやスーパーバイザー、さらには一般の従業員などが配置されます。この形式では、情報や権限の流れは上から下へと下がっていく傾向があります。
ピラミッド型のテンプレート
【特徴】
ピラミッド型のテンプレートは、「Lucidchart」に登録することで入手できます。無料プランもありますが、個人プランは900円/月、チームは1,100円/ユーザーからとなっています。
ピラミッド型のテンプレートは経営者がトップに位置し、その下には部長、課長、係長、主任、そして一般の従業員といった順番で権限が配置されます。組織図を描くと、まさにピラミッドのような三角形になるため、「ピラミッド型組織」と呼ばれています。ピラミッド型の組織図は、指示命令の伝達や意思決定のプロセスが効率的に行われる一方で、情報の伝達が一方向的になりやすいという特徴があります。
ピラミッド型のテンプレートはこちら
フラット型
フラット型の組織とは、ピラミット型と似た形式ですが、階層が少なく、従業員間の階層関係が緩やかです。
一般的なフラット型組織では、役職の階層が少ないだけでなく、従業員間の関係もより対等なものとなります。例えば、中間管理層がなく（もしくは簡素化している）、社長からマネージャー、そして一般社員といったシンプルな形式となっています。おおよそ2〜3階層であることが多いです。この形式は、小規模な企業や役職数が少ない会社に適しています。
フラット型のテンプレート
【特徴】
フラット型組織のテンプレートも、「Lucidchart」より入手可能です。
Lucidchartでは、初心者の方にも優しい操作ガイドやテンプレートなど、全て日本語で提供しているため、何かあった際に便利です。
このテンプレートを活用して組織を描くと、組織の階層は最小限になり、横のつながりを重視する特徴がわかります。経営層と従業員の距離が縮まり、活発なコミュニケーションが生まれます。一方で、フラット型は自己マネジメントが求められます。能力的に未熟な人材には向かない特徴もあるため、注意しましょう。
フラット型のテンプレートはこちら
マトリックス型
マトリックス型の組織は、複数の部門やプロジェクトチームが交差する形で組織が構成されるスタイルです。従来の上下関係だけでなく、横断的なチームやプロジェクトによる組織の連携が重視されます。たとえば、「プロジェクトAのシステム開発は山田さん、プロジェクトBのシステム開発は田中さん」というように、同じ職種でも各プロジェクトごとに担当者が異なるのが「マトリックス型の組織」です。
マトリックス型のテンプレート
【特徴】
マトリックス型の組織図テンプレートも、「Lucidchart」からダウンロードできます。
マトリックス型のテンプレートで組織を描くと、社員一人ひとりが複数の上司や部門と関わりながら、複数のプロジェクトに参加する特徴がよく分かります。マトリックス型の組織を活用すれば、情報共有や専門知識の活用が促進され、柔軟なリソースの配置が可能です。
例えば、「商品部門が地域によって分かれている」「商品の種類が多く、地域展開も進んでいる」といったように、いくつかの要素を同時に考慮する必要がある組織に適しています。ただし、複数の上司やプロジェクトの要求に対応するため、従業員は時間管理や優先順位の設定に苦労することもあるため、念頭においておきましょう。
マトリックス型のテンプレートはこちら
組織図を作る際の注意点
組織図を作成する際はいくつかの注意点に留意することが重要です。
この章では、以下4点について解説します。
- 目的を明確にする
- 常に更新できるように担当者を決め
- 情報更新しやすいように設計する
- 見やすく設計する
目的を明確にする
組織図を作る際の注意点の一つに、目的を明確にすることが挙げられます。組織図を作成する前に、作成する目的は何かを明確に定めましょう。
組織図は特定の目的を達成するためのツールです。目的が不明確のまま組織図を作成すると、情報を誤ってしまい、現場が混乱する恐れがあります。目的が明確になれば、組織の構造や責任範囲が分かるため、便利です。
組織図を作成する際は、組織構造や関係性を可視化するためなのか、あるいは特定のプロジェクトや部門の役割を明確にするためなのかなど、目的を明確にしましょう。
常に更新できるように担当者を決める
常に更新できるように担当者を決めましょう。組織は常に変化しているので、組織図も最新の状況に合わせて更新される必要があります。組織図を更新する担当者がいることで、変更や追加が素早く反映され、組織の現状を誰でも把握できます。
情報更新しやすいように設計する
組織図を作る際の注意点の中には、情報の更新がしやすいように設計することも含まれます。情報更新しにくい組織図は実用的ではありません。情報の参照や共有を簡単にできるように設計することで、組織図は有用なツールとなります。例えば、修正の際に根本から書き直ししなくてもいいように、更新しやすいようなゆとりを残すと良いでしょう。
見やすく設計する
組織図を作る際は、見やすい設計になるように注意しましょう。組織図は多くの人が閲覧することがあるので、見やすさを重視することが重要です。
見にくい設計は、情報の把握や理解に支障をきたす可能性があります。わかりやすいレイアウトや視覚的な要素を入れることで、内容を一目で把握でき、効果的に情報を得ることができます。階層関係や役割の形式は、見やすくなるように設計し、必要な情報が見落とされないように注意しましょう。
まとめ
組織図の作成は、効果的な組織運営のために欠かせない要素です。この記事では、組織図の基本的な知識や作り方を解説しました。また、タイプ別テンプレートや組織図を作る際の注意点も網羅的にご紹介しました。
日本の組織体制は、主にピラミッド型が一般的でしたが、最近ではフラット型の組織体制が増加しています。組織の構造や関係は、社会情勢の変化や時間とともに進化しており、企業や組織体制の変化も例外ではありません。
変化に柔軟に対応できる組織図を作成するためにも、まずはこの記事で紹介したテンプレートを普段の業務に活かしてください。
