進捗管理の正しいやり方｜プロジェクトを成功に導く4つのポイントを解説

「進捗管理とは何か知りたい」

「進捗管理を行ってプロジェクトを成功させたい」

チーム内で行う業務において、このような悩みを抱えている人は多いのではないでしょうか？

進捗管理は、プロジェクトを成功に導くために欠かせない重要なスキルです。しかし、正しいやり方を知らなければ、進捗管理はうまく機能しません。

そこで本記事では、プロジェクトを成功に導くために必要な進捗管理の正しいやり方について解説します。まずは、進捗管理とは何か、その必要性について説明します。その後、進捗管理を行うための4つのステップと3つの方法、そして、適切な進捗管理を行う際に必要な4つのポイントについて詳しく解説していきます。

本記事を読めば、進捗管理を行う方法を理解し、プロジェクト運営に役立てられるようになるため、ぜひ最後までご覧ください。

進捗管理とは

この章では、進捗管理とはどのようなものか、またその必要性について解説します。

進捗管理はメンバーの作業状況を管理すること

進捗管理は、プロジェクト内でのメンバーの作業状況を把握し、管理することが主な目的です。ビジネスにおいて、プロジェクトを成功させるためには、期限を守り計画を実行することが必要不可欠です。そのためには、進捗管理が重要な役割を果たします。

進捗管理には、タスクの割り当てや進行状況の確認、課題の把握や解決などが含まれます。進捗管理によって、メンバーの負担を適切に分散させ、タスクの優先順位を設定することが可能になります。進捗管理は、メンバーの作業状況を管理する上で欠かせないものといえるでしょう。

進捗管理の必要性

滞りなく業務を進めるには、進捗管理が必要といえます。

ここでは、実際に進捗管理が必要な理由を把握しておきましょう。

効率的に計画を実行できる

進捗管理は、プロジェクトや業務を効率的に進めるために必要です。プロジェクトにおいて、予定より遅れたり、予算を超過したりすることはよくあることです。しかし、進捗管理を適切に行うことで、これらの問題を未然に防ぐことができます。

たとえば計画を効率的に実行するために、行っている業務が計画通りに進んでいるかどうかを把握し、必要に応じてスケジュールの見直しや再調整することが重要です。進捗管理を正しく行うことで、効率的に計画を実行でき、プロジェクトの完了期日や予算を守ることにつながります。

問題を早期発見できる

進捗管理は、問題を早期発見するために必要です。

進捗管理を行わない場合、問題が発生してもそれに気づかず、後から修正するために大きな時間と費用がかかることがあります。

しかし進捗管理ができれば、問題点や遅れが早期に発見できるため、対策を講じることができます。

例えば、納期に間に合わない可能性がある場合には、早めに対処することができ、問題が発生する前に作業の重複やボトルネックなどを回避することが可能です。

進捗管理はプロジェクトの問題点を早期に発見し、プロジェクトを成功に導くために欠かせない要素といえます。

チーム内の意識統一が可能になる

進捗管理は単に進行状況の把握だけではありません。チーム内の意識統一にも役立つのです。チームメンバーが作業内容と進捗状況を共有することで、プロジェクト全体の見通しを明確にすることができます。これにより、タスクの優先順位や作業量の調整が容易になり、作業のスピードアップやミスの軽減につながります。

また、進捗管理は「あのタスクがそろそろ終わりそうだから、次はこれをしよう」と次に何をすればいいか、チームメンバーと意識を統一しながら作業を進めることができます。

誰がどのタスクを担当しているのかを明確にすることで、タスクの重複や漏れを防ぎ、プロジェクトの進捗状況を正確に把握することが可能になります。

プロジェクトの品質向上や円滑に業務を進めるためには、進捗管理を行い、チーム内の意識統一を図ることが重要です。

進捗管理を行う4つのステップ

進捗管理は、プロジェクトの成果を出すために欠かせない要素です。しかし、管理方法が適切でない場合、プロジェクトの進捗は滞ってしまいます。

そこでこの章では、進捗管理を行う上で必要なステップについて詳しく解説します。

ゴールを設定する
進捗状況を可視化する
記入を徹底する
定期的に見直す

それぞれ詳しく確認していきましょう。

ゴールを設定する

進捗管理の第一歩は、明確なゴール(目標)を設定することです。進捗管理は、達成すべき目標を明確にしていないと意味がありません。達成したい目標を定めたら、その目標を測定可能なものにすることが大切です。

たとえば、「3か月以内にWebサイトのリニューアルを完了する」というように、数字や期限、成果を明確にすると良いでしょう。進捗管理を行うためには、目標を明確にし、作業の優先順位を決めたり、進捗状況を把握したりすることが重要です。

主にゴール設定のポイントは以下の通りです。

明確な期限を設定する
測定可能な成果物を設定する
チーム全員が理解できるようにする

進捗管理を行うためには、まずゴール設定のポイントをおさえましょう。

進捗状況を可視化する

進捗状況を可視化することで、チーム全員がプロジェクトの進捗状況を一目で確認することができます。こうすることで、問題が発生した場合に素早く対応することができるようにすることも可能です。

具体的におすすめするツールとしては、ExcelやGoogleスプレッドシートなどがあります。これらのツールを使用することで、チーム全員がプロジェクトの進捗状況をリアルタイムで確認することができます。進捗管理を行う際は、これらのツールを活用して、プロジェクトの進捗状況を可視化し、問題が発生した場合には素早く対応するようにしましょう。

記入を徹底する

進捗管理には、その業務に関わるメンバー全員が進捗を記入することが重要です。記入を徹底的にルール化しないと、個人個人が記入をつい忘れてしまって、進捗管理の意味がなくなってしまう恐れがあります。

記入を徹底することで、プロジェクト全体の進行状況を把握でき、遅れが生じた場合に早期に対応することが可能になります。また、進捗の記入が習慣化されることで、進捗管理の効果がより高まります。

とくに記入する際は、誰が、何を、いつまでに、どこまで進捗したかを細かく記載するようにしましょう。

定期的に見直す

進捗管理のシステム自体も定期的に見直すことが欠かせません。進捗管理の方法やツールには様々な種類があり、プロジェクトの進捗状況に応じて、改善していく必要があります。

進捗管理システムが「役に立っているかどうか」、「利用方法に問題はないか」、「メンバーの記入がきちんとされているか」などを定期的に確認することが重要です。プロジェクトの進捗状況に合わせて、システムの改善や見直しを行うことで、進捗管理の効果を高めることができます。さらに、運用しながら改善点を見つけ、システムを最適化することで、より効率的な進捗管理を行うことが可能になります。

進捗管理を行う3つの方法

進捗管理は、プロジェクトを円滑に進める上で重要な要素です。

ここでは、進捗管理を行うための3つの方法を具体的にご紹介します。

Excelを活用する

Excelは、タスクやプロジェクトの進捗状況を管理するための表やグラフを簡単に作成できるため、進捗管理に適しています。具体的には、ToDoリストを作成し、進捗状況を更新することができます。また、Excelのグラフ機能を使用することで、進捗状況を視覚的に表現することもできます。

ただし、Excelは必ずファイルを開かなければならないため、リアルタイムでの情報共有はしにくいという点に注意してください。

Googleスプレッドシートを活用する

進捗管理には、Googleスプレッドシートを活用する方法もあります。Googleスプレッドシートは、Excelと同様の機能を持ち、複数のユーザーが同時にスプレッドシートを編集できるため、複数人での協働作業がスムーズに進行するために適しています。

また、進捗が遅れているタスクを特定し、タスクの再割り当てや追加のリソースの割り当てを検討することもできます。さらにGoogleドライブと連携しているため、データのバックアップや編集も簡単に行えます。

専用の管理ツールを活用する

進捗管理を行う方法には、様々な手法がありますが、専用の管理ツールを活用する方法が最も効果的といえます。進捗管理ツールとは、タスクやプロジェクトの進捗状況を可視化し、管理するためのツールを指します。

例えば、Qiita Team(キータチーム)は、プロジェクト管理やコミュニケーションツールとして利用できるツールのため、おすすめです。進捗管理に特化した機能もあり、タスクの進捗状況や期限を簡単に確認することができます。他に代表的なものとしては、TrelloやAsanaも挙げられます。これらのツールを活用することで、担当者や期限、優先度などの情報を一元管理し、タスクの進捗状況をリアルタイムで把握することが容易になります。

進捗管理には欠かせない要素となりますので、ぜひ自社に合った専用管理ツールを探してみてください。

進捗管理を行う際の4つのポイント

進捗管理を行うポイントにはいくつかあります。この章では、そのポイントを以下４つのポイントに絞って解説します。

運用の考え方を共有する
変更点があった場合はチームにで共有する
チーム内でコミュニケーションを行う
スケジュール設定は余裕を持たせる

運用の考え方を共有する

進捗管理を効果的に行うためには、運用の考え方を共有することがポイントです。運用の考え方としては、進捗情報を定期的に共有するタイミングを設けることや、進捗情報を報告する際のフォーマットを統一することが挙げられます。また、進捗状況の更新が滞ることを防ぐために、担当者が責任を持って進捗情報を更新するルールを設けることも有効です。

具体的には毎週月曜日の朝に進捗報告をするなど、決まったタイミングで進捗を共有することで、情報の共有化を図ることができるでしょう。運用の考え方を共有することで、進捗管理における課題解決のスピードや正確性を向上させることができます。

変更点があった場合はチームにで共有する

進捗管理においては、変更点があった場合にはチームに共有することが大切です。プロジェクトが進むにつれて、仕様変更やスケジュール変更などの変更点が生じることはよく起こります。

しかし、その際に変更点を修正せずそのまま見逃してしまうと、進捗管理の情報が古くなってしまい、問題が生じる可能性があります。変更点があった場合には、チーム全員に迅速に共有することで、すべての関係者が最新の情報を共有することができます。

例えば、タスクの完了期限が延期された場合や、作業内容が変更された場合などは、チームメンバーや上司にすみやかに報告し、対応策を協議する必要があります。とくに、複数人で作業を行っている場合には、進捗状況の共有が非常に重要になります。変更点があった場合は、的確に情報を伝え、協力して問題を解決することが、プロジェクトの成功につながるといえます。