チーム内の情報共有が円滑に行われなかったことで、営業や業務に支障が出た経験はありませんか。 問題の原因は、適切な情報共有の方法を知らないということ、また、用意した情報共有の方法をうまく運用できていないということです。 いくら適切な情報共有方法を選択しても、うまく運用できていなければ、成果を得られません。 情報共有を成功させ、成果を出すためには、①情報共有の目的を理解した上で、②適切な情報共有の方法を選択し、そして③その情報共有方法をうまく運用するということが大切です。 上記のような流れに沿って、情報共有の環境・システムを整えましょう。
現状の情報共有の方法に不満を抱いている 効率の良い情報共有方法を知りたい 情報共有によって生産性を向上させたい。この記事はこんな悩みや疑問をもつ方への記事です。
この記事では、効率的に情報共有するための方法・ポイントをご紹介します。 情報共有の方法を改善し、生産性を向上させたい方は、ぜひ参考になさってください。
情報共有の目的を理解しよう
適切な情報共有の方法を選択し、成果を出すためには、まず、情報共有の目的と大切さを理解しましょう。 情報共有の目的は、主に以下の２つのことです。
ノウハウの共有を可能にする コミュニケーションコストの削減をする
①ノウハウの共有を可能にする
情報共有をすることによって、個人だけが知り得るノウハウを、他の社員にも共有することができます。 個人だけが知り得るノウハウを、他の社員にも活用する機会があると、「新しいプロジェクトを始動する」といった際に、過去のノウハウを転用して工数を削減し、コストを軽減することができます。 プロジェクトの内容や担当者、そして課題…、等の情報を蓄積・共有し、必要な時にはいつでも見られるようにすることを、情報共有は可能にします。
②コミュニケーションコストの削減をする
異なる部署間で情報共有をする際、いろいろな人を経由して情報を伝達しているため、コミュニケーション工数や伝わるまでに時間がかかってしまうことも珍しくありません。 しかし、情報共有の環境が整って入れば、情報を伝達するための余計なコストを抑えることができます。 社内の情報共有フローを整備し効率化することで、コミュニケーションコストの削減が可能になります。 （情報共有の目的については、併せてこちらの記事もご覧ください）
情報共有の方法を整備しよう
情報共有の目的は主に、「ノウハウの共有を可能にする」「コミュニケーションコストの削減」です。 その目的を達成するためには、どんな方法で情報共有をするのかということが重要なポイントになります。 情報共有の方法として、情報共有ツールを導入することがかなり効果的な方法です。 最近では、ITツールの発達により、メールだけではなく「社内SNS」や「グループウェア」など、沢山の情報共有ツールが存在します。 自社の規模やニーズに応じて情報共有ツールを選択し、導入してください。 情報をオープンにし、開示可能な情報には社内の誰もが簡単にアクセスできるような環境を作りましょう。
情報共有ツールの導入については併せてこちらの記事もご覧ください。
情報共有ツールの社内導入は労働/費用コストから判断する
情報共有ツールの導入、及び情報共有の方法は、以下のポイントに沿った方法で行うことをお勧めします。
①「気軽に発信できる場」をつくる
社内掲示板やグループウェアなどを活用し、社員全員が気軽に情報発信をできる場をつくりましょう。 社内掲示板やグループウェアを活用する際には、
必要な情報にすぐにアクセスできるように検索機能を設ける FAQなど必要な情報へのリンクを貼る
の２点のポイントを実践することが効果的です。 気軽に情報発信できる場をつくることは、社内のコミュニケーション活性にも繋がります。 情報共有に対してオープンな職場づくりを目指していきましょう。
②会議を効率的にするために議事録を共有する
議事録にまとめた会議の内容は、それを共有することで課題点やノウハウを共有することができます。 課題点やノウハウを共有することによって、課題解決に要するコストの削減に繋がります。 会議を効率的に運用するために、議事録などの社員が知って特になる情報は共有しましょう。
③マニュアルやFAQドキュメントを充実させる
マニュアルの整備やFAQ（よくある質問とその回答）ドキュメントを充実させることで、新人や中途入社の社員を迎えたとしても、自分で調べて業務を進められます。 必要に応じてマニュアルやFAQの内容をブラッシュアップして、情報を更新することも大切です。 情報共有による生産性向上を目指すためにも、マニュアルやFAQドキュメントを充実させましょう。
④日報を習慣化する
日報を習慣化することで、成長が見えるようになるだけではなく、過去の経験を参考にして、新しい施策に取り組むことができます。 日報は個人の資産ではなく、チーム全体の資産です。 チームリーダーや先輩がフィードバックを行うだけではなく、メンバー全員がいつでも閲覧・コメントをできるようにすることで、情報共有が円滑になり、コミュニケーションが活性化します。 自己成長のため、また、社内コミュニケーションの活性化のために、日報を習慣化させましょう。
情報共有方法をうまく運用するために
情報共有の目的を理解したうえで、情報共有の方法を整備した次は、情報共有方法をうまく運用することが重要です。 そのためにまず、情報共有方法を社内で定着させることを心がけましょう。 社内で情報共有方法を定着させることによって、情報共有方法をうまく運用するための環境が作られます。 情報共有の方法を定着させるためには、フローを整備するだけではなく、マネジメント層の働きかけが重要なポイントです。 以下の３つのポイントに沿って、情報共有を社内に定着させましょう。
①チームリーダーが率先して活用する
チームリーダーが率先して活用することによって、システムやフローの定着は推進されます。チームリーダーが利用頻度の低いメンバーに対して声かけを行い、折に触れて必要性を説いていきましょう。 チームリーダーを中心に、情報共有の方法に対する意識をメンバー全員に伝え、情報共有に積極的な職場を作っていきましょう。
②情報共有の重要性をチームメンバー全員が認識する
情報共有を定着させるためには、チームメンバー全員で情報共有に取り組む姿勢が必要です。 情報共有の重要性が広まっていないと 「クライアントに求められた資料を作った社員が長期休暇を取っていたので、資料の共有が休暇明けになってしまった」 といった機会損失が生じてしまうかもしれません。 具体例を示しながら大切さをメンバーに伝え、チームメンバー全員情報共有に取り組む姿勢を作り、整備された情報共有方法を推進していきましょう。
③情報共有システムを導入する際には、最初に情報をしっかりと入れておく
例えば、社内SNSを導入した場合。 必要に応じてメンバーを追加していたのでは、アカウントを所有していないメンバーは活用することができません。 また、顧客管理システムを導入した場合。 取引のたびに情報を足していくのではなく、既に取引のある顧客情報を最初に入れておくことで、システムをスムーズに活用できます。 このように、情報共有システムを導入する際に、あらかじめメンバーの登録を済ましたり、利用頻度が高い情報を入れておきましょう。 そうすることで、情報共有ツールを初めて利用するメンバーに、高い壁を感じさせないでしょう。
まとめ
①情報共有の目的を理解した上で ②適切な情報共有の方法を選択し、そして ③その情報共有方法をうまく運用することが、情報共有によって社内の生産性を向上させるためのヒントです。 情報共有をうまく運用するためには、効果的な情報共有の方法を意識し、試行錯誤しながら、マネジメント層やチームメンバーの情報共有に対する意識を高めていくことも重要なポイントです。 社内コミュニケーションも利用しながら、情報共有を社内に浸透させていきましょう。 自社に合った体制を構築するためにも、定期的に見直しを行い、ブラッシュアップをしてください。
