「上司になったばかりなので、部下との面談のやり方が分からない」「部下との1on1の予定が入っているが、コツや注意点を知りたい」
といった悩みをもつ上司は多いのではないでしょうか？
特に最近はテレワークが増えていることから、コミュニケーションを促進するために部下と上司の面談を定例化している会社も増えています。しかし、これまであまり部下との個別面談を行ってこなかった人にとっては、やり方が分からないという人もいるでしょう。
苦手だとの理由で面談を行わない場合、部下の成長が阻害される可能性があります。また信頼関係が築けず、モチベーションやパフォーマンスの低下につながるおそれも出てくるでしょう。結果的に、一人で思い悩んだ部下が離職してしまうといった事態に陥りかねません。
そこで今回は、部下との面談の必要性を解説し、成功させるためのポイントや上司が気をつけるべき注意点も紹介します。
おすすめの情報共有ツール「Qiita Team」
Qiita Team（キータチーム） は、誰でも「かんたん」に読みやすい記事が書ける、社内向け情報共有サービス。チームのコミュニケーションを活性化し、ともに成長し合える場をご提供します。登録実績6,278社！！
部下との面談の必要性とは？
面談に苦手意識をもつマネージャーは多いかもしれませんが、組織の成長にとって部下との定例的な面談は不可欠です。まずは、なぜ部下との面談が必要なのかについて、次の5つの点を解説していきましょう。
- 部下を育成するため
- 信頼関係を構築するため
- 部下のモチベーションを上げるため
- 部下の事を知るため
- 部下にフィードバックを与えるため
部下を育成するため
面談によって、部下の成長を促すことができます。上司は、仕事への姿勢を評価したり、指導することで部下の能力を引き上げることできます。
組織にとっては、人は財産であり、会社として成長を続けるためにも若手を育成することが求められます。面談を通して部下に足りないスキルや部下が自分で伸ばしたいと考えているスキルを洗い出し、習得するための機会を与えることができます。それにより効率的な育成プランを作成することもできるのです。
面談では、上司や会社の期待を伝えるとともに、部下がどのようなキャリアパスを描いているのかをヒアリングすることも大事です。独りよがりにならず、部下の要望をしっかりと聞いて応えることもリーダーの責務といえるでしょう。
信頼関係を構築するため
お互いの信頼関係を構築するために、定例的な面談は効果的です。日常的な会話や仕事の中での会話だけでは不足するコミュニケーションを面談で補います。
面談ではオープンで率直なコミュニケーションも可能なので、お互いが本音で話し合えれば信頼を深めることもできるでしょう。
良好な関係性を築ければ、部下は日頃から気軽に相談できるようになります。仕事で行き詰まっているときやプライベートでの問題に直面しているときに上司に相談できれば、業務効率向上・離職率低下の両面で効果が期待できるでしょう。
部下のモチベーションを上げるため
面談では目標設定や評価なども行います。上司が部下の目標達成に向けて、アドバイスをすることでモチベーション向上につなげられます。
また成果が出ていない場合、上司が客観的な意見を述べたり、プロセスをしっかりと評価していることを伝えるのも重要です。部下は上司から気にかけてもらうことで、やる気が上がるものです。やる気は生産性とエンゲージメントの向上に直結します。
上司は部下が前向きに仕事に向き合えるように、モチベーターとしての役割も担うのです。
部下の事を知るため
部下の価値観や趣味などを把握することも重要です。面談を通して、部下がどういう人間なのか、何を考えているのかなどを知ることもできるでしょう。
部下のマインドを理解することで、日頃の接し方にも生かせます。上昇志向が強いのか、慎重派なのか、不満を持っているのか、現状に満足しているのかなど、会話を通して部下の情報を集めることも意識してみましょう。そうすることで、部下に振る仕事の内容や任せる責任の重さなども見定められます。
部下にフィードバックを与えるため
部下が関わっている業務に対して、適切なフィードバックを与えることも重要です。部下は日頃の業務で自分の仕事がどのように評価されているのか、気になるものです。もしやり方や姿勢に間違いがあれば、フィードバックによって成長につなげられます。
アウトプットに対して改善点を伝えることで、次の機会にはさらにクオリティを高められます。適切なタイミングで適切にフィードバックを伝えることは、部下の自発的な成長にもつながります。指摘された点を自分なりに改善したり、足りないスキルを習得するためのいいキッカケにもなるでしょう。
部下との面談をいいものにするための6つのポイント
この章では、部下との面談をいいものにするための6つのポイントを解説します。
- 面談を行う目的を明確化する
- 最低限の質問内容を設定しておく
- 面談記録を残す
- 部下に話を振る
- 現状の認識を共有する
- 必要に応じてフィードバックを行う
面談を行う目的を明確化する
面談を成功させるためには、目的を明確化させましょう。「会社から指示されたから面談をやる」という理由だと、双方にとって無意味な時間になってしまいます。
例えば、評価のため、相応しい仕事を与えるため、プロジェクトで直面している課題を解決するため、新たな目標設定をするためなど、具体的な目的を考え面談前に共有しましょう。
最低限の質問内容を設定しておく
面談前には質問内容を設定しておくことも大事です。1on1のような雑談メインの面談でも、いくつかの質問やテーマを設けておくことが重要です。
質問を設定しない場合、お互いに話さず、無駄な時間だけ流れる可能性もあります。部下に聞いておきたいこと、部下が話したいと思っていることなど、何でも良いので実りある時間になるように工夫しましょう。
面談記録を残す
面談は定例的に行われるものなので、後で振り返ったり、フィードバックをするためにもメモを残しましょう。メモを見ることで、部下の成長が追えます。
また設定した目標の達成度合いなど、進捗確認の際にも役立ちます。上司は面談記録を見返すことで、他の部下との面談にも役立てることができるでしょう。
部下に話を振る
面談では上司が一方的に話すのではなく、部下に話題を振って話をしてもらいましょう。部下の不安や不満、要望を聞き出し、それに応えることも上司の役目です。
また部下の提案や意見を聞くことで、新しいアイデアや改善点を発見できるケースもあります。面談では、部下の成長だけでなく、上司自身やチーム全体の成長につなげることも大切です。
現状の認識を共有する
部下と上司の間で現状認識を共有することも大事です。上司の認識と部下の認識のギャップを埋めるためにも、丁寧な確認作業が必要です。
例えば、部下が何も不満がなさそうに仕事をしていると思っていても、実際には仕事内容に不満を持っていたり、人間関係でトラブルを抱えているケースもあるでしょう。そのズレを放置し続けると、離職や休職につながるおそれもあります。
上司は先入観を持たず、相手の視点や意見を尊重する姿勢を忘れないようにしましょう。
必要に応じてフィードバックを行う
部下は自分の成長を確認できない場合にパフォーマンスが下がることもあります。そのため、必要に応じてアドバイスやフィードバックを行うことも重要です。
部下の弱みの改善だけでなく、強みを伸ばせるようにサポートしましょう。適切なタイミングでのフィードバックは部下のモチベーション向上にもつながります。
面談を行う際に気をつけるべき5つの注意点
部下との面談で成果を出すためには、気をつけるべき点もあります。上司は次の5点を意識して、部下との面談にのぞみましょう。
- 部下に対して具体的なアドバイスをしない
- 部下に対して上から目線に立たない
- 自分語りをしない
- 「一問一答」のような面談にしない
- 部下の話を遮らない
部下に対して具体的なアドバイスをしない
部下の自発的な成長を促すためにも、具体的なアドバイスは避けましょう。解決策を自分で考えさせるように、質問を通じて部下の思考を深めることが重要です。
会話を通してヒントを与え、解決策に至るプロセスを二人で探ることが大事です。そうすることで、部下は思考力や解決力を磨くことができ、成長スピードを高められます。
部下に対して上から目線に立たない
上の立場から話をするのではなく、対等に接することを心がけましょう。アドバイスやフィードバックを与えるときにも、「ここがダメ」「こうすべき」といった断定的な口調は避けるべきです。
部下は頭ごなしに指示されてもやる気を失うだけです。また次に同じような問題に直面したときにも、上司や他の人を頼るだけになってしまいます。
面談は二人で一緒に考える場であり、部下に気づきを与えることが重要です。問題を洗い出し、一緒に考えることは信頼関係の構築にも貢献するでしょう。
自分語りをしない
上司は自分の経験談や自慢話をしないように注意しましょう。「会話泥棒」になり、部下の話を自分の話に置き換えて、「自分は〜だった」と自分語りするのはNGです。
面談の主役は部下であり、部下の意見や視点を大事にしましょう。話を傾聴し、適宜質問するなどして部下の考えを引き出すことに徹することが重要です。
「一問一答」のような面談にしない
面談では一問一答にならないように、対話のキャッチボールを意識しましょう。一問一答ではアンケートと同じなので、時間を割いて面談をする意味がありません。
用意した質問を矢継ぎ早にするだけでは、単調な面談になってしまうかもしれません。時には間を大事にして、部下に語らせることも重要です。部下が自分の考えや感情を自由に表現できる環境を作りましょう。
部下の話を遮らない
上司の基本的なスタンスは「傾聴」です。そのため部下が話しているときには腰を折らず、聞き役に徹しましょう。
話を遮ることは、意見や感情を尊重していないと部下に思われるでしょう。そうなると部下は本音で話せなくなります。「どうせ否定される」と思われたら、良好な関係性は築けません。
上司は部下が話し終わったタイミングで、自分の意見やフィードバックを提供しましょう。
まとめ
今回は部下との面談がなぜ必要なのかについて解説し、面談を成功させるポイントや注意点も紹介しました。
適切に部下をマネジメントするためにも、定期的な面談は有効です。しかし、面談が苦手、面談の方法が分からないと悩んでいる上司は多いものです。ただ面談をこなすだけではいずれ形骸化してしまいます。面談自体が実施されなくなるケースもあるでしょう。
そうなると、部下のやる気やパフォーマンスが下がる原因になります。上司と部下のコミュニケーション不全は、マネジメントにとって致命的です。信頼感がなくなると、相談もできず、部下は一人で悩んでしまうかもしれません。結果として、離職や休職につながるリスクもあります。
部下の成長やチーム全体の発展のためにも、ここで紹介したポイントを意識して、成果の上がる面談を実施しましょう。また自分語りや上から目線の傲慢な態度は控え、部下の意見や考えを尊重するスタンスも忘れないようにしましょう。
