定例会議とは？3つの必要性と「無駄」と言われないための5つの工夫

「定例会議とは何か知りたい」

「定例会議を効果的に開催するポイントを知って、良い会議を開催したい」

初めての定例会議では、何をどのように行えば良いのか、疑問に思うことも多いのではないでしょうか？

ただ意味もなく定期的に行う会議は、業務効率化の低下や生産性の低下に繋がります。そこでこの記事では、定例会議の基本的な知識やその必要性、また代表的な手法を解説します。さらに、「無駄」と呼ばれてしまう定例会議の特徴と、それを回避するための工夫についてもご紹介します。

この記事を読むことで、定例会議の本質を網羅的に理解し、意義のある会議を開催できる知識を身につけられるので、ぜひご覧ください。

定例会議とは定期的に行う会議のこと

定例会議とは、特定のグループや組織に所属するメンバーが定期的に行う会議のことです。一般的には週次、月次、四半期ごとなど、定められた一定の期間ごとに行われます。

この会議は、メンバーが集まり、進捗状況の報告、重要な情報の共有、意思決定のための議論など幅広いテーマが取り上げられます。定例会議は、メンバー間のコミュニケーションを促進し、チーム全体の方向性や目標についての共通理解を確保する役割を果たします。定例会議は、問題の早期発見と解決、チーム全体の業務効率化など多くの役割を果たしているのです。

定例会議の3つの必要性

ここでは、定例会議の３つの必要性について解説します。

業務に関わる人を集めやすい
業務の進捗を共有できる
意思決定しやすい

特に初めて定例会議を開催することになったプロジェクトリーダーは、その目的や重要性を理解することがスムーズな業務遂行に欠かせません。この章で、詳しく探っていきましょう。

業務に関わる人を集めやすい

定例会議は、業務に関わる人々を一つの場所に集めるための効果的な手段となります。業務には様々な関係者が関与しており、彼らの意見や情報を共有することが重要です。

業務に関わる人たちが一定期間集まる機会がない場合、各メンバーが個別に情報を収集する必要があるため、時間と労力の無駄が生じます。定例会議をおこなう場合は事前に会議日が確定しているため、参加者は予定を組みやすく、スケジュールの調整がしやすくなります。これにより、全ての関係者が同じ場所で意見を交換し、効率的な意思決定が可能となります。定例会議は業務に関わる人を集めやすいために必要とされているのです。

業務の進捗を共有できる

定例会議は、業務の進捗状況を共有するために必要です。定期的に開催することで、各部門やチームがそれぞれの進捗状況や成果を報告する機会が生まれます。また問題が発生した場合に早期に対処できるだけでなく、作業の重複や抜け漏れも防ぐことができます。業務の進捗共有によって、全体の進行状況を把握し、目標達成に向けたスムーズな協力を促進することができるのです。

意思決定しやすい

定例会議は、意思決定において重要な役割を果たします。参加者が集まり、情報を共有し合うことで、より良い判断をするための材料が得られます。

議論や意見交換を行うことで、複数の視点を考慮し、効果的な意思決定をすることができます。また、定例会議を行うことで、管理者や専門家の意見や指示も得ることができます。これにより、迅速な意思決定が可能となり、組織の業務が円滑に進行することが期待できます。

定例会議の代表的な3つの手法

効果的な定例会議を開催するためには適切な手法を選択する必要があります。

この章では、定例会議を行う際の代表的な３つの手法について解説します。

ブレインストーミング
ワールドカフェ
OST

ブレインストーミング

定例会議の代表的な手法の一つに、ブレインストーミングがあります。ブレインストーミングとは、グループ内で自由に意見を出し合い、創造的なアイデアを生み出す手法です。

参加者は思いつくままにアイデアを提案し、他の人のアイデアに触発されながら様々な視点を見つけることができます。ただし、ブレインストーミングを行う際は、参加者の発言が抑制されないように、ほかのメンバーのアイデアを批判したり、評価しないことが重要です。参加者の発言が抑制され、新たなアイデアを生みにくい環境になってしまいます。会議においてブレインストーミングは、参加者の参加意欲を高める一助となっています。

ワールドカフェ

定例会議の代表的な手法の中には、ワールドカフェがあります。ワールドカフェは、参加者が自由にグループを移動しながらテーブルごとに議論を行う手法を指します。リラックスしたカフェのような雰囲気を作り出し、参加者が気軽に意見を交換できる環境を提供します。

この手法では、参加者を4人程度の小グループに分け、テーマに沿って自由に会話します。こうすることで、全員が自由に意見を述べやすくなり、効果的なアイデアが生まれます。

OST

OST（オープンスペーステクノロジー）も、定例会議の代表的な手法の1つになります。OSTは、5人から2000人といった小人数から大人数にまで対応できるのが特徴です。

OSTの参加者は自分でテーマを選び、対話に参加しますが、その場で「自分は貢献できないな」と感じたら、他のテーマに移動して構いません。また、興味のあるテーマがなかったらブラブラしたり、他の空いているテーブルで別の話をすることもあります。OSTは、参加者の当事者意識や自発性を促進するとともに、参加者の主体的な発案を促す点からも会議で活用されています。

「無駄」と呼ばれてしまう定例会議の3つの特徴

定例会議は多くの組織で日常的に行われていますが、中には「無駄だ」と感じられる会議も存在します。この章では、そのような定例会議の特徴を3つご紹介します。

資料の読み合わせ時間が長い

無駄とされる定例会議の特徴の一つとして、資料の読み合わせ時間が長いことが挙げられます。会議中に読み合わせの時間も含めることで、会議の進行が遅くなり、効率的な議論が行われにくくなります。また、資料を読み終えるまでの時間にばらつきが生じると、他の参加者は待ち時間が発生し、会議進行も遅れる可能性があります。

しかし、参加者が事前に資料を個々で読んでおけば、会議の読み合わせ時間は最小限に抑えることができます。会議の効率化や時間の節約につなげるために、資料は事前に読んでおくことを意識しましょう。

会議の時間が決まっていない

無駄と言われる会議の特徴には、会議の時間が決まっていないことがあります。会議の終了時間が決まっていないと、話題が逸れたり、重要でない議論に時間を費やすなど、無駄にダラダラ長くなってしまいます。

しかし、会議の時間が定まっていることで、参加者がそれに合わせた準備をし、効果的な議論を行えます。会議の時間が不確定だと無駄と呼ばれる会議になってしまうため、注意しましょう。

報告が多い

無駄と呼ばれてしまう会議の特徴は、報告が多いことも挙げられます。多くの参加者が自身の業務の進捗状況や成果を報告することで、会議の時間が無駄に消費されます。

一般的に報告には会議の規模が大きくなればなるほど、参加者が順番に発言するために長い時間が必要です。さらに、報告内容が他の参加者にとっては関係のないものであったり、既に共有済みの情報である場合もあります。このように、無駄と呼ばれてしまう会議には、報告が多いことを念頭に置いておきましょう。

定例会議を無駄にしないための５つの工夫

この章では、定例会議を無駄にせず効果的に活用するために、以下5つの工夫について考えていきます。

会議の時間を決める
会議の目的を明確化する
資料の読み合わせを行わない
アジェンダを作成する
進行役を立てる

定例会議は、特定のグループや組織に所属するメンバーだけでなく、全社に情報共有するためにも重要な会議です。そのような会議を無駄にしないためにも、工夫が欠かせません。定例会議を初めて開催することになったプロジェクトリーダーや定例会議に不安を感じている人は、ぜひ参考にしてください。

会議の時間を決める

定例会議を無駄にしないための工夫として、会議の時間を決めることが重要です。定例会議のスケジュールを予め決めておくことで、全員がその時間に合わせて準備をすることができます。

会議の時間が漠然としていると、議題の追加や議論の延長が無制限に行われてしまい、効果的な会議が行えない恐れがあります。しかし、会議の時間を決めることで、議題ごとに時間枠を意識して議論でき、話題の脱線防止につながります。定例会議を無駄にしないためにも、会議の時間は決めておくようにしましょう。

会議の目的を明確化する

定例会議を無駄にしないために、会議の目的を明確化するようにしましょう。参加者全員が会議の目的を理解した上で議論を行うと、会議の成果を最大限に引き出しやすくなります。

目的があいまいな会議の場合、不必要な方向に議論が迷走してしまいやすくなります。会議の前に何を議論するのか、議題や目的を整理して参加者に共有しましょう。そうすることで、無駄を省いた会議を実現できます。

資料の読み合わせを行わない

定例会議を無駄にしないために、定例会議の最中に資料の読み合わせを行わないようにしましょう。会議中に資料を読み合わせることは効率的な議論や意思決定の妨げとなります。

会議が進行中に参加者が資料を順番に読み上げると、時間の浪費や情報の重複が生じます。しかし、事前に資料を共有し、参加者に自主的に読んできてもらうことで、会議中は具体的なポイントや重要な議論に集中できます。定例会議を無駄にしないためには、会議中の資料の読み合わせを行わず、参加者が事前に資料を読んできている状態で会議を進めることが重要です。

アジェンダを作成する

定例会議を無駄にしないためには、アジェンダを作成するように工夫しましょう。アジェンダは会議のロードマップとなり、参加者が議題や進行順序を把握しやすくなります。

アジェンダは会議前に配布し、参加者に事前の準備と参加意識を促す役割も果たします。アジェンダには各議題の予定時間や担当者を明示し、議論の重要項目や結論を明確にすることが重要です。

さらに、アジェンダには余裕のある時間を設けるよう配慮しましょう。予想よりも時間がかかる議題に備えて余裕を持つことで、会議のスムーズな進行と参加者の満足度を高めることができます。

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「会議のアジェンダテンプレート5選！アジェンダ作成の４つのポイントも解説」

進行役を立てる

効果的な会議の進行を確保するためには、進行役（ファシリテーター）を任命しましょう。進行役は会議の進行を管理し、参加者が議題に集中し、議論が脱線しないようにサポートします。

例えば進行役は、アジェンダに基づき、各議題の導入や議論の要約、意見の整理などを担当します。また、意見の対立や議論が行き詰まった場合には、会議が予定通りに進むように調整します。進行役は無駄な定例会議にならないように、参加者が予定時間内に意見を述べるよう促したり、議論が脱線しないようにリーダーシップを発揮するよう工夫しましょう。