「会議のアジェンダのテンプレートが欲しい」
「会議のアジェンダのテンプレートを活用してまとめたい」
アジェンダを作る際には、どのように作成すれば良いか分からないという方も多いのではないでしょうか？
会議のアジェンダを作成することは、会議の目的を明確化し、効率的な進行を促すために重要です。しかし、初めてアジェンダを作成する人にとっては、何を入れたらいいか分からなかったり、どうやって作成すれば効率的か迷ったりすることがあります。
そこでこの記事では、初めてアジェンダを作成する担当者向けに、アジェンダ作成のポイントや使いやすいテンプレートをご紹介します。この記事を参考にすれば、上司から評価されるような分かりやすいアジェンダを作成できるようになることでしょう。ぜひ最後までご一読ください。
アジェンダとは
会議を効率的に進行するために欠かせないのが「アジェンダ」です。この章ではまず、会議に必要なアジェンダの基本的な知識や議題との違いなどをみていきましょう。
会議のアジェンダとは事前に議題をまとめた書類のこと
会議のアジェンダとは、参加者が会議に臨む前に議題や進行予定を把握し、スムーズな会議進行を行うためにまとめた書類を指します。アジェンダが配布されることで、参加者は会議で取り上げる予定の議題や決定事項を事前に把握でき、議論に備えることができます。また、アジェンダには各議題の所要時間が記載されるため、会議の進行を円滑に行うことができます。
「アジェンダ」と「議題」の違い
「アジェンダ」と「議題」は、似たような意味合いを持つ言葉ですが、微妙な違いがあります。アジェンダは、会議で扱う予定の議題をまとめた書類のことを指します。それに対し議題は、会議で話し合うべき問題やテーマのことを指します。つまり、アジェンダとは議題をまとめたものであり、議題はアジェンダに含まれる具体的な話し合いのテーマや項目を示すものです。
会議を円滑に進行させるためには、アジェンダと議題を正しく理解し、適切に活用することが大切です。また、参加者全員がアジェンダを共有し、議論の方向性や進行予定を理解することが、効果的な会議進行のために欠かせません。
以上を踏まえ、次の章では会議でアジェンダを作るメリットについて考えていきましょう。
会議でアジェンダを作成する3つのメリット
ここでは、実際に会議でジェンダを作成することのメリットを以下３つに分けて解説していきます。
- 会議の目的が明確化する
- 会議が効率的に進行する
- 記録を残しやすい
会議の目的が明確化する
アジェンダを作成することで、会議の目的が明確化されます。会議の参加者はアジェンダがあることで「これから何を話し合うのか」、「何についての決定を下すのか」など、事前に把握することができます。アジェンダには会議の目的やテーマ、議論すべき内容が記載されるため、参加者全員が会議の目的を理解し、議論の方向性を明確にすることができます。
また、アジェンダには議題の項目や担当者、時間枠なども記載できるため、会議の進行に必要な情報をまとめることができます。会議でアジェンダを作成することは、議論が拡散することを軽減させ、会議の目的が明確化するメリットがあるのです。
会議が効率的に進行する
アジェンダには議論すべきテーマや項目が明確に記載されるため、会議が効率的に進行するようになります。アジェンダには時間枠が設定されることが多いため、議論の進行状況を把握しやすくなります。時間内に議論を進めることができれば、会議が長引くことも少なくなります。
さらに、アジェンダには議題の項目や担当者が明確に記載されるため、議論が脱線することも少なくなります。議論の進行を効率的に行うことで、参加者全員が議論に参加しやすくなり、会議の成果も高めることができるのです。
記録を残しやすい
アジェンダを作成することで、会議の後に議事録などの記録を残しやすくなります。アジェンダは、議題が明確に書かれているため、議論の内容を記録することが容易になります。
また、議題の優先順位や時間枠が明確に書かれていることで、誰がどんな発言をしたのかなど、記録におさめる参考にもなります。
さらにアジェンダを作成することで、参加者が議題についてより深く考えるきっかけを作ることも可能になります。事前にアジェンダが共有されている場合、参加者は自分の意見や提案を整理し、より質の高い意見交換ができるでしょう。このように、アジェンダは会議の品質を向上させ、記録を残しやすくする重要な役割を担っています。
アジェンダに入れるべき項目
アジェンダに含まれるべき項目は、主に以下の通りです。
- 会議の日時・場所
- 参加者・出席者の確認
- 前回の議事録の確認
- 議題の確認と説明
- 議題ごとの時間枠
- 資料の配布
- 次回の会議の予定
- その他の報告事項
それぞれの項目について詳しく解説していきます。
会議の日時・場所
参加者が出席できるように、事前に確認しておく必要があります。また、場所が変更になった場合も、事前に連絡しておきましょう。
参加者・出席者の確認
会議に必要な人数が揃っているかを確認するために行います。また、欠席者がいた場合は、その理由を確認しておくことが望ましいです。
前回の議事録の確認
前回の会議の内容が適切にまとめられているかを確認するために行います。前回の議事録が未確定の場合は、できるだけ次回の会議で承認が必要です。
議題の確認と説明
会議で取り上げるべき議題を確認し、参加者が理解できるように説明することが目的です。議題を確認することで、会議の目的を明確にすることができます。
議題ごとの時間枠
各議題に対して、討論に割く時間を決めることが望ましいです。時間枠を設けることで、無駄な時間超過を防ぐことにつながります。
資料の配布
会議で使用する資料があれば事前に配布することが望ましいです。資料を配布することで、参加者が事前に情報を確認できるため、会議の進行を円滑に行えます。
次回の会議の日程
次回の会議の日程をアジェンダに入れておくことで、参加者全員が予定を調整しやすくなります。また、次回の会議で取り上げるべき議題や進め方についても前もって確認しましょう。
以上のような項目をアジェンダに取り入れることで、初めて会議のアジェンダを作る事になった担当者であっても、会議の進行や議事録作成に役立ちます。
アジェンダを作成する4つのポイント
この章では、アジェンダを作成するためのポイントを４つに絞って解説します。
- テンプレートを活用する
- 議題を入れすぎない
- 会議の目的を明確にしておく
- 時間配分をきっちり行う
テンプレートを活用する
会議のアジェンダを作成するときには、テンプレートを活用することがポイントです。テンプレートを使うことで、必要な項目を網羅することができ、漏れが生じることを防ぐことができます。また、テンプレートを使うことで、アジェンダを作成する時間を短縮できます。定期的に開催する会議であれば、同じ形式のテンプレートを利用することで効率良く取り組めます。
一般的なテンプレートとしては、会議の日時、場所、出席者、議題、決定事項、次回の会議の日時などが含まれているものが良いでしょう。
議題を入れすぎない
アジェンダに議題を入れるときには、必要最低限の項目に絞りましょう。議題が多すぎると、会議の時間がかかりすぎてしまったり、逆に議題に対する議論が浅くなってしまうこともあります。また、会議の目的に合わせて議題を選ぶことも大切です。目的が明確であれば、その目的に必要な議題を絞り込むことができます。アジェンダを作成する際は、会議の目的に合わせて必要最低限の議題を選び、議題を入れすぎないことがポイントです。
会議の目的を明確にしておく
会議の目的を明確にすることは非常に重要です。会議の目的が明確になっていないと、アジェンダを作成すること自体が難しくなります。また、参加者も「会議が何のために開かれるのかわからない…」と不明瞭のまま参加することになり、会議がうまく進まない可能性が高くなります。
例えば新商品の開発に関する会議の場合、その目的は、「新商品の開発に関するアイデアの共有と、次のアクションプランの策定」などと設定することができます。会議の目的を明確にすることで、アジェンダに含めるべき議題が明確になり、会議がスムーズに進行するようになるのです。
時間配分をきっちり行う
アジェンダを作成する際には、時間配分をきっちり行いましょう。効率的に会議を進めるためには、時間配分を決めておくことが重要になります。
時間配分をきっちり行わないことは、議論の終わりが見えず、会議が遅れる原因となります。時間配分をきっちり行うことで、会議のスケジュールを守り、効率的な会議を実現することができるのです。
また、議題の重要度や優先度によって、時間配分を調整することもおすすめです。例えば必要な時間が予定よりも長くなってしまった場合は、優先度の低い議題を後回しにすることで、会議の成果を最大化することができます。
使いやすい会議のアジェンダテンプレート5選
ここでは実務で使いやすい会議のアジェンダのテンプレート5選を紹介していきます。気になったテンプレートがあればぜひダウンロードしてみましょう。
- BOXIL
- MicrosoftOffice
- 日本の人事部
- Canva
- 貸会議室ネット
BOXIL
BOXILは、Wordに必要箇所を記入することで会議のアジェンダが発行できる無料のテンプレートです。シンプルなデザインなので、クライアントに事前送付するものとしても最適です。
MicrosoftOffice
Microsoftが提供する会議のアジェンダの無料テンプレートです。このテンプレートを活用すれば、項目を簡単に整理し、イベントやミーティングのスケジュール通りのアジェンダを作成できます。また会員登録不要のため、ダウンロードしてすぐに使用できます。
日本の人事部
日本の人事部では、Wordで使える会議アジェンダの無料テンプレートを提供しています。アジェンダの項目に従って情報を入力するだけで、簡単にアジェンダを作成できます。見やすいシンプルなデザインも特徴的です。
Canva
（出典：会議議題テンプレートでおしゃれなデザインを無料で作成！｜Canva）
Canvaは、豊富なイラスト画像や写真、動画、アイコンを利用し、簡単にアジェンダを作成できます。また2021年には、日本語のフォント数は471種類、無料プランでも約300種類のフォントを使うことができます。
貸会議室ネット
貸会議室ネットは、日時・場所、参加者、議題の順序（時間配分)、配布資料などのアジェンダの必須項目はもちろんのこと、参加者全員が事前に準備をして会議に臨めるようなテンプレートを多く用意しています。テンプレートにはWordやExcel、パワーポイントの３種類あり、日本語版と英語版のテンプレートがあります。
まとめ
この記事では、初めて会議のアジェンダを作る担当者向けに、会議のアジェンダ作成の効率的な方法と使いやすいアジェンダテンプレート5選をご紹介しました。
アジェンダ作成のポイントとして、テンプレートの活用、議題の適量化、会議の目的の明確化、時間配分の厳守があります。これらを押さえることで、分かりやすく効率的なアジェンダが作成できます。
会議のアジェンダ作成は、会議の効率化や上司からの評価につながります。この記事を参考にして、テンプレートを活用した分かりやすいアジェンダを作成し、会議の成功につなげてください。