添付ファイルのあるメールの例文3選｜送付する際の6つの注意点も解説

「添付ファイルのあるメールを作成するときの注意点を知りたい」「送信できるファイルの容量は決まっているのだろうか」「通常のメールと異なる点はあるのか」など、若手社員の中には、ビジネスルールや作法に悩む人も多いのではないでしょうか？

ビジネスメールには特有のマナーがあるので、ポイントを押さえておく必要があります。相手に失礼のないような文面を書き、セキュリティや送信エラーにも注意を払いましょう。

今回は、添付ファイル付きのメールを書く際に記載するべき項目や作成の際の注意点を、3つの例文を交えて紹介します。

添付ファイルのあるメールに書くべき項目

多くのビジネスパーソンは毎日、クライアントや仕事の関係者とたくさんのメールのやりとりを行うでしょう。ビジネスメールには、プライベートのメールとは違うマナーやルールがあります。

中でも添付ファイルのあるメールには、特有の作法があるので必ず覚えておく必要があります。はじめて添付ファイルを送ることになった若手の社会人に向けて、記載すべき項目から説明していきましょう。

• 件名を見ただけで内容が分かるようにする
• ファイルを添付していることを明記する
• 添付ファイルについての問い合わせ先も記載する

件名を見ただけで内容が分かるようにする

メールの件名を見ただけで、相手が内容を理解できるようにしましょう。

ビジネスパーソンは日々たくさんのメールやチャットを受信するため、見落としや読み飛ばしもしばしば起こります。また件名が不明瞭な場合、開封を後回しにされる可能性があります。その場合、ビジネスが停滞したり、送信側がメールを再送する手間が発生します。

件名に内容が記載されていれば、開封される可能性が高まります。特に、添付ファイルはビジネス上重要な資料であることが多いので、相手はすぐにメールを開封し対応してくれるでしょう。

ファイルを添付していることを明記する

メールの本文には、ファイルを添付していることを明記しましょう。

明記されていない場合、相手はファイルの添付に気がつかない可能性もあります。そうなると、相手はこちらにメールで催促したり、電話で連絡することになります。相手にとっても送信者にとっても業務効率が下がります。場合によっては相手を怒らせてしまうリスクもあるでしょう。

ファイルの有無の他に、内容や点数、形式なども知らせましょう。例えば次のような感じです。

＜例＞

〇〇の見積書（3パターン）をPDF形式でお送りします。3つのファイルをZIPファイルで圧縮していますので、ご確認のほどよろしくお願いします。

添付ファイルについての問い合わせ先も記載する

添付ファイルを確認した相手が、スムーズに問い合わせできるようにこちらの連絡先を記載しましょう。相手は添付ファイルをみた後に、不明点や懸念点を感じるかもしれません。

また、そもそも「添付ファイルが届いていない」「ファイル点数が足りない」「文字化けしている」「ファイルが開かない」などといったトラブルが生じることもあります。

送信者＝問い合わせ先の場合には、「不明点・不備などがありましたら、本メールにご返信いただくか、下記（※末尾に署名を入れる）までご連絡ください」と記載しましょう。

問い合わせ先が別途ある場合には、次のように分かりやすく記載しましょう。

【問い合わせ先】

〇〇〇〇株式会社　〇〇部　〇〇課

〇〇〇〇（担当者氏名）

Mail：××××××××××＠××××.com

電話：××-××××-××××

携帯：××-××××-××××

添付ファイルは送信ミスなどトラブルが生じがちなので、相手がすぐに問題を解決できるように、気を使うことが重要です。

添付ファイルのあるメールの例文3選

次に、添付ファイルを送信するときに参考になるメールの例文を紹介します。

添付ファイルを送る方法は、「メールに添付する方法」と「オンラインストレージにアップロードする方法」があります。後者の場合には、セキュリティ性を高めるために、パスワードをかけるのが普通です。パスワードは別途後送するのが一般的でしょう。

そこで、ここでは次の3つの例文を紹介していきます。

• 添付ファイルを直接送る場合の例文
• ダウンロード用のURLを送る場合の例文
• ダウンロードのパスワードを伝える場合の例文

添付ファイルを直接送る場合の例文

ダウンロード用のURLを送る場合の例文

ダウンロードのパスワードを伝える場合の例文

添付ファイルのあるメールを作成する際の6つの注意点

添付ファイル付きのメールでは、添付漏れやファイルが開けないなどのミスが起こりがちです。また、それ以外にも作法として知っておくべき点がいくつかあります。代表的な注意点を6つ解説していきましょう。

• 相手が扱いやすいフォーマットにする
• 必要に応じてZIPに圧縮して送る
• 10MB以上の場合はストレージサービスを利用する
• ファイル名を見ただけで分かりやすい内容にする
• セキュリティに十分注意する
• 重要なデータをメールで送らない

相手が扱いやすいフォーマットにする

ファイルを送るときには、相手が開けるまたは編集できるフォーマットを選択しましょう。多くの会社ではOfficeソフトが導入されているので、基本的にはワードやエクセルなどはどこの会社も扱いやすいフォーマットです。またPDFも環境を問わず開けるので、ビジネスシーンでは良く使われる形式です。

一方、例えばアドビ系のデザインソフトなどは、ほとんどの場合導入されていないでしょう。そうしたソフトはデザイナーであれば問題ありませんが、通常は開けません。開いて編集するために専用のソフトをダウンロードしなければならないため、相手に負担をかけます。

社会人として、相手の立場に立って物事を考えるべきなので、より汎用性の高いフォーマットで送ることを心がけましょう。

必要に応じてZIPに圧縮して送る

通常、メールで添付するファイル点数は1〜2つです。それ以上のファイルを添付すると、ダウンロードするのが手間になります。また、多数のファイルを添付すると、データの抜け漏れがあった場合に双方とも気がつきにくいというデメリットもあるので注意しましょう。

3つ以上のファイルをメールで送りたい場合、ZIPファイルで圧縮するのが良いでしょう。相手は一度にファイルをダウンロードできるので、手間も軽減されます。

3MB以上の場合はストレージサービスを利用する

ファイルを添付するときには容量にも気をつけましょう。3MBを超える場合にはストレージサービスを利用するのが普通です。

受信できるファイル容量は相手側のサーバーに依存しますが、会社によってまちまちです。3MBの場合もあれば5MBの場合もあります。送信エラーを起こさないために、容量の上限は3MBとするのが無難です。

ファイル名を見ただけで分かりやすい内容にする

受信者が分かりやすいように、ファイル名にも気を使いましょう。分かりづらいファイル名だと、相手はダウンロードに躊躇するかもしれません。またダウンロード後に、管理しづらくなるので相手に不親切です。

ファイル名は、「20230920_見積書_〇〇〇〇株式会社」など、日付・内容・作成者が分かるようにしましょう。

セキュリティに十分注意する

添付ファイルは重要なビジネス情報が含まれていることが多いので、セキュリティにも十分注意しましょう。

通常は、パスワード付きのファイルを送った後に、別のメールでパスワードを知らせる方式をとります。これはPPAPといわれる手法で、今でも多くの会社で採用されています。

ただしPPAPは、「ZIPファイル自体の脆弱性」「作業効率の低下（2通のメールを確認し、パスワードを入力してファイルを解凍する）」などデメリットもあります。また、そもそもメールを盗み見されていた場合、パスワードが筒抜けになるので情報漏洩リスクが高まります。

対策としては、「パスワードのみ後からチャットで送る」「クラウドサービスを使う」などの方法があります。セキュリティ性を高めるためにもPPAP以外の方法を検討したほうがいいでしょう。

重要なデータをメールで送らない

重要なデータはメールで送らないようにしましょう。メールが盗聴されていたり、誤送信によってトラブルが発生する可能性もあります。

重要度の高いデータは会社の規定にそった方法でやりとりしましょう。例えば、よりセキュリティが堅牢なオンラインストレージを使うなどの方法が考えられます。またクライアントとの間でセキュアな環境を構築する方法もあります。

いずれにしても、ビジネス上の大きな問題に発展するおそれのあるデータは、メールで送らず、上司に共有方法を相談することが大事です。

まとめ

今回は、仕事ではじめて添付ファイル付きのメールを送ることになった社員に向けて、基本的なルールや注意点を解説しました。また3つの例文を交えて、メールの作成方法も紹介しました。

添付ファイルを送る際には、ビジネスマナーやルールがあるので、必ず守る必要があります。件名を明確にしたり、添付ファイルの内容を文面に明記するなどの作法は必ず押さえておきましょう。

また、添付漏れや送信エラーなどは、よく起きる問題なので特に注意が必要です。もし問題が起きてもすぐに問い合わせを受けられるように連絡先を明記するとともに、添付ファイルのサイズにも気をつけましょう。大きすぎるファイルは相手のメールサーバーではじかれる可能性があるので、3MB以上のデータはストレージサービスを活用しましょう。

注意点を理解しておけばミスを事前に防げます。本記事で紹介した内容を確認し、正確なビジネスメールを作成しましょう。