報連相は新入社員をはじめ、すべてのビジネスパーソンが身につけるべき基本的なコミュニケーションです。しかし、重要性を理解しているつもりでも、うまく実行できていない人も多いかもしません。
そこで今回は、報連相の基本を改めて解説していきます。報連相によって何が解決するのか、またどうすれば効果的に行えるのかについて、コツや注意点も紹介していきます。社内で円滑な情報共有を行うためのコミュニケーションスキルを習得したい人はぜひご一読ください。
報連相とは報告・連絡・相談をまとめたビジネス用語
報連相（ほうれんそう）とは、報告・連絡・相談の3つの用語をまとめたビジネス用語のことです。
ビジネスシーンでは、業務を円滑に進めるために、報連相を遵守することが求められます。特に、新入社員は入社前後の研修やセミナーなどで、報連相の重要性を学びます。挨拶や名刺交換同様に、報連相は社会人にとっての基本的なビジネススキルといえるでしょう。
まずは、報告・連絡・相談の3要素について、簡単に説明していきましょう。
報告とは
報告とは、任された業務や抱えているタスクの進捗状況や結果を上司や先輩社員に共有することです。
報告がないと、上司は部下の業務状況が把握できません。多くの業務は個人で完結するものではなく、チーム単位、もしくは複数のチームを横断して進められるものです。
業務やタスクの進捗が共有されていない場合には、チーム全体のスケジュールに影響が出るおそれがあります。そのため、部下が適切なタイミングで上司に報告することは円滑な業務推進にとって不可欠といえるのです。
連絡とは
連絡とは、業務に関連する情報を上司、先輩、同僚などに伝えることです。報告が主に上下関係の伝達であるのに対して、連絡はチーム全体への情報共有を指します。さらに、他部署や協力企業、外部スタッフなど、関係各所への情報共有も含みます。
適切なタイミングで適切な情報を連絡することで、業務効率化や生産性向上につながります。
相談とは
相談とは、業務で直面した課題や疑問点、不明点などを上司や先輩社員に問い合わせ、アドバイスをもらうことです。また、トラブルが発生しそうな時や発生した後に、情報共有し、指示を仰ぐことも相談の目的の一つです。
相談せずに独断で進めたりすると、大きなトラブルにつながったり、業務効率が下がる可能性があります。特に経験したことのない業務や直面したことのない課題にぶつかった時は、すぐに相談することが重要です。
報連相で解決できる4つのこと
報連相を徹底することで、職場における様々な課題が解決できます。主なメリットや効果として、次の4つの項目を紹介します。
- 情報の共有
- 業務の効率化
- コミュニケーション不足の解消
- トラブルへのに迅速な対応
情報の共有
組織全体で報連相を徹底することで、情報の共有化が図れます。ここでいう情報には様々な要素が含まれます。
例えば、業務の進捗状況やスケジュールなどの共有はプロジェクトを期日通りに完了させるために必要になります。また、仕事の進め方やノウハウ、ルールなどを共有することで、新入社員の業務への理解度を深めることにもつながるでしょう。
特に近年ではテレワークが普及しているため、メンバー同士が離れた場所で働くケースが増えています。そのためこれまで以上に報連相の密度を濃くし、ITツールを活用するなどして、積極的な情報共有を行うことが求められているのです。
業務の効率化
報連相を行うことで、業務を効率化でき、仕事をスムーズに進められるようになります。
上司が適切にマネジメントを実行するうえでは、部下からの報連相が欠かせません。上司は、進捗状況やタスクの達成度をリアルタイムで把握し、課題があればすぐに部下にアドバイスをするなど解決策を講じる必要があります。
問題が取り除かれれば、各メンバーの業務効率化につながり、チーム全体のパフォーマンスも上がるでしょう。さらに、メンバーが抱えている業務量を把握できれば、手が空いている人材を別のタスクに振り分けることができるので、人材配置の最適化も達成できます。
コミュニケーション不足の解消
報連相はコミュニケーション不足の解消にもつながります。組織全体で報告・連絡・相談をし合える風土が醸成されていれば、部下は上司に相談しやすくなります。
仕事で分からないことがあったり悩みを抱えていると、パフォーマンスが落ち、最悪の場合には離職や休職につながる懸念もあるでしょう。
コミュニケーションが活発化している組織では、上司や先輩社員が適切にフォローできるため、部下や同僚の心のケアも素早く行えます。報連相によってコミュニケーションが促進されるので、メンバーのモチベーション管理にも役立つのです。
トラブルへの迅速な対応
トラブルが発生した場合に、報連相によって被害を最小化することもできます。問題が起きた時にすぐに担当者や上司に報告することで、迅速な対応につなげられます。
トラブルが起きた際には、トラブルの内容や現状、影響範囲などをできるだけ早く共有する必要があります。関係者への報告や謝罪、防止策の立案などを適切に行えれば、会社への損害を抑えることができるでしょう。
一方社内の連携が不十分な場合には大きなトラブルに発展し、プロジェクトの停止や契約の破棄、さらには企業の信用失墜にまでつながるリスクがあります。
組織の持続性を担保するためにも、常日頃から報連相の文化を根付かせる取り組みに注力しましょう。
報連相を効果的に行う5つのコツ
報連相の重要性を理解したうえで効果的に活用するために、次の5つのコツを覚えておきましょう。
- 適切なタイミングで行う
- 相手の状況を考えて行う
- 結論から報告する
- メモを取りながら行う
- 客観的事実と私見を区別する
適切なタイミングで行う
報告・連絡・相談は、適切なタイミングで行いましょう。具体的には、次のようなタイミングで行うのが効果的です。
- 業務完了後
- 長期プロジェクトの途中経過報告時
- 上司や先輩社員が設定したタスクの期日
- トラブル発生時・納期に遅れそうな時
- 長期休暇や有給休暇の前後
これら5つについては、管理職や指導する立場の人が、部下や後輩から当然報連相が行われると考えているタイミングです。業務が無事完了したか、遅滞なく進行しているか、問題が発生していないかなどは、共有すべき必須事項です。
また長い休みやイレギュラーな休みを取る時には、周りのメンバーに仕事を頼むケースもあるので、報連相が必要になります。
他にも、
- 疑問点や不明点が生まれた時
- 悩みやトラブルに直面し、業務に支障が出そうな時
といった場合には、相談することで解決策の糸口が見つかるかもしれません。放置しておくと、ミスやパフォーマンス低下につながります。自分の仕事の遅れやミスがチーム全体に波及することを避けるためにも、的確なタイミングでの報連相を心がけましょう。
相手の状況を考えて行う
報連相は相手の状況も考慮して行う必要があります。上司や先輩社員が忙しい時に、緊急性の低い報告や連絡をすることは避けましょう。多忙なために的確な指示ができなかったり、相手の業務の進行を妨げたりする可能性があるからです。
ただし、トラブルの報告や期日に遅れそうな時などは、できるだけ早く報告する必要があるので、相手の状況を見定める必要はありません。また、心身の不調など、職務の遂行に影響が出そうな場合も早めの相談が必須です。
結論から報告する
報連相をはじめとする仕事に関する情報伝達は、結論ファーストが鉄則です。正確に素早く、かつ簡潔に伝えるためには、結論を最初に報告しましょう。
有効な手法として、PREP法があります。PREP法とは、結論→理由→具体例→結論の順番で伝えるフレームワークです。
結論を述べた後に、その結論に至った理由と根拠となるデータや事例を説明します。そして最後に結論を繰り返すことで、相手に分かりやすく伝わりやすい報告が可能になります。
メモを取りながら行う
報連相を行う時には、必ずメモをとりましょう。上司や先輩社員、あるいはクライアントなどに報連相を行うと、相手はそれに対する忠告、解決策、次のアクションなどを指示する場合があります。
後から同じことを聞き返すと、二度手間になり双方の業務効率が下がる可能性があります。また、上司はもちろんクライアントや他部署のマネージャーなどからの評価を落とす原因になりかねません。
客観的事実と私見を区別する
報連相を行う際には、客観的事実と私見を区別する必要があります。自分の考えや主張を前面に押し出すと、相手に正確に情報が伝わらない場合があるので注意しましょう。
管理職や経験豊富な先輩社員は、客観的事実を把握した上で、アドバイスをしたり指示を出します。事実と私見が混在していると、相手をミスリードしてしまうおそれがあるので、両者は明確に区別することが重要です。
報連相を行う際の3つの注意点
報連相のやり方に迷っているビジネスパーソンは、下記3つの注意点を意識してみるといいでしょう。
- 報連相すべき相手を考える
- 迷ったら相談する
- ミスが起こった場合は迅速に対処する
報連相すべき相手を考える
誰に対して報連相すべきか、相手を考えましょう。報連相は、基本的には上司に対して行います。ただし、場合によっては先輩社員に相談したり、プロジェクトの担当者に情報伝達するケースもあるでしょう。
また報告や連絡については、クライアントや関係会社のスタッフということも考えられます。この場合、上司は一連の業務の細部まで把握していないケースもあるので、1から10まで全て報告したところであまり意味がありません。誰に何をどのように（口頭、メール、ミーティングなど）、報連相を実施するか見極めることが重要です。
迷ったら相談する
仕事を進めるうえで、迷ったり分からないことがあったらすぐに相談しましょう。1人で抱え込んでいても、多くの場合解決しません。
仕事の進め方が分からなかったり、スキル不足によって対応できない場合、すぐに上司や同僚に相談することで解決策が見つかるでしょう。
ミスが起こった場合は迅速に対処する
業務にミスはつきものです。完璧にこなすことができればベストですが、自分の不注意や同僚のミス、関係者の手違いなどは一定程度発生します。トラブルやミスによる傷口を広げないように、迅速に対処することが大切です。
素早い報連相によって、被害を最小限に抑えることができます。自分だけで解決しようとは考えずに、上司や先輩社員に状況を正確かつ簡潔に伝えることが重要です。
まとめ
本記事では、報連相で解決できることや、効果的に行うためのコツ、注意点を解説しました。ビジネスパーソンにとって、上司などへの適切な報連相は必ず身につけておきたいコミュニケーションスキルです。
効果的な報連相によって円滑な情報共有ができれば、業務効率化やコミュニケーションの円滑化にもつながります。
特に近年はテレワークによって、チーム内での情報共有が希薄になりつつあります。それにより、社員のパフォーマンスが低下したり、孤立することで悩みを抱えてしまう人も出てくるかもしれません。
そうならないためにも、ここで紹介した報連相の重要性や実行する際のコツなどを押さえ、円滑なコミュニケーションを行っていきましょう。テレワーク環境下では、迅速な情報共有が行えるITツールの活用も効果的なので、導入を検討してみてください。
